Thư ký Hội đồng quản trị

1. Công tác Thư ký

- Tiếp nhận, sắp xếp và theo dõi lịch làm việc, lịch họp, công tác của Phó Chủ tịch.

- Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, báo cáo phục vụ các cuộc họp

- Tham dự các cuộc họp theo phân công; ghi biên bản, tổng hợp nội dung và theo dõi việc triển khai sau cuộc họp.

- Truyền đạt, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các chỉ đạo của Phó Chủ tịch đến các đơn vị.

- Tổng hợp báo cáo tuần, tháng và báo cáo đột xuất từ các phòng ban để phục vụ công tác điều hành.

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, báo cáo của Khối Chuyên môn

2. Hỗ trợ Chuyên gia nước ngoài

- Sắp xếp khách sạn, căn hộ, phương tiện di chuyển và hậu cần theo lịch làm việc tại Việt Nam, lịch công tác,...

- Chuẩn bị thư mời, lịch làm việc, tài liệu song ngữ và các văn bản trao đổi bằng tiếng Anh.

- Phối hợp với các phòng ban (Nhân sự, Pháp chế, Kế toán, Hành chính...) nhằm đảm bảo chuyên gia có đầy đủ điều kiện làm việc: về thủ tục visa, giấy phép lao động, đăng ký tạm trú và các thủ tục pháp lý liên quan.

- Theo dõi các chi phí phát sinh, lập hồ sơ thanh toán và trình phê duyệt theo quy định    

Các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.

-  Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị văn phòng, Luật, Kinh tế, ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành kiến trúc, bất động sản.

-  Sử dụng tiếng Anh giao tiếp tốt

-   Có kinh nghiệm ở các vị trí: thư ký ban lãnh đạo, thư ký dự án ở các công ty thiết kế kiến trúc, bất động sản… là lợi thế

-  Thành thạo tin học văn phòng: Word, Excel, Google Sheets, Google Forms, Outlook, Microsoft Teams

-  Có khả năng ứng dụng AI vào tổng hợp tài liệu, lập báo cáo là lợi thế

-  Kỹ năng giao tiếp, phối hợp với nhiều phòng ban.

-  Kỹ năng ghi biên bản và theo dõi thực hiện công việc.

-  Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc cá nhân và quản lý thời gian tốt.

-  Nhanh nhẹn, cẩn thận, bảo mật và có tinh thần trách nhiệm cao.

-  Khả năng chịu được áp lý công việc, chủ động và bao quát tốt các không gian/hoạt động trong văn phòng.