Trợ lý CEO và Điều phối dự án

1.      Theo dõi và báo cáo tiến độ

• Xây dựng và duy trì bảng theo dõi tổng (master tracker) toàn bộ dự án: đầu việc, người phụ trách, deadline, trạng thái, rủi ro.
• Báo cáo định kỳ (tối thiểu hàng tuần) cho giám đốc: dự án nào đúng hạn / có rủi ro / trễ.
• Cảnh báo sớm khi có dấu hiệu chậm, kèm nguyên nhân và đề xuất xử lý.

2.      Điều phối và đốc thúc

• Chủ động follow-up từng thành viên; nhắc trước hạn, không đợi trễ mới hỏi.
• Ghi nhận cam kết & action item sau mỗi cuộc họp, theo đến khi đóng.
• Chuẩn bị agenda, điều phối và ghi biên bản họp giao ban.
• Báo cáo lên giám đốc khi việc bị nghẽn/quá hạn hoặc vượt thẩm quyền.

3.      Hỗ trợ giám đốc

• Truyền đạt ưu tiên/ yêu cầu của giám đốc tới các bộ phận, đảm bảo tất cả các bộ phận đều nắm được nội dung yêu cầu.
• Tổng hợp thông tin, số liệu để giám đốc ra quyết định nhanh.
• Chuẩn bị tài liệu cho các buổi review.

4.      Chuẩn hóa bộ máy

Chuẩn hóa template & quy trình quản lý dự án; đề xuất công cụ phù hợp.

• Kinh nghiệm

2–5 năm kinh nghiệm ở vai trò cần tổ chức/điều phối/theo dõi công việc (trợ lý, điều phối, PMO, vận hành, hoặc tương đương).

• Kỹ năng

o   Tư duy có cấu trúc và hệ thống – Làm việc theo quy trình.

o   Kỷ luật & giữ lời hứa – Theo việc đến cùng.

o   Bản lĩnh đốc thúc trong công việc – Dám nhắc việc cấp trên.

o   Thực tế, quyết liệt, nhanh nhẹn – Có khả năng triển khai ý tưởng thành kế hoạch, phân công công việc tới đúng người phụ trách.

o   Đa nhiệm – Xử lý gọn gàng công việc.

o   Thành thạo Excel/Google Sheets và ít nhất một công cụ quản lý công việc.

• Điểm cộng (Nice – to – have)

o        Kinh nghiệm vận hành chuỗi bán lẻ.

o        Tiếng Anh đọc - viết tốt.