Trợ lý Tổng Giám Đốc

I.      TỔNG QUAN VAI TRÒ

• Là trợ lý tin cậy của Tổng Giám đốc trong điều hành công việc hằng ngày của Văn phòng CEO tại Tập đoàn đa ngành; đảm bảo quỹ thời gian của CEO được sử dụng tối ưu cho các ưu tiên chiến lược.
• Là đầu mối quản lý thông tin, văn bản và điều phối công việc giữa CEO với Ban Điều hành, các công ty thành viên, đối tác trong nước và quốc tế và cơ quan quản lý nhà nước.
• Đảm bảo CEO luôn được chuẩn bị đầy đủ thông tin, tài liệu và các điều kiện cần thiết cho các hoạt động điều hành, đối ngoại và công tác.
• Duy trì tính chuyên nghiệp, chuẩn mực và bảo mật tuyệt đối trong mọi hoạt động của Văn phòng CEO; đồng thời hỗ trợ chu đáo, kín đáo một số công việc cá nhân và gia đình của CEO khi được giao.

II.    TRÁCH NHIỆM CHÍNH

1.     Quản lý lịch trình, ưu tiên và quỹ thời gian của CEO

• Quản lý toàn bộ lịch làm việc của CEO, bao gồm họp Hội đồng quản trị/Đại hội đồng cổ đông tại các công ty thành viên, làm việc với đối tác, cơ quan nhà nước, các sự kiện đối ngoại và lịch cá nhân.
• Chủ động rà soát, sắp xếp ưu tiên và xử lý các xung đột lịch; đề xuất phương án phù hợp nhằm tối ưu quỹ thời gian của CEO.
• Sàng lọc, phân loại các yêu cầu gặp mặt, cuộc gọi, thư mời; đề xuất người thay thế tiếp nhận hoặc thời điểm phù hợp.
• Chủ động nhắc lịch và đảm bảo CEO được chuẩn bị đầy đủ thông tin, tài liệu trước mỗi hoạt động; linh hoạt, kịp thời điều chỉnh khi có phát sinh, kể cả ngoài giờ hành chính.

2.     Quản lý văn bản, thông tin và bảo mật

• Soạn thảo, rà soát và hoàn thiện văn bản đối nội, đối ngoại song ngữ Việt – Anh; bao gồm công văn gửi cơ quan nhà nước theo đúng thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP và thư từ, email với đối tác quốc tế khi được ủy quyền.
• Tổng hợp, chắt lọc báo cáo từ các Khối và công ty thành viên thành Executive Summary, Briefing Pack ngắn gọn, chính xác và trọng tâm phục vụ CEO.
• Chủ động ứng dụng các phần mềm, công cụ AI trong soạn thảo, dịch thuật, tóm tắt và chuẩn bị tài liệu nhằm nâng cao tốc độ và chất lượng công việc; kiểm soát chặt chẽ tính chính xác và bảo mật thông tin.
• Quản lý, lưu trữ khoa học hồ sơ, tài liệu và thông tin mật của Văn phòng CEO; tuân thủ tuyệt đối các quy định của Tập đoàn trong tiếp nhận, xử lý và chuyển giao thông tin.

3.     Hỗ trợ cuộc họp và theo dõi thực hiện chỉ đạo

• Chuẩn bị chương trình nghị sự, tài liệu, briefing và hậu cần cho các cuộc họp do CEO chủ trì hoặc tham dự, bao gồm họp Ban Điều hành, Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên tại các công ty thành viên, làm việc với đối tác và cơ quan quản lý nhà nước.
• Ghi nhận biên bản, tổng hợp kết luận và chỉ đạo của CEO; soạn thảo, phát hành thông báo kết luận cuộc họp khi được giao.
• Vận hành hệ thống Action Tracker; cập nhật đầy đủ các chỉ đạo, đầu việc sau cuộc họp và theo dõi tiến độ thực hiện.
• Chủ động đôn đốc các phòng ban, Khối và công ty thành viên thực hiện đúng tiến độ; kịp thời cảnh báo CEO về các đầu việc có nguy cơ chậm tiến độ.
• Tổng hợp và báo cáo định kỳ tình hình thực hiện công việc cho CEO.

4.     Điều phối quan hệ đối nội, đối ngoại và lễ tân

• Là đầu mối liên lạc chuyên nghiệp, tin cậy giữa CEO với Ban Điều hành, lãnh đạo các công ty thành viên, đối tác thương hiệu quốc tế, khách VIP và cơ quan quản lý nhà nước.
• Phối hợp với trợ lý, thư ký của các lãnh đạo cấp cao khác trong Tập đoàn và các công ty thành viên để đảm bảo công việc chung được điều phối thông suốt.
• Hỗ trợ công tác lễ tân, nghi thức khi CEO tiếp đón lãnh đạo cấp cao, phái đoàn và đối tác quốc tế.
• Chuẩn bị quà tặng, thư cảm ơn, thiệp chúc mừng và các nội dung liên quan theo chuẩn mực đối ngoại của Tập đoàn.

5.     Tổ chức công tác và sự kiện

• Tổ chức trọn gói các chuyến công tác trong nước và quốc tế của CEO, bao gồm visa, vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển, chương trình làm việc chi tiết và hồ sơ, tài liệu liên quan.
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, tiệc chiêu đãi và hoạt động đối ngoại của Văn phòng CEO.
• Theo dõi ngân sách, hồ sơ chi phí và phối hợp hoàn tất quyết toán theo đúng quy định.

6.     Hỗ trợ công việc cá nhân, gia đình của CEO và các nhiệm vụ khác

• Thiết lập và quản lý hệ thống theo dõi công việc cá nhân của CEO, bao gồm lịch hẹn riêng, lịch y tế/chăm sóc sức khỏe, ngày kỷ niệm và các sự kiện quan trọng của gia đình; chủ động nhắc lịch và chuẩn bị từ trước.
• Hỗ trợ sắp xếp một số công việc liên quan đến gia đình CEO khi được giao, bao gồm bảo hành, bảo trì tài sản nhà cửa, du thuyền; thu xếp các chuyến đi cá nhân/gia đình; đặt nhà hàng; chuẩn bị quà tặng cho người thân, đối tác; điều phối các nhà cung cấp dịch vụ cá nhân.
• Nghiên cứu, tổng hợp thông tin về thị trường, đối tác, chính sách theo yêu cầu của CEO; hỗ trợ chuẩn bị bài phát biểu, bài trình bày và nội dung truyền thông.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của CEO với tinh thần tận tâm, chuyên nghiệp và bảo mật tuyệt đối mọi thông tin cá nhân, gia đình của CEO.

1.      Học vấn & Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế đối ngoại, Luật, Ngôn ngữ Anh hoặc liên quan; ưu tiên tốt nghiệp nước ngoài/chương trình đào tạo quốc tế.
• Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm Trợ lý/Thư ký cấp cao cho Chủ tịch, Tổng Giám đốc tại tập đoàn lớn, công ty đa quốc gia hoặc môi trường tương đương; kinh nghiệm môi trường đa ngành là lợi thế.

2.      Ngoại ngữ & Tin học

• Tiếng Anh xuất sắc 4 kỹ năng, thành thạo soạn thảo, giao tiếp công việc và phiên dịch không chính thức; tương đương IELTS 7.0 hoặc TOEIC 900 trở lên. Biết thêm tiếng Trung, Hàn hoặc Pháp là lợi thế.
• Thành thạo Microsoft Office và soạn thảo văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
• Thành thạo các công cụ AI như ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot và chủ động ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả công việc.

3.     Kỹ năng

• Tổ chức công việc, quản lý thời gian, sắp xếp ưu tiên và xử lý đa nhiệm xuất sắc trong môi trường áp lực cao.
• Giao tiếp, soạn thảo, trình bày chuyên nghiệp; tinh tế trong ứng xử với lãnh đạo cấp cao và đối tác.
• Chủ động, nhạy bén, có khả năng dự liệu và xử lý vấn đề trước khi được yêu cầu; chú trọng chi tiết và độ chính xác cao.

4.     Phẩm chất & Tố chất

• Chính trực, trung thành và bảo mật tuyệt đối – yêu cầu tiên quyết của vị trí.
• EQ cao; điềm tĩnh, khiêm tốn, tinh tế; có tinh thần phục vụ và trách nhiệm cao.
• Ngoại hình, trang phục và tác phong chuyên nghiệp, phù hợp môi trường kinh doanh hàng hiệu và đối ngoại cấp cao.
• Sẵn sàng làm việc linh hoạt ngoài giờ, đi công tác trong nước/quốc tế và cam kết gắn bó lâu dài.