Trợ lý Tổng giám đốc

1. Theo dõi hồ sơ pháp lý

Lập và duy trì danh mục hồ sơ doanh nghiệp, chi nhánh, phòng khám, hành nghề, hợp đồng và nghĩa vụ tuân thủ được giao. Mỗi mục ghi cơ sở, chủ hồ sơ, nơi lưu, phiên bản, mốc xử lý và tình trạng.

Phối hợp pháp chế hoặc tư vấn pháp lý và người phụ trách chuyên môn xác định thành phần hồ sơ, thời hạn và thiếu sót; lập nhắc việc theo thời gian chuẩn bị cần thiết. Kiểm tra tính đầy đủ, thông tin, chữ ký và phụ lục trước trình ký; chuyển nội dung cần kết luận cho chuyên trách rà soát.

Nộp, nhận và bổ sung hồ sơ trong phạm vi giao việc hoặc ủy quyền; lưu giấy tiếp nhận, phản hồi và bằng chứng hoàn tất. Theo dõi nghĩa vụ hợp đồng, bảo hành và chứng từ cùng bộ phận phụ trách.

Đầu ra: danh mục hồ sơ; lịch nghĩa vụ; danh sách thiếu sót; bộ hồ sơ trình ký; nhật ký thủ tục và bằng chứng hoàn tất. Hạn bàn giao được ghi trong sổ giao việc.

2. Điều phối mở hoặc tiếp nhận phòng khám

Tổ chức khảo sát: thu thập thông tin mặt bằng, giá thuê, hiện trạng và hồ sơ chủ thể cho thuê; lập bảng so sánh, ảnh khảo sát và ý kiến chuyên trách để trình Tổng giám đốc.

Tổng hợp phương án đầu tư từ dự toán, báo giá, nhân sự và dòng tiền do bộ phận phụ trách lập. Phân biệt dữ liệu đã xác nhận, dữ liệu còn thiếu và nội dung cần quyết định.

Thiết lập kế hoạch sau phê duyệt: mỗi hạng mục có người thực hiện, thời hạn, điều kiện phụ thuộc, đầu ra và người nghiệm thu. Theo dõi thuê mặt bằng, thiết kế, thi công, mua sắm, nhân sự, cấp phép, phần mềm và khai trương; ghi nhận phát sinh ngân sách trên số liệu tài chính cung cấp.

Cập nhật tiến độ, kiểm tra bằng chứng, ghi vướng mắc và cảnh báo tác động đến ngày vận hành, điều kiện hoạt động hoặc chi phí. Thay đổi phạm vi, vốn và mốc trọng yếu phải được người có thẩm quyền duyệt.

3. Hoàn tất dự án và hỗ trợ điều hành

3.1 Kiểm tra sẵn sàng và bàn giao

Tập hợp xác nhận pháp lý, chuyên môn, kỹ thuật, tài chính và vận hành; lập danh sách thiếu hoặc chưa đạt; điều phối kiểm tra thực địa để Tổng giám đốc xem xét. Chỉ tổ chức khai trương và bàn giao theo quyết định được duyệt.

Tập hợp hồ sơ tài sản, nghiệm thu, bảo hành, tài khoản và việc tồn; lập biên bản bàn giao cho quản lý cơ sở; theo dõi đánh giá tại mốc 30, 60 và 90 ngày. Khi tiếp nhận cơ sở, theo dõi riêng tài sản, công nợ, hợp đồng, nhân sự, nghĩa vụ điều trị và bảo hành; bàn giao dữ liệu theo phương án được chuyên trách rà soát và phê duyệt.

Đầu ra: hồ sơ khảo sát; kế hoạch và tiến độ; sổ vấn đề, phát sinh; hồ sơ trình quyết định; bảng kiểm sẵn sàng có xác nhận; biên bản bàn giao và báo cáo sau khai trương.

3.2 Theo dõi chỉ đạo và công việc điều hành

Ghi chỉ đạo đã được Tổng giám đốc xác nhận thành đầu việc có người thực hiện, thời hạn và đầu ra; chuyển đúng người, nhắc việc và kiểm tra bằng chứng trước khi đề nghị đóng việc. Nội dung chưa rõ phải xác minh; không chuyển đề xuất cá nhân thành chỉ đạo của Tổng giám đốc.

Quản lý lịch; chuẩn bị chương trình, tài liệu và hậu cần họp hoặc công tác; ghi biên bản, xác nhận kết luận và theo dõi cam kết. Tổng hợp báo cáo cơ sở, kiểm tra kỳ dữ liệu, nguồn và điểm bất thường; giữ nguyên dữ liệu nguồn và yêu cầu đơn vị giải trình.

Soạn dự thảo công văn, thông báo, tờ trình và quyết định theo mẫu; chuyển chuyên trách rà soát, theo dõi trình ký và lưu bản ban hành. Làm việc với đối tác theo thông điệp và phạm vi được giao.

Duy trì sổ giao việc và bảng điều hành trên hệ thống được phê duyệt; đề xuất cải tiến biểu mẫu, báo cáo và nhắc việc. Công việc bổ sung như hồ sơ Hội đồng thành viên, dự án chiến lược hoặc sự cố phải xác nhận phạm vi, ưu tiên, nguồn lực và thời hạn.

Học vấn: cao đẳng hoặc đại học ngành phù hợp như quản trị kinh doanh, luật, kinh tế, quản trị văn phòng hoặc quản lý y tế. Kinh nghiệm đề xuất: từ 2 năm trợ lý điều hành, điều phối dự án hoặc quản trị hồ sơ; ưu tiên phòng khám hoặc dịch vụ nhiều cơ sở.

Năng lực: lập kế hoạch; quản lý tiến độ và hồ sơ; soạn văn bản; tổng hợp báo cáo; đọc dự toán, hợp đồng và nhận diện vấn đề cần chuyên gia; sử dụng Word, Excel, ERP và công cụ giao việc. Giao tiếp rõ, chính xác, chủ động cảnh báo, trung thực và bảo mật.

Nhân sự đánh giá năng lực khi nhận việc và theo kỳ được duyệt, lưu bằng chứng từ sản phẩm, phản hồi và đánh giá sau đào tạo. Nội dung còn thiếu được chuyển thành kế hoạch đào tạo có người hỗ trợ và mốc đánh giá lại.

Làm việc theo địa điểm, thời giờ đã thỏa thuận; công tác theo kế hoạch được duyệt. Hỗ trợ ngoài lịch hoặc xử lý sự cố phải có phân công phù hợp. Công ty cấp công cụ, tài khoản và quyền truy cập cần thiết. Khi vắng mặt, bàn giao việc đang mở, lịch, hồ sơ và đầu mối qua hệ thống công ty.