Trợ lý thư ký

Job Description

A MẢNG HÀNH CHÍNH LỄ TÂN

1 Công tác Hành chính:

- Gửi gmail mời phỏng vấn ứng viên đạt yêu cầu, gửi lịch phỏng vấn qua Calender Outlook cho các thành viên tham dự phỏng vấn

- Chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển và phiếu đánh giá phỏng vấn

- Chuẩn bị hồ sơ hội nhập, kiểm tra và nhận đủ hồ sơ nhân sự theo quy trình Tuyển dụng

- Lưu hồ sơ ứng viên, cập nhật báo cáo tuyển dụng

2 Công tác Lễ tân – Khánh tiết:

- Đón tiếp, hướng dẫn khách, ứng viên, đối tác, nhà cung cấp …. đến làm việc, công tác tại Công ty;

- Trực điện thoại, ghi nhận và thông báo các thông tin từ bên trong và bên ngoài cho phòng ban/ bộ phận/ đơn vị liên quan;

- Chăm sóc quầy lễ tân thường xuyên

- Tổ chức chương trình Sinh nhật định kỳ tháng cho CBNV

3 Quản lý đội xe: (hiện tại 3 xe)

- Theo dõi chứng từ tạm ứng, thanh quyết toán xăng xe, bảo hiểm, bão dưỡng, sửa chữa định kỳ và phát sinh (nếu có) của tài xế trong đội xe.

- Kiểm tra tất cả hạn của các loại chứng từ bắt buộc: BH, Đăng kiểm, Bảo dưỡng, GPS, … (kiểm tra đầu tháng)

B MẢNG THƯ KÝ TỔNG HỢP CÔNG TY

1 Thực hiện các hoạt động chuyên môn kiểm soát kế hoạch cho Ban TGĐ đơn vị, lập các kế hoạch theo yêu cầu Tổng giám đốc đơn vị, giám sát, kiểm tra tiến độ các kế hoạch của Ban TGĐ đơn vị

- Tham mưu cho Trưởng Ban thư ký để lập, triển khai các kế hoạch và đề xuất các giải pháp thực hiện công việc trong toàn bộ hoạt động của Công ty thành viên.

- Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch công việc ban TGĐ tập đoàn giao đơn vị thành viên.

- Trực tiếp theo dõi và tổng hợp tiến độ công việc hàng ngày phòng ban đơn vị thành viên.

- Tiếp nhận các thông tin chỉ đạo của Ban TGĐ, Trưởng ban Thư ký, Trưởng ban KPI/ TP. HCNS: đôn đốc, nhắc nhở, giám sát việc triển khai công việc phòng ban đơn vị.

- Tổng hợp báo cáo, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động chung của các đơn vị thành viên gửi Phó Ban Thư ký.

- Hỗ trợ tổ chức các chương trình họp lên chiến lược; họp báo cáo hoạt động kinh doanh theo quý/ năm hằng năm của đơn vị.

- Chuẩn bị hồ sơ cần thiết cho cuộc họp hoặc các hồ sơ được yêu cầu.

- Tổng hợp báo cáo công việc từ phòng ban đơn vị thành viên hàng ngày, tuần, tháng, năm.

- Thực hiện công tác thanh tra deadline khi có yêu cầu

- Lưu trữ các thông tin, hồ sơ và công văn của Ban.

2 Quản lý quan hệ đối nội và đối ngoại

- Phối hợp các thư ký chuẩn bị các chuyến công tác của Ban lãnh đạo tập đoàn khi đến đơn vị thành viên.

- Tham gia tổ chức các hoạt động nội bộ công ty để thắt chặt mối liên kết giữa các khối/phòng ban đơn vị.

- Tổng hợp và lưu trữ thông tin của các đối tác bên ngoài theo yêu cầu của Trưởng Ban.

- Tham gia công tác tiếp đón các đoàn khách ngoại giao của Công ty.

3 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của ban TGĐ tập đoàn, Trưởng Ban Thư ký,

Job Requirement

Trình độ học vấn

-          Tốt nghiệp Đai học chính quy: Quản trị Kinh doanh, Quản trị nhân sự, kinh tế....

Kinh nghiệm

-          Kinh nghiệm ít nhất 3 năm làm tại các công ty Bất động sản.

-          Ưu tiên các trưởng phó phòng HCNS, phòng điều độ

Kỹ năng chuyên môn/ kiến thức

-          Kỹ năng máy tính văn phòng

-          Kỹ năng thiết lập các hệ thống quản lý và báo cáo

Kỹ năng mềm

-          Kỹ năng quản lý nhân sự

-          Kỹ năng giao tiếp

-          Kỹ năng làm việc nhóm

-          Kỹ năng giải quyết vấn đề

-          Kỹ năng tổng hợp và điều phối

Phẩm chất cá nhân khác

-          Thường xuyên đi công tác, giờ giấc linh hoạt hỗ trợ chủ tịch mọi thời điểm.

-          Trách nhiệm cao

-          Tinh thần đồng đội, hỗ trợ, giúp đỡ mọi người.

-          Trung thực, công bằng, đạo đức tốt.