Trưởng phòng hành chính tổ chức

Job Description

1. Quản trị cơ sở vật chất:

- Quản lý vận hành hạ tầng cơ sở Trường gồm các khu nhà, công trình phụ trợ, cảnh quan, ký túc xá…; các dịch vụ sử dụng chung của Trường: Bảo vệ, vệ sinh, điện – nước, nước uống, phòng cháy – chữa cháy, xử lý rác thải;

- Quản lý hoạt động các nhà thầu dịch vụ. Quản lý đối tác thuê hạ tầng và dịch vụ;

- Theo dõi hỏng hóc các thiết bị trong văn phòng, hạ tầng, sửa chữa cải tạo; bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế tài sản, các hạng mục liên quan đến cơ sở hạ tầng thuộc phạm vi được giao quản lý để đảm bảo thiết bị, văn phòng luôn được hoạt động tốt

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý nếu có.

- Phối hợp hỗ trợ, quản lý doanh nghiệp hợp tác sử dụng cơ sở vật chất của nhà trường

- Điều phối đón tiếp lãnh đạo trường, tập đoàn và khách về tham quan và làm việc tại trường;

- Đảm bảo điều kiện Phòng cháy chữa cháy đúng quy định của Nhà nước (mua sắm trang thiết bị Phòng cháy chữa cháy, làm việc với các đơn vị Phòng cháy chữa cháy, kiểm tra-giám sát hoạt động & tuân thủ quy định Phòng cháy chữa cháy,….);

- Kiểm kê định kỳ tài sản cố định hàng năm;

2. Quản trị hành chính

- Quản lý và giám sát việc ban hành, cấp phát và lưu trữ hệ thống văn thư đúng quy trình, quy định;

- Xây dựng và trình phê duyệt các quy định, quyết định liên quan công tác hành chính, nhân sự, quản lý văn bằng, chứng chỉ

- Soạn thảo các Quyết định theo chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên;

- Tham gia xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy định quản lý nội bộ của trường học.

- Tiếp đón khách, đại biểu, tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo theo yêu cầu

- Giám sát, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận hành chính, đưa ra các giải pháp khắc phục hạn chế.

- Chuẩn bị hậu cần cho lãnh đạo, cán bộ được cử đi công tác theo kế hoạch

- Thực hiện tổng hợp Báo cáo định kỳ liên quan quản lý hành chính của nhà trường cho cấp trên

3. Quản trị tài chính

-Kiểm soát chi phí hoạt động của phòng Hành chính Tổ chức.

-Theo dõi và quản lý các khoản chi tiêu, thanh toán.

-Phối hợp với các bộ phận để thực hiện các thủ tục tài chính.

4. Quản trị tổ chức

- Phân tích, đánh giá cấu trúc tổ chức của trường học, đề xuất các giải pháp tối ưu hóa tổ chức bộ máy.

-Xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy định về tổ chức bộ máy, phân công nhiệm vụ, quyền hạn cho các bộ phận.

-Điều phối, hỗ trợ hoạt động của các bộ phận trong nhà trường, đảm bảo phối hợp, đồng lòng, hiệu quả.

5. Các nhiệm vụ khác

Job Requirement

- Độ tuổi: từ 35 tuổi trở lên và dưới 50;

- Tốt nghiệp Thạc sỹ trở lên, ưu tiên ứng viên chuyên ngành Quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng;

- Có kinh nghiệm ở vị trí trưởng phòng hoặc tương đương từ 3 năm trở lên; Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm quản lý, đặc biệt quản lý tổ chức hành chính tại các trường Cao đẳng, Đại học;

- Có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc, giao tiếp tốt Tiếng Anh tốt;

- Có đủ sức khỏe để công tác;

- Có khả năng kế hoạch, sắp xếp công việc và chịu được áp lực công việc;

- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt, linh hoạt, chủ động trong công việc