Bí quyết tổ chức họp online hiệu quả

Trước đại dịch COVID-19, hầu hết các cuộc họp đều được tổ chức trực tiếp. Họp online thường chỉ dành cho số ít nhân viên hoặc đối tác làm việc từ xa. Nhưng nay, phần lớn các doanh nghiệp buộc phải thích nghi với mô hình WFH. Và tổ chức họp online hiệu quả thực sự không phải việc dễ dàng.

Khi tổ chức họp online, bạn phải đối mặt với một loạt thử thách: sự cố kỹ thuật; tiếng ồn từ gia đình; người tham gia họp mất tập trung hoặc thoải mái quá mức... Nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng và có nguyên tắc, một cuộc họp online có thể chệch hướng và trở thành thảm họa tiêu tốn thời gian của mọi người. 

Kỹ năng điều hành cuộc họp online

Vậy với tư cách là người tổ chức, bạn cần làm gì để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả và trôi chảy? Những kỹ năng điều hành cuộc họp online dưới đây có thể giúp ích nhiều cho bạn ngay cả khi hết giãn cách xã hội.

Thiết lập quy chuẩn công nghệ
Mỗi nhân viên sẽ sử dụng các thiết bị điện tử khác nhau khi WFH, bao gồm laptop, tai nghe, điện thoại... Thỉnh thoảng bạn sẽ thấy nhân viên không thể trả lời khi được hỏi đến vì “app này không hiểu sao không mở được trên điện thoại em”, “máy tính em hỏng mic”... 

Để đảm bảo cuộc họp online diễn ra trôi chảy, hãy thiết lập một quy chuẩn công nghệ, yêu cầu nhân viên kiểm tra trước điều kiện thiết bị cũng như phản hồi. Sau đó thống nhất sử dụng nền tảng, ứng dụng phù hợp nhất cho việc họp và trao đổi thông tin. Ngoài ra, cân nhắc đầu tư cho mỗi nhân viên một tai nghe kèm mic chất lượng cao có khả năng giúp loại bỏ tiếng ồn xung quanh. Điều này hữu ích hơn bạn tưởng, nhất là đối với những nhân viên sống trong gia đình đông người.

Bám sát các bước tổ chức họp cơ bản
Cho dù là họp online, bạn vẫn nên thực hiện các bước cơ bản để chuẩn bị như một cuộc họp thông thường. Ví dụ, cuộc họp vẫn cần có khung nội dung chi tiết, thời gian dự kiến cho từng hạng mục. Bạn cũng nên nói trước lý do triệu tập mọi người, mục tiêu của cuộc họp và kết quả hy vọng sẽ đạt được sau cuộc họp. Bám sát các bước này sẽ tránh lạc đề, lan man, đảm bảo cuộc họp diễn ra tập trung và suôn sẻ.

Đừng đánh giá thấp nhu cầu kết nối
Cuộc họp online có nhiều mục đích: chia sẻ thông tin, brainstorming tìm giải pháp, thông báo chính sách... Nhưng một lý do quan trọng khác là giúp nhân viên kết nối với nhau. 

Một nhóm làm việc từ xa cần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp để phối hợp với nhau tốt hơn. Điều này đặc biệt cần thiết trong đại dịch vì rất nhiều người đang cảm thấy bị cô lập và mất kết nối. Giúp mọi người trong nhóm gắn kết cũng giúp cải thiện tâm trạng và hiệu suất làm việc. Một cuộc họp diễn ra tốt đẹp, hiệu quả có thể là điểm sáng trong một ngày ảm đạm.

Một hoạt động team-building hoặc một trò chơi vui nhộn sẽ giúp cuộc họp từ xa khởi đầu đầy hứng khởi và khuyến khích các thành viên ‘nhập cuộc’ nhanh hơn.

Đừng đánh giá thấp nhu cầu kết nối

Tắt tiếng khi cần thiết
Tiếng ồn xung quanh, chẳng hạn như tiếng gõ bàn phím, tiếng TV, vật nuôi và trẻ em có thể cản trở quá trình họp online. Do đó, hãy nhắc người tham gia tắt tiếng nếu họ chưa có ý kiến gì, hoặc chưa được hỏi đến. 

Khi họp online, rất khó để nhận ra ngôn ngữ cử chỉ hoặc thái độ của người tham gia - những dấu hiệu cần thiết để giao tiếp hiệu quả. Do đó, hãy tích cực thể hiện cảm xúc của mình (và khuyến khích nhân viên làm vậy) để tạo bầu không khí thoải mái, sôi nổi cho cuộc họp.

Lời nói chẳng mất tiền mua, khi ai đó kể chuyện cười, đừng ngại khen: "Buồn cười thế!!!" vì họ có thể không nhìn thấy nụ cười hoặc nghe thấy thấy tiếng cười khúc khích của bạn.

Ngoài ra, hãy tận dụng công cụ chat trong phần mềm họp, thả icon cũng như ‘bắn tim’ mỗi khi bạn có cảm xúc với ý kiến của mọi người. Công cụ chat cũng rất hữu ích để ghi lại ý tưởng quan trọng và đặt câu hỏi với người đang thuyết trình mà không ngắt lời họ.

Thiết lập quy tắc trang phục
Làm việc ở nhà giúp nhân viên thoải mái hơn, nhưng một số người lại thoải mái quá mức. Đã từng có chuyện một thẩm phán ở Mỹ phải nhắc nhở các luật sư rời khỏi giường và mặc quần áo nghiêm chỉnh để tham gia phiên tòa online.

Để tránh tình huống như vậy xảy ra, hãy nói rõ ngay từ đầu rằng công ty vẫn yêu cầu nhân viên ăn mặc theo tiêu chuẩn nhất định khi họp online, có thể không phải quần âu áo sơ mi, nhưng ít nhất cũng là trang phục lịch sự.

Thiết lập quy tắc trang phục

Tạo cơ hội cho tất cả mọi người lên tiếng
Trong một cuộc họp trực tiếp, mọi người sẽ dễ dàng đưa ra tín hiệu khi họ muốn lên tiếng. Nhưng khi họp online, bạn có thể bỏ sót những tín hiệu này. Vì vậy, hãy gọi tên một số người quá “tĩnh lặng” và yêu cầu họ chia sẻ ý kiến. Nếu có thời gian, bạn có thể gọi tên tất cả mọi người.

Trong cuộc họp, có một số nhân viên nói nhiều hơn người khác và có phần lấn át. Lúc này, người điều hành sẽ đóng vai trò quan trọng, khéo léo cân bằng lại cuộc họp.

Đừng ngại giải quyết vấn đề hóc búa
Nhiều người có xu hướng để dành các vấn đề hóc búa cho cuộc họp trực tiếp vì nghĩ mặt đối mặt sẽ giải quyết tốt hơn. Nhưng trong công việc, bạn cần giải quyết vấn đề nảy sinh càng sớm càng tốt. Việc hôm nay chớ để ngày mai – vấn đề tồn động có thể trở nên trầm trọng hơn theo thời gian, cản trở công việc của cả nhóm, thậm chí của công ty.

Đối xử tử tế và tôn trọng mọi người
Lịch sự, tử tế luôn có ích trong bất kỳ cuộc họp nào. Đừng chỉ trích mọi người về ánh sáng, vị trí đặt camera hoặc một vấn đề nào đó trong cuộc họp. Nếu bạn muốn góp ý về những vấn đề này, hãy trò chuyện riêng với họ trước hoặc sau cuộc họp.

Kết
Những bí quyết trên không chỉ giúp nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái hơn khi ngồi trước camera mà còn tăng cường khả năng điều hành và quản lý của bạn. Theo thời gian, chắc chắn bạn sẽ tổ chức họp online (thậm chí họp trực tiếp) ngày càng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.