Cách tiến hành những cuộc họp không đáng ghét

Bạn đã bao giờ thấy nhân viên chán nản khi đến lịch họp hàng tuần? Thật không may, các cuộc họp định kỳ là không tránh khỏi để guồng máy kinh doanh, sản xuất vận hành trơn tru. Chính chúng ta cũng không mong muốn phải tham dự những cuộc họp nhàm chán và tẻ nhạt. Đã đến lúc thử thay đổi.

Có vẻ như hầu hết mọi người đều sợ các buổi họp. Thậm chí có thể chính bạn cũng từng có suy nghĩ: “Nếu không có những cuộc họp thế này thì công việc của mình cũng hoàn hảo”. Xét cho cùng, một cuộc họp nhàm chán, tẻ nhạt, không có trọng tâm và làm tê liệt các việc chính trong 1 - 2 giờ là điều không ai mong đợi. Là quản lý, bạn cần nhận thức được cuộc họp của mình có rơi vào tình trạng như vậy không.

Các buổi họp thường phản ánh vấn đề của công ty

Nếu buổi họp thường bị chi phối bởi một hoặc hai cá nhân ồn ào, vô nguyên tắc, rất có thể công ty đang được điều hành theo cách tương tự. Nếu các buổi họp tập thể lại có ít người tham dự, bắt đầu muộn và có người ra vào liên tục, đây có thể là cách công ty vận hành hàng ngày. Các buổi họp thờ ơ kiểu này có thể không những không đóng góp gì về hiệu suất, mà còn bào mòn, làm công ty hoạt động kém hiệu quả.

Các buổi họp công việc đừng tạo cảm giác dông dài

Cuộc họp là nơi những quyết định được đưa ra và có thể ảnh hưởng tới tới kết quả hàng ngày, hàng tuần của công ty. Để không bị dông dài, nó nên có tính tương tác và liên quan trực tiếp đến từng cá nhân. Nếu nhân viên chỉ việc ngồi đó lắng nghe và không thể có bất kỳ đóng góp nào đối với kết luận cuối cuộc họp (như nêu ý kiến, biểu quyết, hay đặt câu hỏi…) thì đơn giản là cuộc họp đó tác động rất ít đến tâm tư của họ. Thời gian diễn ra bao lâu không quan trọng, cuộc họp đó vẫn là lãng phí. Trong khi thời kỳ dịch dã, tiết kiệm thời gian họp hành bao nhiêu vẫn tốt bấy nhiêu.

Hãy họp như trình chiếu một bộ phim

Hãy thử nghĩ về bộ phim bạn thích. Về nguyên tắc, một bộ phim phải giữ chân được khán giả trong 10 phút đầu tiên. Tức là trước phút thứ 10, đã phải có một sự kiện nào đó thu hút sự chú ý của bạn và khiến bạn quyết định xem hết. Thậm chí, sự kiện đó hấp dẫn đến mức bạn muốn bước chân vào thế giới trong phim.

Vậy, điều gì sẽ xảy ra trong 10 phút đầu tiên của buổi họp của bạn? Cách giải quyết tốt sẽ làm nhân viên của bạn muốn tham gia vào cuộc họp. 

Ví dụ: Trong 10 phút đầu, mục đích của buổi họp đã được thông báo. Và nó lên là một thứ có liên quan sát sườn tới toàn bộ các thành viên. Trong 1 hoặc 2 tiếng tiếp theo, bạn có thể tạo cao trào khi để các luồng ý kiến, các cuộc tranh luận được đưa ra, đam mê được nhen nhóm, mọi người đều có thể nói ra ý tưởng. Thời gian trôi qua rất nhanh và bạn có rất nhiều ý kiến để tham khảo trước khi có được kết luận. Mọi người rời cuộc họp với sự hứng khởi nhờ tinh thần tham gia. 

Lý thuyết là thế, còn cụ thể, hãy thử các bước sau:

1. Đảo vòng quay, họp chớp nhoáng

Vòng quay báo cáo thường như sau: báo cáo việc đã làm được, và các vấn đề cần giải quyết, thông qua.

Nếu không họp theo quy trình trên thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu buổi họp không bắt đầu bằng danh sách những điều đã làm được và các đề xuất cần thông qua? Điều gì sẽ xảy ra nếu 10 phút đầu tiên của cuộc họp là căn cứ để lên nội dung cho phần còn lại của cuộc họp? 

Ví dụ: Trong vòng đầu, mỗi người có một phút để nói về những điều họ đang làm và những gì họ đang phải vật lộn. Họ nên viết ra trước khi trình bày. Không có gì được tranh luận trong vòng đầu tiên này, không có câu hỏi nào được đặt ra, chỉ cần đưa ra vấn đề.

2. Tìm ra nội dung thực chất

Sau 10 phút, mọi người đã viết ra vấn đề của họ - tức là họ đã hành động, đầu tư công sức vào cuộc họp. 

Tiếp theo, mỗi thành viên trong nhóm có thể có 2 hoặc 3 phút để báo cáo tổng thể về hiệu quả, thành tích. Một lần nữa, họ phải viết ra những thông tin quan trọng nhất cũng như những khúc mắc sau khi nghe ý kiến của người khác.

Là người chủ trì, bạn hãy để sân khấu cho họ. Thời gian bạn phát biểu, đánh giá, kết luận không nên quá ¼ thời lượng cuộc họp. Bạn có thể đi xung quanh phòng và mỗi người được nêu ba chủ đề họ muốn nói, dựa trên những gì họ đã nghe cho đến nay. Để một người hỗ trợ ghi lại những chủ đề này trên bảng, vậy là bạn có một danh sách các chủ đề mà nhóm thực sự quan tâm. 

3. Lên nội dung họp

Danh sách đã có nên được sắp xếp thành ba nhóm:

1. Chủ đề mang tính chiến thuật: Những điều ảnh hưởng lập tức đến công ty/ phòng ban/ nhóm

2. Chủ đề mang tính chiến lược: ảnh hưởng lâu dài hơn, cần trao đổi sâu hơn.

3. Chủ đề cốt lõi: tác động tổng thể đến định hướng hoặc thành công và sẽ cần một hoặc nhiều ngày thảo luận để giải quyết.

Một số chủ đề có vẻ không phù hợp với những danh mục trên hoặc không thực sự cần thảo luận cần bị loại khỏi danh sách. 

Từ nay, các chủ đề chiến thuật trên bảng sẽ là nội dung cho cuộc họp hàng tuần. Các chủ đề chiến lược và cốt lõi trên bảng sẽ được ghi lại và giải quyết trong những cuộc họp riêng cho chủ đề đó.

CareerBuilder sẽ tiếp tục chia sẻ các thủ thuật để bạn gây dựng những cuộc họp giá trị, xứng đáng để cả bạn cũng như các thành viên dưới quyền đều hào hứng trở thành một phần của nó