Giúp nhân viên quản lý thời gian

Trong môi trường kinh doanh, thời gian là vàng bạc. Mỗi công ty đều cần phải chạy đua với thời gian để hoàn thành công việc nhanh chóng, đặc biệt là các công ty nhỏ thì nhân viên phải kham nhiều việc. Bạn có thể thấy rằng một số nhân viên của bạn quản lý thời gian khá tốt, trong khi những nhân viên khác thì không. Cũng giống như những kỹ năng khác, quản lý thời gian là một kỹ năng mà mỗi cá nhân có thể tự rèn luyện và dưới đây là một số bước bạn có thể tiến hành để giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn:

Nguồn: Internet

Thống nhất ưu tiên công việc

Nhân viên đảm trách nhiều công việc khác nhau tại công ty cần phải biết cách đánh giá mức độ quan trọng của mỗi việc cần làm. Bạn hãy khuyến khích nhân viên lập một danh sách cần làm việc mỗi ngày và thực hiện những việc quan trọng nhất trước tiên. Bạn cần ngồi lại với nhân viên để thống nhất mức độ ưu tiên để nhân viên có thể đáp ứng được yêu cầu của bạn một cách chính xác nhất

Bắt buộc nhân viên sử dụng bảng kế hoạch chi tiết

Hầu như ai muốn quản lý thời gian tốt cũng cần phải có kế hoặc cụ thể. Hãy để nhân viên chọn một ứng dụng hiện đại hoặc một quyển sổ có mẫu lịch ngày giờ làm việc theo kiểu truyền thống, miễn sao họ sử dụng được một cách hiệu quả. Sau đó, hãy hướng dẫn họ tự chia lịch công việc vào lịch của họ và chia nhỏ một dự án lớn thành nhiều phần nhỏ. Bạn phải nhớ nhắc nhân viên ghi chú tất cả lịch nghỉ, lịch họp ăn trưa, các buổi họp và tất cả những việc khác có liên quan, kể cả việc dành ra thời gian để ghi những công việc vào sổ/ứng dụng.

Đối với những công việc khác có thể quấy rầy lịch làm việc của nhân viên, hãy lên cả kế hoạch cho những việc này trong giờ làm việc. Nhân viên của bạn có thể dành ra một ít thời gian dự phòng cho những việc đột xuất trong ngày, và qua đó vẫn có thể linh hoạt điều chỉnh lịch làm việc của họ để hoàn thành công việc đúng hạn.

Nguồn: Internet

Rèn luyện kỹ năng ước tính thời gian cho công việc

Xác định được mỗi việc mất bao lâu có thể là khoản khó nhất trong việc quản lý thời gian. Trong một công ty nhỏ, nhiều nhân viên vì muốn giúp công ty phát triển sẽ thường lên kế hoạch cho rất nhiều việc họ nghĩ có thể hoàn thành được trong ngày. Tương tự, họ thường sắp xếp thời gian dựa trên những điều kiện lý tưởng (không kẹt xe, mọi việc đều suôn sẻ, hoặc không lường trước hậu quả của những việc nhỏ nhặt nhưng lại mất rất nhiều thời gian…)

Để hiểu rõ hơn về lượng thời gian cần phân bổ cho mỗi công việc, bạn hãy khuyến khích nhân viên tự quan sát thời gian của mình  trong khoảng 1 tuần và sau đó chia sẻ với bạn. Nhân viên phải đo lường chính xác và không tự tạo ra thời gian ngắn hơn thực tế chỉ để gây ấn tượng với bạn. Nhiều nhân viên nghĩ rằng họ chỉ mất khoảng 30 phút để làm một file thuyết trình, nhưng thực tế lại mất hơn một giờ đồng hồ. Tương tự, một cuộc gặp gỡ khách hàng được ước tính 10 phút luôn có thể kéo dài gấp đôi hoặc gấp ba thời gian.

Việc ước tính thời gian chính xác cho công việc thường hiếm khi diễn ra. Tuy nhiên bạn có thể dựa vào nhiều tình huống thực tế đã diễn ra để lên lịch làm việc hiệu quả nhất trong quỹ thời gian hạn hẹp.