Quản lý team hiệu quả trong đại dịch Covid-19

Trong sự nghiệp mỗi người quản lý, sẽ có lúc gặp khủng hoảng. Có khi là nhỏ mang tính cá nhân. Có khi là lớn mang tính toàn cầu, làm đảo lộn nhiều quy trình có sẵn như đại dịch COVID-19. Lúc này, vai trò của trưởng nhóm nổi bật hơn bao giờ hết. Nếu làm đúng, bạn có thể chèo lái con thuyền vượt qua giông bão và giảm được các thiệt hại không đáng có.

Đại dịch COVID-19 có tác động lập tức đến hầu hết các hoạt động kinh doanh, theo cách này hay cách khác. Đối với các nhà quản lý, việc nhân sự bị giãn cách và rải rác khắp thành phố, hoặc chia thành nhiều ca làm việc gây ra nhiều chuyện khá đau đầu. Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, khủng hoảng là thời kỳ khó khăn, căng thẳng và phức tạp. Khi khủng hoảng xảy ra, chúng ta có xu hướng ứng phó theo bản năng – nhưng phản ứng bị động thường không hiệu quả.

Thử xem bạn có bỏ lỡ bước nào trong phương án hành động nhóm để đối phó với đại dịch không nhé:

Lên kế hoạch ứng phó và sẵn sàng sửa đổi
Khi đối mặt với khủng hoảng, hành động nhanh chóng và chủ động có thể giữ cho các vấn đề phát sinh không leo thang thành thảm họa. Bạn nên tổ chức họp nhóm ngay để đánh giá tình hình, thu thập ý kiến đóng góp và lên kế hoạch ứng phó.

Các nhà nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard (Mỹ) phát hiện ra những nhóm thành công nhất là nhóm làm việc linh hoạt. Với tư cách là trưởng nhóm, hãy theo dõi sát sao, điều chỉnh linh động khi có diễn biến mới. Sẵn sàng lựa gió xoay chiều và ‘lùi một bước tiến hai bước’ nếu cần.

Sẵn sàng lựa gió xoay chiều và ‘lùi một bước tiến hai bước’ nếu cần

Giao tiếp thường xuyên và kịp thời
Các thành viên chắc chắn sẽ lo lắng về tác động của đại dịch lên công việc. Giao tiếp thẳng thắn và kịp thời sẽ giúp giải tỏa cảm xúc tiêu cực. 

Khi thông báo về khó khăn của công ty, hãy thẳng thắn và trung thực. Lên lịch họp thường xuyên cho cả team, ngay cả khi bạn không có thông báo gì mới. Trong cuộc họp, để nhân viên được tự do chia sẻ những băn khoăn của họ. Những thông tin và hiểu biết sâu sắc của họ có thể làm bạn ngạc nhiên.

Nếu nhóm của bạn làm việc tại nhà, tận dụng tối đa các công cụ như Google Meet, Skype hoặc Zoom. Bên cạnh group chat, thỉnh thoảng hãy chat riêng với từng người để cập nhật tình hình của họ.

Ngoài ra, khi cả team đạt thành tích, cho dù là nhỏ nhất, đừng quên chia sẻ với mọi người để cùng nhau ăn mừng.

Trở thành tấm gương sáng
Hãy làm tấm gương sáng cho team bằng cách hoàn thành trách nhiệm của mình, giữ ngọn lửa nhiệt huyết, đóng góp ý tưởng đổi mới sáng tạo… Khi đầu tàu nhúc nhích, các toa tàu ắt sẽ theo sau.

Khi vai trò dẫn dắt của người lãnh đạo trở nên nổi bật, nhân viên sẽ tìm đến cấp trên để được tư vấn trong các giai đoạn khó khăn. Vì vậy, trưởng nhóm cũng cần quản lý tốt cảm xúc cá nhân. Cho dù đại dịch khiến bạn lo lắng và căng thẳng, đừng truyền cảm xúc đó cho nhân viên. Dành 15 đến 30 phút hít thở hoặc nghỉ ngơi mỗi ngày để cân bằng cảm xúc. Sự bình tĩnh của người lãnh đạo sẽ giúp các thành viên trong nhóm yên tâm và làm việc hiệu quả hơn.

Thông cảm
Đại dịch Covid-19 mang đến cuộc khủng hoảng tinh thần, làm cảm xúc và thể chất chúng ta kiệt quệ. Để cả nhóm có thể vượt qua thời gian áp lực và bất ổn, họ cần sự thông cảm từ bạn. Đây là thời điểm nhân viên cần được đối xử tốt hơn bao giờ hết.

Mỗi ngày, khi bạn đưa ra quyết định, hãy để ý nhu cầu của cả nhóm. Nếu có nhân viên nào bị căng thẳng quá mức, dành thời gian trò chuyện để giải tỏa giúp họ nếu cần. Khi nhân viên có lý do chính đáng, đừng ngần ngại giúp đỡ họ.

Mỗi ngày, khi bạn đưa ra quyết định, hãy để ý nhu cầu của cả nhóm

Thích ứng với "bình thường mới"
Khi khủng hoảng lắng xuống, bạn nên chuẩn bị cho giai đoạn “bình thường mới”. Khi đó, dù nhịp công việc trở lại bình thường, nhưng quy trình, chiến lược và văn hóa công ty có thể thay đổi. Ví dụ: bắt buộc đeo khẩu trang, hạn chế họp trên 10 người, giữ khoảng cách 2m...

Nhân viên cần thời gian để làm quen với trạng thái này, nhiệm vụ của bạn là giúp họ thích nghi nhanh chóng. Thông báo sớm về quy định đảm bảo an toàn chống dịch, thường xuyên hỏi ý kiến nhân viên để biết các trở ngại của họ, nhắc nhở nhân viên lưu ý lịch trình di chuyển hàng ngày cũng như cập nhật các điểm dịch, vùng dịch.

Cuối cùng, suy nghĩ về các kiểu khủng hoảng mà công ty có thể gặp phải trong tương lai. Nhóm của bạn nên làm gì để chuẩn bị? Bài học gì được rút ra từ cuộc khủng hoảng này? Có biện pháp nào để ngăn chặn khủng hoảng không? Đừng đợi cuộc khủng hoảng tiếp theo xảy đến mới bắt tay ứng phó - hãy bắt đầu từ hôm nay.

Kết luận
Quản lý team trong đại dịch không dễ dàng nhưng hãy coi đây là bài kiểm tra khả năng lãnh đạo của bạn. Qua đó, bạn sẽ thấy rõ ưu và nhược điểm của bản thân, dễ dàng tìm cách tối ưu hóa kỹ năng lãnh đạo. Cái khó ló cái khôn – biết đâu bạn sẽ tìm ra giải pháp cho những vấn đề bế tắc và đưa năng suất làm việc nhóm lên tầm cao mới.