Quản lý thời gian hiệu quả: thời gian thực, hay theo đồng hồ?

Trong thời đại công nghệ, việc quản lý thời gian càng trở nên thử thách khi con người bị phân tâm bởi sự ra đời ồ ạt của các ứng dụng công nghệ, mạng xã hội.

Dưới đây là một số giải pháp của trang Entrepreneur (Mỹ).

Rất nhiều người tham gia những lớp học, đọc sách hướng dẫn hoặc tận dụng các ứng dụng quản lý thời gian… nhưng mọi việc vẫn mù mờ, chẳng đến đâu. Cốt lõi vấn đề nằm ở chỗ cần xác định rõ có hai loại: thời gian thật sự (real time) và thời gian theo đồng hồ (clock time).

Nếu xét theo đồng hồ, sẽ là 60 giây trong một phút, 60 phút trong một giờ… Thời gian trôi qua ngang bằng nhau và hữu hạn. Khi ai đó 50 tuổi, nghĩa là họ trải qua khoảng thời gian tương ứng chính xác 50 năm.

Nhưng theo quan điểm về điều tạm gọi là "thời gian thật sự", thời gian sẽ được tính hay cảm nhận dựa trên điều bạn đang làm. Chẳng hạn như việc trải qua hai giờ đồng hồ tại một nơi không yêu thích có thể khiến chúng ta tưởng như kéo dài 12 năm.

Hầu hết các công cụ quản lý thời gian đều chỉ dùng để quản lý mốc thời gian theo đồng hồ, và không mấy hiệu quả với thời gian thật sự.

Việc quản lý thời gian thật sự chỉ hiệu quả khi chúng ta nhận thức đó là dựa vào tinh thần, vào nhận thức của chính chúng ta. Bạn có bao giờ thầm nghi ngờ về câu nói "Tôi không có đủ thời gian để làm điều gì đó" của chính mình hay của một ai đó?

Có thể tham khảo các giải pháp gợi ý dưới đây.

Hãy ghi lại các mốc thời gian trải qua trong một tuần

Việc ghi và ngẫm lại khoảng thời gian dành cho từng dự án, các buổi trò chuyện và hoạt động trong tuần… sẽ giúp bạn hiểu được quỹ thời gian đã đi về đâu, hiệu quả xử lí công việc của bản thân như thế nào.

Ấn định quỹ thời gian cho từng công việc

Dành thời gian soi rọi, tập trung suy nghĩ về khoảng thời gian ấn định cho từng công việc hay cuộc hẹn quan trọng. Lên lịch bắt đầu và kết thúc cụ thể cho từng đầu việc và hãy áp dụng "kỉ luật sắt" với bản thân trong điều này.

"Lên lịch" cho cả sự gián đoạn

Điều này sẽ giúp chúng ta phần nào chủ động, xử lí công việc hiệu quả hơn. Chẳng hạn việc các giáo sư đại học thường có "office hours" (khoảng thời gian họ không đứng lớp hay nghiên cứu mà thường ngồi tại văn phòng để có thể hỗ trợ chuyên môn, trả lời thắc mắc cho các sinh viên... Nếu đang trong giai đoạn tập trung nghiên cứu thì ắt hẳn họ sẽ không mặn mà với việc bị sinh viên tạt ngang hỏi bài).

"Office hours" trong trường hợp này chính là những sự gián đoạn được "lên lịch".

Nguyên tắc "5 phút"

Trước mỗi công việc hay đơn thuần là các cuộc gọi, hãy dành 5 phút xác định rõ mục tiêu mong muốn. Sau khi thực hiện xong điều cần làm, bạn hãy dành tiếp 5 phút để xem bản thân đã đạt được điều mong muốn? Nếu chưa thì vì sao, bản thân đã bỏ lỡ điều gì?

Chặn mạng xã hội và chủ động báo mọi người "tôi đang bận"

Hãy để bảng "vui lòng không làm phiền" trước cửa phòng hoặc chuyển điện thoại sang chế độ "không làm phiền"… khi bạn thật sự muốn tập trung cho công việc quan trọng.

Luyện tập việc không trả lời điện thoại hay phản hồi email ngay khi bạn nhận được. Bạn chỉ nên làm những điều này trong một mốc thời gian quy định nào đó trong ngày.

Hãy tắt tất cả mạng xã hội để bạn không bị phân tâm.

Đưa ra những mục tiêu thực tế

Một điều quan trọng cần nhớ là chúng ta không thể làm hết tất cả điều bản thân mong muốn. Chỉ cần dồn sức vào những điều quan trọng và thực tế nhất bởi theo Nguyên lý 80/20 (hay còn gọi là Nguyên lý Pareto), có thể thấy 80% kết quả công việc hoặc đầu ra đến từ 20% thời gian chúng ta nỗ lực đầu tư cho "đầu vào".