Thủ thuật khi gặp những vấn đề về quản lý thời gian

Quản lý thời gian chính là một trong các thách thức hàng đầu mà các nhà quản lý ngày nay phải đối mặt. Không phải vì chúng ta có ít thời gian hơn, mà nhu cầu của chúng ta ngày càng tăng, khiến chúng ta thường phục tùng “sự bận rộn” hơn là “sự hiệu quả”.

Câu hỏi cơ bản để điều chỉnh việc quản lý thời gian là: "Nguyên nhân nào khiến quản lý thời gian kém?" hoặc "Mọi người thường mắc sai lầm nào trong quản lý thời gian?"

Tất nhiên, cách xác định thời gian biểu tốt nhất là ghi chép lại đầu việc diễn ra hàng ngày. Nếu bạn cảm thấy vấn đề nào đó ảnh hưởng đến các công việc hằng ngày, nghĩ xem bạn có thể làm gì để vượt qua nó. Bằng cách này, bạn sẽ mắc ít lỗi hơn trong việc quản lý thời gian và cải thiện được vấn đề quản lý thời gian kém.

Một vài gợi ý sau đây có thể giúp bạn giải quyết dứt điểm:

Công việc dồn đống- Bạn cần thiết lập các ưu tiên và xác định sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng. Đã bao nhiêu lần bạn đi làm về và nhận ra rằng hôm nay tuy bận rộn, nhưng không thực sự hoàn thành được nhiều việc? Điều đó cho thấy bạn đang làm việc khẩn cấp với mức đầu tư dành cho việc quan trọng. Đặt ra những thời hạn thực tế hơn và xem liệu bạn có thể duy trì hoàn thành mục tiêu thường xuyên không. Quản lý thời gian kém thường xảy ra vì bạn đang cố gắng làm quá nhiều việc trong khoảng thời gian hạn chế.

Cố làm quá nhiều- Như đã nói ở trên, bạn phải đặt ra những ưu tiên. Nếu không thể hoàn thành mọi việc, tự hỏi xem thời hạn nào có thể thay đổi. Học cách nói “Không”, bởi vì nếu bạn nhận nhiều công việc hơn khả năng đáp ứng, mọi thứ khác sẽ bị ảnh hưởng, đặc biệt là cường độ căng thẳng. Những sai lầm trong công việc thường xảy ra khi chúng ta quá căng thẳng hoặc quá tải với mọi việc.

Sự chần chừ- Tiếp cận công việc từ một góc độ khác: Chia thành các hạng mục có thể quản lý: thay vì tổng thời gian là 3 giờ, hãy thực hiện 20 phút đầu, 30 phút sau. Ngay cả khi dự án bị gián đoạn, bạn cũng biết nó đang hoàn thành ở cấp độ nào. Bạn cần kiểm soát nó, thay vì nó kiểm soát bạn.

Bị mọi người làm gián đoạn- Đặt lịch hẹn và yêu cầu mọi người thực hiện đúng. Nếu họ can thiệp đột xuất, mà không phải việc nguy cấp, hãy nói bạn sẽ liên lạc lại khi có thể tập trung 100% thời gian cho họ. Điều này sẽ giúp bạn vượt qua bất kỳ nguy cơ nào khiến quản lý thời gian kém.

Cuộc gọi điện thoại làm mất tập trung- Hãy cho họ biết bạn sẽ gọi lại cho họ. Sử dụng tin nhắn thoại, nếu được. Gom tất cả những cuộc gọi bạn cần thực hiện cùng một lúc để kiểm soát thời gian.

Quá nhiều email - Chia chúng thành "xử lý ngay”, “xử lý sau”. Tạo thư mục riêng cho các email bạn sẽ xử lý sau. Đừng để hộp thư đến của bạn chồng chất và nếu giải quyết được, không xếp nó vào “thư mục xử lý sau”. Thư cũ khuất khỏi tầm nhìn của bạn và bạn sẽ quên chúng. Tạo quy tắc cho các email đến: chia theo lĩnh vực công việc, dự án... Cố gắng không để cửa sổ email luôn mở trên trình duyệt (email sẽ choán lấy tâm trí bạn). Dành thời gian nhất định trong ngày để xử lý email. Quản lý email kém cũng dẫn đến quản lý thời gian kém.

Quá nhiều cuộc họp - Ái chà, bạn đang đối mặt với con ngáo ộp của các nhà quản lý! Xem lại tất cả các cuộc họp bạn sẽ tham gia và loại trừ cuộc họp nào không cần thiết. Đặt lịch trình, giới hạn thời gian họp và tuân theo nó. Chuẩn bị trước mỗi cuộc họp và xác định làm thế nào bạn có thể tăng thêm giá trị cho chúng. Các cuộc họp có thể là lý do chính gây quản lý thời gian kém, nên hãy chuẩn bị tinh thần hoãn họp nếu cần, để hoàn thành những mục tiêu quan trọng hơn. Họp hành có thể giúp thống nhất định hướng để triển khai công việc tốt hơn, nhưng cái gì quá cũng không tốt bạn nhé.

Đương nhiên, có rất nhiều tình huống khác mà bạn sẽ phải đối phó, nhưng nếu bạn có tư duy chính xác về cách sử dụng thời gian, bạn sẽ tập trung vào giải pháp hơn là hậu quả. Đó là cách dùng thời gian để đạt nhiều kết quả hơn.