Chuyên Viên Chính Thủ Tục (Mảng Mua sắm)

Job Description

- Theo dõi, đốc thúc tiến độ cung cấp hàng hóa/dịch vụ và giám sát chất lượng, việc thực hiện các điều kiện, điều khoản hợp đồng của NCC; theo dõi giao nhận hàng hóa, dịch vụ tại các đơn vị TVSG;

- Thông báo điều kiện vận chuyển, khuyến cáo về kho, bảo quản hàng hóa, hướng dẫn vận hành/sử dụng tới các bên liên quan thuộc Khối Cung ứng;

- Đối chiếu hàng hóa giao nhận giữa NCC với các đơn vị TVSG, hoàn thiện thu nhận Biên bản giao nhận và các chứng từ liên quan đúng quy định để bàn giao cho Bộ phận liên quan hoàn tất thanh toán cho NCC

- Thực hiện kiểm tra chứng từ, nhập kho đúng quy định;

- Kiểm soát, theo dõi, xử lý sự cố sau giao nhận hàng hóa;
+ Hỗ trợ tiếp nhận, giải quyết các phản ánh, khiếu nại, vướng mắc, sự cố từ khách hàng về hoạt động cung ứng (bao gồm tiến độ, chất lượng, số lượng hàng hóa/dịch vụ, NCC, quá trình giao nhận…);
+ Kết nối xử lý bảo hành, đổi/hoàn trả hàng hóa;

- Phối hợp báo cáo cho các đơn vị nội bộ Khối và các đơn vị TVSG về tiến độ cung ứng hàng hóa/dịch vụ định kỳ theo quy định;

- Phối hợp lên kế hoạch và kiểm tra định kỳ chất lượng giao nhận, chất lượng sản phẩm và thực thi quy định giao nhận với NCC nội địa, và các đơn vị TVSG;

- Hoàn thiện thủ tục, chứng từ phục vụ cho hoạt động cung ứng nội địa của Khối:
+ Xử lý thủ tục, hồ sơ bảo hiểm hàng hóa; Thủ tục giải quyết bảo hiểm hàng hóa;
+ Hoàn thành các thủ tục, chứng từ nghiệm thu hàng hóa/dịch vụ, thanh lý hợp đồng, tạm ứng và thanh quyết toán; Bàn giao đầy đủ chứng từ cho Phòng Tài chính Kế toán để thực hiện các nghiệp vụ theo quy định;
+ Hỗ trợ công tác thanh quyết toán hợp đồng B-B‘ từ Ban Quản lý dự án: Tiếp nhận, soát xét hồ sơ thanh quyết toán B-B‘ và lập đề nghị thanh toán; Báo cáo công tác thanh quyết toán B-B‘ của các Dự án được phân công;
+ Cập nhật thông tin khách hàng và yêu cầu hàng hóa/dịch vụ lên phần mềm; Kiểm soát, bảo mật và cập nhật thông tin khách hàng cho các đơn vị liên quan theo quy định; Cập nhật thông tin NCC, giá cả, điều kiện, chính sách hợp đồng và tình trạng ngân sách cung ứng tới khách hàng;

- Phối hợp với Phòng TCKT để đề xuất xin cấp nguồn tiền, điều phối/phân bổ nguồn tiền, thực hiện các thủ tục tạm ứng (nếu có), thanh toán đúng hạn, đúng quy định, đúng theo hợp đồng;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của các cấp có thẩm quyền

Job Requirement

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành: Logistics, Cung ứng, Kinh tế vận tải, Kinh tế, Thương mại, Kế toán…
- Có kiến thức về các mặt hàng hóa Nội địa, Kế toán, Kiểm toán, Kinh tế xây dựng, xây dựng
- Có kiến thức về điều khối kho vận, Cung ứng, kinh tế vận tải
- Ưu tiên ứng viên có kiến thức về bản vẽ, định mức xây dựng, bóc tách khối lượng
- Có kỹ năng tư duy, tổng hợp thông tin; 
- Có kỹ năng thương thảo, đàm phám, thuyết phục tốt;
- Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc;
- Kỹ năng lập kế hoạch, phân tích báo cáo;
- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Kỹ năng giải quyết vấn đề;
- Thấu hiểu, cảm thông, chia sẻ và gắn kết đội ngũ

- Thái độ: Chủ động, có trách nhiệm, tư duy tích cực
- Tính cách: Trung thực, chăm chỉ, nhiệt tâm, dám làm dám chịu trách nhiệm
- Khả năng: Chịu áp lực cao, khả năng phán đoán, cân nhắc và ra quyết định thấu đáo, sáng tạo
- Có kinh nghiệm ít nhất 3 năm ở vị trí tương đương