Chuyên Viên Hành Chính Tổng Hợp

Job Description

CÔNG TÁC LỄ TÂN

- Đón tiếp và hướng dẫn khách tới liên hệ, làm việc tại công ty

- Tiếp nhận công văn đi, đến, thư tín, tài liệu… rồi chuyển lại các phòng ban liên quan

- Theo dõi tình hình đi muộn về sớm của nhân viên trong văn phòng Hà Nội

- Tổ chức và hỗ trợ các cuộc tiếp khách của Công ty

- Chuyển phát nhanh giấy tờ, hồ sơ cho các phòng ban

CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THEO DÕI TÀI SẢN

- Phụ trách thực hiện kiểm kê giám sát tài sản toàn công ty theo định kỳ

- Lập sổ theo dõi lên mã và dán mã tài sản tại công ty.

- Kiểm soát công tác tạp vụ, vệ sinh văn phòng và kết quả công tác vệ sinh

- Theo dõi sự sắp xếp, trang trí phòng ốc để đảm bảo hình ảnh thẩm mỹ, chuyên nghiệp cho công ty.

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

- Lấy số Công văn đi: (thông báo, quyết định, tờ trình)…., vào sổ công văn đến.

- Quản lý, lưu trữ và theo dõi giấy tờ quan trọng của Công ty ( Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép…..và giấy tờ cá nhân của BGĐ) và hợp đồng dịch vụ với đối tác.

- Thực hiện công tác quản lý bảo quản con dấu và thực hiện đóng dấu theo quy định.

- Lập sổ theo dõi và báo cáo công tác đóng dấu

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu của các phòng ban và kiểm tra tài liệu trình ký BGĐ + trả tài liệu trình ký cho các đơn vị.

- Tổ chức và sắp xếp, thông báo, hoãn hủy các cuộc họp nội bộ, giữ vai trò thư ký cuộc họp, soạn thảo và lưu trữ các biên bản họp.

- Theo dõi lịch làm việc tuần của các bộ phận.

- Quản lý các mẫu giấy tờ hành chính, ban hành các form mẫu chuẩn, thống nhất, ví dụ như đơn xin nghỉ phép, nghỉ việc, tăng ca và cấp phát khi có nhu cầu.

CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ HÀNH CHÍNH

- Tổng hợp thanh toán chi phí nước uống, văn phòng phẩm, điện thoại (di động và cố định), internet và các chi phí hành chính phát sinh khác theo từng giai đoạn.

Công tác truyền thông nội bộ:

- Tổ chức các sự kiện nội bộ, viết bài về các sự kiện nội bộ.

CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ PHÁT TRIỂN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Xây dựng và quảng bá hình ảnh nội bộ gắn kết CBNV

- Quản lý các kênh truyền thông nội bộ.

- Đề xuất những ý tưởng mới gắn kết CBNV và tạo động lực làm việc.

- Xử lý khủng hoảng, những sai lệch từ thông tin bên ngoài gây bất lợi cho hình ảnh của công ty.

- Kế hoạch quảng bá hình ảnh của công ty, xây dựng văn hóa doanh nghiệp thông qua cách thức truyền thông và ấn phẩm truyền thông nội bộ.

Thiết lập ngân sách truyền thông nội bộ:

- Thiết lập/theo dõi và báo cáo ngân sách truyền thông nội bộ

- Đề xuất đánh giá tất cả kênh truyền thông để đưa giải pháp điều chỉnh.

CÔNG TÁC KHÁC

- Thực hiện đề xuất các nội dung công việc phát sinh như: Đồng phục, y tế, vé máy bay,

- Quản lý và cấp phát đồng phục cho CBNV theo quy định.

- Tổng hợp các loại báo cáo theo phòng, các nội dung thông tin tổng hợp theo phòng.

- Làm công tác hậu cần chuẩn bị cho các sự kiện của công ty (sinh nhật, du lịch, tất niên, liên hoan…)

- Xây dựng và duy trì nề nếp văn hóa công ty: Tổ chức thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ, sinh con, … Phân bổ chi phí công đoàn cho các nội dung chế độ của đoàn viên và tổ chức thực hiện.

- Thực hiện công tác hỗ trợ công việc các thành viên trong phòng khi có yêu cầu từ trưởng bộ phận

- Thực hiện các công việc phát sinh theo sự chỉ đạo của TP, BGD

- Chuẩn bị cho nhân viên mới đi làm việc (VPP, Vị trí làm việc, máy tính, email giới thiệu…)

- Quản lý nước uống, văn phòng phẩm và các chi phí khác…

- Kiểm tra nhân viên nghỉ việc và mời ra khỏi nhóm.

CÔNG TÁC BÁO CÁO

- Báo cáo về các chuyên môn nghiệp vụ tại vị trí định kỳ và phát sinh theo quy trình, quy định công ty

- Báo cáo đột xuất theo yêu cầu công việc và yêu cầu của TP, BGĐ

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN

TRÁCH NHIỆM

- Chịu trách nhiệm trước TBP và BGĐ trong phạm vi công việc được giao

QUYỀN HẠN

- Điều phối công việc theo phân công

- Yêu cầu các đơn vị phối hợp thực hiện công việc chung

- Đề xuất các biện pháp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ.