Chuyên viên Hành Chính

Job Description

A/ CÔNG VIỆC TRỰC TIẾP LÀM (Khối xe máy+VP+Q2)

1/ Theo đõi thanh toán các chi phí hành chánh và xử lý các sự cố phát sinh :

+ Nước uống Lavie

+ Chi phí tiền điện, tiền nước sinh hoạt

+ Thanh toán cước internet, điện thoại (VNPT, FPT, hotline...)

+Theo dõi thư đi

- thư đến chuyển phát nhanh, làm thanh toán

+ Rác thải sinh hoạt

+ Văn phòng phẩm

+ Thuê máy in hệ thống xe máy +Q2 :

tương tác với nhà cung cấp khi máy in hư hỏng....

+ Vận chuyền Vinasun, GraB + Đặt nước rửa tay, dụng cụ vệ sinh (An Ninh)

+ Đặt hoa và theo dõi thanh toán cho PKD Q2 tặng KH xe mới

+ Theo dõi hợp đồng xe cõng, hỗ trợ đặt xe cho các phòng ban, thanh toán chi phí xe cõng Q2

+ Theo dõi hợp đồng, hoạt động kho xe ( báo sửa chữa, hỗ trợ khách qua kho xem xe), làm thanh toán tiên thuê kho xe, điện nước kho Q2

+ Đặt thuôc và bô sung cho tủ thuốc y tế các tầng

+ Đặt và thanh toán tiền bữa xế cho nhân viên dịch vụ Q2

+ Theo dõi hợp đồng, đặt hàng, thanh toán các chi phí trà nước, đặt báo...Q2

+ Tiếp nhận nhu câu các phòng ban=> lên đề xuất /thanh toán namecar, bản tên cho nhân viên

+ Đề xuất đặt hàng, thanh toán chi phí in ấn: bì thư, giấy tiêu đề...,

+Theo dõi Thanh toán phí Dịch vụ gửi xe cho nhân viên

2/ Cấp phát đồng phục cho nhân viên

- Động phục định kỳ - Đồng phục KTV phát sinh nv mới

3/ Vệ sinh định kỳ :

+ lên kế hoạch giặt thảm/ đánh sàn định kỳ

+ Theo dõi thanh toán chi phí

+ Theo dõi & thanh toán công tác vệ sinh, thuê tạp vụ 4/ Công tác phí :

+Tiếp nhận nhu cầu đi công tác => lên đề xuất/ đặt vé máy bay/ khách sạn

+ Làm hồ sơ quyết toán công tác phí /vé máy bay/khách sạn 5/ Các công tác hành chính khác:

+ Theo dõi, quản lý, xứ lý khiếu nại, đôn đốc bộ phận Lễ tân, tiếp tân trà nước, thực hiện đúng công việc của mình.

+ Quản lý công tác vệ sinh/ quản lý tổ tạp vụ, thanh toán chị phí thuê tạp vụ

+ Quản lý công tác tổ bảo vệ (lịch trực lễ Tết, nghỉ TUA, điều phối BV đi ngân hàng, in, đóng sổ cho tổ bảo vệ....)

+ Quản lý phòng họp, phòng đào tạo của Công ty luôn trong tình trạng gọn gàng, sạch sẽ.

+ Quản lý cây xanh, đề xuất bổ sung cây xanh trong Công ty.

+ Quản lý khu vực vui chơi trẻ em

+ Cập nhật chữ ký mẫu của quản lý các bộ phận khi có phát sinh, thay đổi

6/ Các công việc và báo cáo khác theo sự phân công của trưởng phòng