Chuyên viên Hành chính

Job Description

I. Vai trò:

Thực hiện các hoạt động hành chính của công ty bao gồm: Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ văn phòng, điều động xe và tài xế, dịch vụ grab, hậu cần hoạt động hành chính, Chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn, Tạm ứng và thanh toán chi phí hành chính, chi phí họp/đào tạo, đón tiếp khách và giao nhận văn thư.

II. Nhiệm vụ trọng tâm:

1. Thực hiện công tác quản lý tài sản, công cụ dụng cụ văn phòng

2. Thực hiện công tác về hành chính và quản lý chi phí hành chính: soạn thảo văn bản, đặt cấp phát VPP, thực hiện thanh toán chi phí hành chính, kiểm soát tuân thủ các quy định về hành chính, …vv

3. Quản lý điều động xe và tài xế ôtô cho BLĐ và cho xe CBNV đi công tác

4. Quản lý dịch vụ grab và thanh toán chi phí grab.

5. Hỗ trợ hậu cần trong các sự kiện Công ty

6. Thực hiện công tác cúng và hồ sơ thanh toán cúng hằng tháng

7. Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn, chuyển ngay cho các bộ phận có liên quan. Cập nhật sổ theo dõi công văn đi và đến.

8. Đón khách và thông báo tới các bộ phận liên quan, Tiếp trà nước khi khách đến, lau vệ sinh cốc nước, bàn ghế gọn gàng sạch sẽ khi khách về. Đảm bảo khu vực đón tiếp khách luôn sạch sẽ, gọn gàng.

9. Theo dõi, quản lý văn phòng phẩm, mực in, tài sản thuộc khối khối văn phòng. Tiếp nhận yêu cầu, mua bán, cấp phát văn phòng phẩm, gọi đổ mực, sửa chữa máy in cho các phòng ban. Tổng kết và báo cáo chi phí cuối tháng.

10. Giám sát thực hiện công tác vệ sinh, bảo vệ tại công ty.

11. Tạm ứng và thanh tóan các chi phí hành chính, chi phí cho các buổi họp/đào tạo hàng tháng. Báo cáo tổng kết chi phí vào cuối tháng.

12. Chuẩn bị trà, nước, bàn ghế, trang thiết bị cần thiết cho các buổi họp/đào tạo hàng tháng

13. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.