Customer Service Officer (Lễ tân tòa nhà)

Job Description

Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ chịu trách nhiệm cho hoạt động vận hành hàng ngày của khu vực quầy cũng như khu vực tiền sảnh. Nhân viên chăm sóc khách hàng là cầu nối giao tiếp giữa Cư dân và Quản lý tòa nhà/ Customer Service Officer will be overall responsible for the day-to-day operations of the counter area as well as front office area. Customer Service Officer is the connection between residents and property managers.
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC/ RESPONSIBILITIES:
1. Nhận và chuyển các cuộc gọi điện thoại từ bên ngoài kịp thời cho cá nhân hoặc bộ phận liên quan/ Receive and timely transfer external phone calls to the individual or department involved.
2. Cung cấp thông tin của dự án khi cần/ Provide basic project information if required.
3. Nhận và chuyển thư/ tạp chí/ hàng hóa cho Cư dân hoặc đến hộp thư của Cư dân/ Receive and review mail/ magazines/ packages to residents or resident’s mailbox.
4. Nhận tất cả các khiếu nại / yêu cầu từ Cư dân và chuyển đến bộ phận liên quan hoặc báo cáo trực tiếp cho quản lý bộ phận. Theo dõi các trường hợp cho đến khi đươc giải quyết xong/ Receive all complaints / requests from residents and forward to relevant department or report directly to line manager. Keep tracking of the cases until it is resolved.
5. Tương tác với các bộ phận khác như kế toán, kỹ thuật, vệ sinh và bảo vệ/ Coordinate with other departments such as accounting, engineering, hygiene and security.
6. Theo dõi và cập nhật thông tin cư dân/ Track and update residential information.
7. Đảm bảo nơi làm việc sạch sẽ và gọn gàng/ Maintain clean and tidy workplace.
8. Hỗ trợ cư dân gọi dịch vụ taxi/ chuyển phát nhanh/ Assist residents to call taxi /express delivery service.
9. Kiểm soát khách ra vào tòa nhà. Phát hành thẻ an ninh / thẻ nhà thầu, ghi chú thông tin vào sổ theo dõi công việc hằng ngày và sổ báo cáo/ Control guests in and out ofthe building. Issue security card/ contractor card, note information in daily work tracking book and report.
Hỗ trợ cư dân / khách thuê đăng ký tạm trú với chính quyền địa phương nếu được yêu cầu/ Assist residents / tenants with temporary residence registration with local authorities if required.
11. Hỗ trợ cư dân / khách thuê đăng ký định mức sử dụng nước/ Support residents / tenants to register water usage norms.
12. Kiểm tra và xác nhận về việc đăng ký di chuyển tài sản vào/ ra từ cư dân/ người thuê nhà/ Verify and confirm the property movement registration in/ out from residents/ tenants.
13. Báo cáo ngay lập tức tất cả các hiện tượng bất thường, rủi ro, không an toàn có thể gây cháy/ nổ cho quản lý hoặc bộ phận kỹ thuật/ Immediately report to the manager or technical department all abnormal phenomena, risks, or insecurity that could cause fire/ explosion.
14. Theo dõi yêu cầu sửa chữa của cư dân/ Follow residents’ repair request.
15. Làm công việc thu ngân khi có yêu cầu/ Do the cashier’s tasks if required.
16. Checklist hàng ngày cho khu vực tiền sảnh/ Daily checklist for front Office.
17. Ghi chú công việc hàng ngày/ Daily task notes.
18. Thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác được giao bởi quản lý bộ phận/ Perform all other duties assigned by line manager.
19. Phối hợp với các bộ phận khác trong các hoạt động hàng ngày và tổ chức sự kiện, vv/ Coordinate with other departments in daily activities and events, etc.

Job Requirement

• Tốt nghiệp THPT trở lên/ High school diploma above
• Mạnh về kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp, để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác/ Strong interpersonal, negotiation and communication skills, for liaising with colleagues, customers and other stakeholders
• Khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin như cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin/ Ability to work with IT resources such as databases and spreadsheets, for the collection and management of information
• Từ 6 tháng kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan/ At least 6 months experience in related fields
• Tiếng Anh giao tiếp/ Communication English