Executive Assistant to CEO.

Job Description

1. Executive support/Công việc hỗ trợ điều hành

• Manage the CEO’s calendar, including scheduling meetings, coordinating events and prioritizing commitments/ Quản lý lịch làm việc của TGĐ, bao gồm việc sắp xếp cuộc họp, phối hợp tổ chức sự kiện; khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc.
• Coordinate with HR administration in booking air tickets and organizing events for the CEO/ Phối hợp với hành chánh nhân sự trong việc đặt vé máy bay, tổ chức các sự kiện cho tổng giám đốc
• Prepare and organize briefing materials, reports and presentations for meeting and events/ Chuẩn bị tài liệu,báo cáo, các trang thiết bị cần thiết cho các cuộc họp và sự kiện.
• Draft and edit correspondence, reports and other documents as needed/ Soạn thảo và chỉnh sửa các tài liệu và báo cáo liên quan

2. Communication/Giao tiếp đối nội & đối ngoại

• Serve as the primary point of contact for internal and external stakeholders on behalf of the CEO/ Đảm nhiệm vai trò là người liên lạc chính cho các bên liên quan cả nội bộ và đối tác bên ngoài thay mặt TGĐ.
• Facilitate communication between the CEO and other executives, staff, and external parties, ensuring timely responses and follow-ups/ Thực hiện thông suốt các trao đổi giữa TGĐ và các giám đốc điều hành, nhân viên và các đối tác bên ngoài, đảm bảo các phản hồi đúng thời gian và có sự theo dõi

3. Project Management/Quản lý dự án

• Assist the CEO in managing special projects and initiatives, tracking progress, and ensuring deadlines are met/ Hỗ trợ TGĐ trong việc quản lý các dự án đặc biệt, theo dõi tiến độ và đảm bảo các deadline được hoàn thành đúng hạn
• Conduct research and gather data to support decision-making and strategic planning/ Tìm hiểu và thu thập dữ liệu để hỗ trợ quá trình ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược

4. Meeting Coordination/Điều phối viên cuộc họp

• Organize and coordinate executive meetings, including preparing agendas, taking minutes, and following up on action items/ Tổ chức và phối hợp các cuộc họp điều hành, bao gồm chuẩn bị chương trình, lên lịch nghị, ghi biên bản cuộc họp và theo dõi các mục cần làm
• Coordinate travel arrangements and itineraries for the CEO, ensuring all logistics are managed efficiently/ Phối hợp các sắp xếp lịch trình công tác của TGĐ, đảm bảo tất cả các công tác hậu cần được quản lý hiệu quả.

5. Confidentiality and Discretion/Tính bảo mật

• Handle sensitive information with the utmost discretion and professionalism/ Thận trọng tối đa và chuyên nghiệp trong việc tiếp nhận thông tin mang tính bảo mật.
• Maintain confidentiality regarding high-level discussions and strategic initiatives/ Duy trì bảo mật đối với các cuộc thảo luận cấp cao và ý kiến chiến lược

6. Administrative Support/Hỗ trợ công việc hành chính

• Oversee office operations for the CEO’s office, including managing budgets, supplies, and other resources/ Giám sát hoạt động văn phòng cho văn phòng TGĐ, bao gồm quản lý ngân sách, vật tư và các nguồn lực khác
• Assist in the preparation of financial documents and reports as required/ Hỗ trợ trong việc chuẩn bị các tài liệu và báo cáo tài chính theo yêu cầu

7. Stakeholder Engagement/Tương tác với các bộ phận liên quan

• Build and maintain strong relationships with key stakeholders, including board members, external partners, and healthcare professionals/ Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan, bao gồm các thành viên hội đồng quản trị, đối tác bên ngoài và các chuyên gia y tế.
• Support the CEO’s engagement with the board of directors, including preparing materials and ensuring readiness for board meetings/ Hỗ trợ TGĐ trong việc chuẩn bị tài liệu và đảm bảo sẵn sàng cho các cuộc họp hội đồng quản trị.

Job Requirement

Qualifications & Experiences/ Trình độ & kinh nghiệm:

• Graduate degree, preference given to majors in Business Administration, Economics, or related fields/ Tốt nghiệp đại học, ưu tiên chuyên ngành quản trị kinh doanh, kinh tế, hoặc lĩnh vực liên quan
• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm với vai trò trợ lý/ At least 5 years experiences as assisstant
• Experiences in heathcare is an advantage/ Có kinh nghiệm trong lĩnh vực Y tế là một lợi thế

Skills & Abilities/ Kỹ năng & khả năng

• Fluency communications in both Vietnamese and English/ Kỹ năng giao tiếp tốt cả tiếng Anh và Việt
• Strong organizational and time management skills/ Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt
• Proficient in Microsoft Office software (Word, Excel, PowerPoint)/ Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
• Ability to work independently and perform well under high pressure/ Khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực cao