Giám sát Vận hành (Operation Supervisor)

Job Description

Nhiệm vụ 1: Tiếp nhận và xử lý các thông tin phản ánh của khách hàng. Đề xuất giải pháp tối ưu nhằm để khách hàng hài lòng dịch vụ của công ty:

1.1. Đảm bảo mức độ hài lòng cao của Học viên bằng việc đáp ứng các nhu cầu và phản hồi của Học viên một cách nhanh chóng kịp thời.

1.2. Đảm bảo các quy trình/chính sách trong trung tâm được vận hành đúng với yêu cầu và phạm vi cho phép của công ty.

1.3. Xử lý và/hoặc phối hợp với các phòng ban khác xử lý những góp ý, khiếu nại của Học viên liên quan đến chất lượng dịch vụ của trung tâm.

Nhiệm vụ 2: Tham gia triển khai các nghiệp vụ nhân sự/Khách hàng/Học viên theo quy trình:

2.1. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến khách hàng: check in thẻ, kiểm soát buổi học học viên, booking lịch học, làm hợp đồng, bàn giao hợp đồng, giáo án, thẻ học viên cho khách hàng,…

2.2. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến nội bộ: kiểm soát buổi dạy của giáo viên, điều phối, kiểm soát giờ học các lớp tại trung tâm,…

2.3. Phối hợp với các phòng ban khác kiểm tra và đối soát tất cả các khoản doanh thu hằng ngày tại trung tâm.

Nhiệm vụ 3: Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị:

3.1. Làm việc cùng các bộ phận liên quan đảm bảo duy trì cơ sở vật chất, trang thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động tốt và được xử lý kịp thời

3.2. Giám sát và kiểm tra theo dõi việc xuất/nhập hàng hóa, hàng tồn kho để đảm bảo việc vận hành.

3.3. Giám sát và kiểm tra theo dõi thường xuyên tình trạng vệ sinh tại trung tâm.

Nhiệm vụ 4: Quản lý nhân viên cấp dưới, sắp xếp lịch làm việc:

4.1. Quản lý nhân viên đảm bảo thực hiện đúng các quy trình được ban hành, thường xuyên kiểm tra nhắc nhở nhân viên hoàn thành các công việc được giao

4.2. Đào tạo nhân viên cấp dưới nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm phục vụ cho Khách hàng được tốt nhất.

4.3 Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên để đảm bảo luồng công việc được thực hiện đúng tiến độ hằng ngày.

Nhiệm vụ 5: Thực hiện báo cáo các công tác vận hành định kỳ theo ngày/ tuần/ tháng

5.1. Báo cáo doanh thu phát sinh

5.2. Báo cáo số lượng hợp đồng phát sinh

5.3. Báo cáo số lượng học viên check-in, số lớp học diễn ra tại trung tâm

5.4. Báo cáo số lượng xuất nhập giáo án, giáo trình, thẻ học viên, vật phẩm vận hành, tặng phẩm cho học viên,…

5.5. Đề xuất cho Quản lý trực tiếp để tối ưu công tác quản lý vận hành, quản lý Bộ phận Dịch vụ khách hàng

Nhiệm vụ 6: Thực hiện những nhiệm vụ khác theo như sắp xếp của quản lý trực tiếp.