KCN BÀU BÀNG - Warehouse & Logistics Manager

Job Description

XE ĐƯA ĐÓN TỪ EAON THUẬN AN TỚI NHÀ MÁY - TIẾNG ANH LƯU LOÁT.

THỜI GIAN LÀM VIỆC: 08:00 - 17:00, THỨ 2 - THỨ 6

EHS Management:

- Maintain a safe and healthy work environment by establishing and enforcing standards and procedures and by complying with legal regulations.

- For Warehouse: responsibility for management of warehouse, maintaining 5S, EHS…

Quản lý an toàn vệ sinh lao động khu vực phụ trách:

- Duy trì môi trường làm việc an toàn và lành mạnh bằng cách thiết lập và thực thi các tiêu chuẩn và quy trình và tuân thủ các quy định pháp lý.

- Đối với Kho: chịu trách nhiệm quản lý kho, duy trì 5S, EHS…

Warehouse Management:

- Supervise warehouse employees and oversee daily operations complied with Vietnam regulation and EHS policy (Life saving rules, 5S…). Adhere to all warehousing, handling and shipping legislation requirements.

- Review and prepare workflows, staffing requirements, space allocations, equipment layouts, and action plans that meet company standards for productivity, quality, and customer service.

- Maintain the FIFO for Warehouses through SAP system, and control inventory levels by conducting periodic stock physical counts; reconciling with data storage system to maintain stock accuracy and minimize variance. Identify and resolve any inventory discrepancies and ensure inventory and system records are accurate. Keep track of slow moving and obsolete stock.

- Manage stock control and reconcile with data storage system. Responsible for stock accuracy and conduct cycle count and stock take following policy and procedures.

- Manage the Chromascan tinting system and procedures (if applicable) to align service lead time agreement.

- Setting up WH layout and ensure efficient space utilization.

- To review, revise and develop SOP and training to warehouse staff in order to manage all warehouse activities in high efficiency.

- Train and manage the warehouse team to solve day-to-day operational issues and reach short- and long-term performance goals.

- Inspect equipment, tools, and machinery regularly, and oversee general maintenance when necessary.

Quản lý kho:

- Giám sát nhân viên kho và giám sát hoạt động hàng ngày để tuân thủ các quy định của Việt Nam và chính sách EHS (quy tắc sơ cấp cứu, 5S…). Tuân thủ tất cả các yêu cầu của luật về kho bãi, xử lý và vận chuyển.

- Xem xét và chuẩn bị quy trình làm việc, yêu cầu về nhân sự, phân bổ không gian, bố trí thiết bị và kế hoạch hành động đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty về năng suất, chất lượng và dịch vụ khách hàng.

- Duy trì FIFO cho Kho thông qua hệ thống SAP và kiểm soát mức tồn kho bằng cách tiến hành kiểm kê thực tế kho định kỳ; đối chiếu với hệ thống lưu trữ dữ liệu để duy trì độ chính xác của kho và giảm thiểu sai lệch. Xác định và giải quyết mọi sự khác biệt trong kho và đảm bảo hồ sơ kho và hệ thống là chính xác. Theo dõi hàng tồn kho chậm luân chuyển và lỗi thời.

- Quản lý kiểm soát kho và đối chiếu với hệ thống lưu trữ dữ liệu. Chịu trách nhiệm về độ chính xác của số liệu kho và tiến hành kiểm kê theo chu kỳ và kiểm kê kho theo chính sách và quy trình.

- Thiết lập bố trí không gian kho và đảm bảo sử dụng không gian hiệu quả.

- Xem xét, sửa đổi và phát triển SOP và đào tạo cho nhân viên kho để quản lý tất cả các hoạt động kho một cách hiệu quả cao.

- Đào tạo và quản lý nhóm kho để giải quyết các vấn đề hoạt động hàng ngày và đạt được các mục tiêu hiệu suất ngắn hạn và dài hạn.

- Kiểm tra thiết bị, công cụ và máy móc thường xuyên và giám sát bảo trì chung khi cần thiết.

Distribution Management:

Local Contract manager for all 3rd party logistics services covering the provisions of transport, including invoice approval. Conduct annual Haulier audit as requirement.

- Drive a culture of Continuous improvement to meet key targets on OTIF and cost; to formulate and implement transportation-related procedures as well as company revenue goals and customer service objectives.

- Oversee daily routes and improve route plans to ensure timely deliveries as well as cost optimization/cost savings. Plan and schedule deliveries to meet customer needs.

- Export management: scheduling the export dispatches as per customer requirements meeting OTIF and cost targets. Maintains knowledge of best practices including the most efficient and cost-effective shipping methods.

- Manage performance of service providers with emphasis on productivity, efficiency, and service delivery.

- Maintain knowledge of regulations related to transportation including those related to hazardous shipments, employee safety, and freight classifications.

- Monitor on time delivery results, do root-cause analysis and action plans to improve delivery service.

- Meet and communicate with internal stakeholders and customers where applicable on a regular basis to understand and fulfill their requirements.

- Identify cost saving projects, monitor, and track spending.

Quản lý phân phối:

Quản lý hợp đồng địa phương cho tất cả các dịch vụ hậu cần của bên thứ 3 bao gồm các điều khoản về vận chuyển, bao gồm cả phê duyệt hóa đơn. Thực hiện kiểm toán vận tải hàng năm theo yêu cầu .

- Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục để đáp ứng các mục tiêu chính về OTIF và chi phí; xây dựng và triển khai các quy trình liên quan đến vận chuyển cũng như các mục tiêu doanh thu của công ty và mục tiêu dịch vụ khách hàng.

- Giám sát các tuyến đường hàng ngày và cải thiện kế hoạch tuyến đường để đảm bảo giao hàng đúng hạn cũng như tối ưu hóa chi phí/tiết kiệm chi phí. Lên kế hoạch và lên lịch giao hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

- Quản lý xuất khẩu: lên lịch điều phối xuất khẩu theo yêu cầu của khách hàng đáp ứng các mục tiêu OTIF và chi phí. Duy trì kiến ​​thức về các thông lệ tốt nhất bao gồm các phương pháp vận chuyển hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

- Quản lý hiệu suất của các nhà cung cấp dịch vụ, tập trung vào năng suất, hiệu quả và cung cấp dịch vụ.

- Duy trì kiến ​​thức về các quy định liên quan đến vận chuyển bao gồm các quy định liên quan đến lô hàng nguy hiểm, an toàn của nhân viên và phân loại hàng hóa.

- Theo dõi kết quả giao hàng đúng hạn, phân tích nguyên nhân gốc rễ và lập kế hoạch hành động để cải thiện dịch vụ giao hàng.

- Gặp gỡ và trao đổi thường xuyên với các bên liên quan nội bộ và khách hàng khi cần thiết để hiểu và đáp ứng các yêu cầu của họ.

- Xác định các dự án tiết kiệm chi phí, giám sát và theo dõi chi tiêu.

People Management:

- Responsible for planning and maintaining work systems, procedures, and policies that enable and encourage the optimum performance of its people and other resources within a business unit.

- Coach, mentor, and develop staff, including overseeing new employee onboarding and providing career development planning and opportunities.

- Set departmental objectives/KPIs and review and assess ongoing performance of direct reports.

- Consciously create a workplace culture that is consistent with the overall organization's and that emphasizes the identified mission, vision, guiding principles, and values of the organization.

Quản lý nhân sự:

- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và duy trì hệ thống làm việc, quy trình và chính sách cho phép và khuyến khích hiệu suất tối ưu của nhân viên và các nguồn lực khác trong một đơn vị kinh doanh.

- Huấn luyện, cố vấn và phát triển nhân viên, bao gồm giám sát việc đào tạo nhân viên mới và cung cấp kế hoạch và cơ hội phát triển nghề nghiệp.

- Đặt mục tiêu/KPI của phòng ban và xem xét và đánh giá hiệu suất liên tục của các báo cáo trực tiếp.

- Có ý thức tạo ra văn hóa nơi làm việc phù hợp với toàn bộ tổ chức và nhấn mạnh vào sứ mệnh, tầm nhìn, nguyên tắc chỉ đạo và giá trị đã xác định của tổ chức.

CAPEX/OPEX Management:

- Responsible for the management of the Logistics and warehouse budget (Safety, quality, costs, delivery & people).

- Responsible for logistics’ budget planning and performance monitoring, continuous improvement on efficiency and be aware of external risks/vulnerabilities that may require the company to always respond to.

- Plan and ensure logistic capacity to deliver demand using available best practices technology, including regular assessment on number of transporters & storage capacity through site logistics Capability update. Develop and obtain approval of logistic capital plan & lead execution of capex budgets within logistics.

Quản lý CAPEX/OPEX:

- Chịu trách nhiệm quản lý ngân sách hậu cần và kho (An toàn, chất lượng, chi phí, giao hàng và con người).

- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch ngân sách và giám sát hiệu suất của logistics, cải tiến liên tục về hiệu quả và nhận thức được các rủi ro/điểm yếu bên ngoài mà công ty có thể phải luôn phản ứng.

- Lên kế hoạch và đảm bảo năng lực logistics để đáp ứng nhu cầu bằng cách sử dụng công nghệ thực hành tốt nhất hiện có, bao gồm đánh giá thường xuyên về số lượng đơn vị vận chuyển và năng lực lưu trữ thông qua cập nhật Năng lực logistics tại chỗ. Phát triển và xin phê duyệt kế hoạch vốn logistics và chỉ đạo thực hiện ngân sách capex trong logistics.

Making a weekly and monthly report and doing the presentation of the department performance every month, attending to the daily FDR. Reporting to Managing Director in the absence of the Department Manager

Supervising the task and activity assigned to staffs, conduct the performance evaluation of staffs, skill mapping and managing the manpower schedule in day-to-day basis, ensuring that the policy of the company is being implemented and followed.

Giám sát nhiệm vụ và hoạt động được giao cho nhân viên, tiến hành đánh giá hiệu suất của nhân viên, lập bản đồ kỹ năng và quản lý lịch trình nhân sự hàng ngày, đảm bảo rằng chính sách của công ty được thực hiện và tuân thủ.

Lập báo cáo hàng tuần, hàng tháng và trình bày kết quả hoạt động của bộ phận hàng tháng, tham dự FDR hàng ngày. Báo cáo cho Giám đốc điều hành khi Giám đốc bộ phận vắng mặt.

Achieve the target assigned in the Warehouse and Logistic department and following the Quality control policy of the company according to ISO QMS and other certifying body that the company is including as a member/ Hoàn thành mục tiêu được bộ phận Kho vận giao phó và tuân thủ chính sách Quản lý chất lượng của công ty theo ISO QMS và các tổ chức chứng nhận khác mà công ty là thành viên.

OTHER ACTIVITIES THAT REQUEST BY DIRECTOR / CÁC CÔNG VIỆC KHÁC THEO YÊU CẦU CỦA GIÁM ĐỐC

Job Requirement

1. Gender / Age / Appearance / Health - Giới tính / Độ tuổi / Ngoại hình / Sức khỏe: Female - Male/ None / Good/ Good - Nam hoặc Nữ/ Không giới hạn / Ổn/ Tốt.

2. Education/professional qualifications - Trình độ học vấn / chuyên môn: ≥ Cao đẳng chuyên ngành liên quan/ ≥ College.

3. Foreign language /computer skill level  - Trình độ ngoại ngữ / tin học: English fluently / Proficient in Word, Excel, Powerpoint - Tiếng anh thành thạo/ thành thạo Word, Excel, Powerpoint.

4. Competencies/skills  - Năng lực / kỹ năng: Quản lý con người, khả năng lãnh đạo, chịu áp lực và chăm chỉ./ Handling people, leadership skills, handle pressure, hardworking.

5. Years of experience required in the company / Số năm kinh nghiệm yêu cầu trong công viêc: 3 Years / 3 Năm ở vị trí tương đương.

6. Other requirements (if any) / Các yêu cầu khác (nếu có): Có kinh nghiệm trong công ty sản xuất là lợi thế/ Experience in manufacturing company is advantage.