Nhân Viên Hành chính - Lễ tân

Job Description

Công tác văn thư:

• Nhận công văn đến qua đường thư, email, phần mềm.
• Lấy số và upload công văn đi/ đến trên phần mềm Ioffice, lưu file mềm theo trật tự;
• Quản lý, sao, lưu bản cứng vào file công văn đi/ đến;
• Photo, đánh máy tài liệu khi có phát sinh;
• Trình ký Ban lãnh đạo các văn bản, chứng từ và chuyển lại các bộ phận liên quan sau khi được phê duyệt;
• Thực hiện đóng dấu các văn bản, chứng từ theo các quy định và các văn bản ủy quyền;
• Theo dõi, ghi chép sổ, nhận và gửi thư đi/ đến, phát thư đến các phòng ban tại TSC.
• Giám sát nhà cung cấp dịch vụ CPN về chất lượng dịch vụ, khối lượng/ số lượng thư gửi đi
• In và đóng dấu, gửi thư Hợp đồng bảo hiểm cho các Phòng giao dịch theo yêu cầu.

Công tác hành chính

• Trực điện thoại tại trụ sở làm việc của Công ty.
• Đón và tiễn khách ra vào cửa chính của trụ sở văn phòng, liên hệ với BQL tòa nhà.
• Quản lý, theo dõi cấp phát thẻ taxi, thực hiện các thanh toán, phân bổ cho các phòng ban chi phí dịch vụ di chuyển.
• Theo dõi, cấp phát, tổng hợp thanh toán chi phí điện, chuyển phát nhanh, nước uống, điện thoại, văn phòng phẩm.

Công tác khác

• Hỗ trợ công tác lễ tân khi có yêu cầu phát sinh.
• Hỗ trợ lãnh đạo phòng giám sát công tác vệ sinh, bảo vệ an toàn Trụ sở chính.
• Phối hợp với cán bộ trong phòng thực hiện các công việc theo chức năng nhiệm vụ của phòng, ban.
• Thực hiện các công việc khác theo của yêu cầu của lãnh đạo.