Nhân viên Hành chính - Lễ tân

Job Description

1. Lễ tân:

- Chào đón khách đến Công ty và hướng dẫn khách gặp các phòng ban liên quan chính xác, đúng mục đích công việc.

- Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan và ghi chú lại các cuộc gọi đến. Đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và hướng dẫn thông tin chính xác.

2. Công tác hành chính:

- Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… được chuyển từ bưu điện đến các phòng/bộ phận, cá nhân trong Công ty và ngược lại

- Tổng hợp, mua sắm, cấp phát Văn phòng phẩm vào cuối mỗi tháng.

- Thực hiện công tác mua sắm Nhu yếu phẩm (trừ nhu yếu phẩm cho công tác vệ sinh).

- Soạn thảo/tiếp nhận Giấy đề nghị và Phiếu nhu cầu vật tư và Đơn hàng để xuất sử dụng nội bộ các vật tư, CCDC, TSCĐ trên phần mềm.

- Thực hiện các thủ tục pháp lý theo sự phân công của Trưởng phòng như: liên hệ và làm VISA cho Nhân viên công ty đi công tác nước ngoài, làm thẻ ABTC cho cấp quản lý…(trực tiếp thực hiện hoặc phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ để thực hiện tùy từng trường hợp cụ thể).

- Thực hiện việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn… cho Ban TGĐ, nhân viên của công ty đi công tác, hội nghị.

- Thực hiện công tác thanh toán chi phí hoạt động của Công ty.

- Theo dõi công cụ dụng cụ, tài sản của Công ty (trừ các thiết bị điện tử); cập nhật khi có tăng, giảm, thay đổi.

- Tiếp nhận thông tin các sự cố: điện, nước, điện thoại, bàn ghế, cửa…Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật để sửa chữa, thay thế.

3. Công tác khác:

- Thực hiện công tác đi Sao y công chứng các hồ sơ pháp lý, văn bằng…khi có phát sinh (phối hợp với Nhân viên Nhân sự để thực hiện).

- Thực hiện chế độ Báo cáo công việc theo quy định của Công ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng HCNS và Ban Tổng Giám đốc phân công.