Nhân Viên Hành Chính - Lễ Tân

Job Description

Bảo quản, sử dụng con dấu theo quy định của Pháp luật và Công ty (quản lý, đóng dấu)

Quản lý văn phòng:

- Trang trí; sắp xếp cảnh quan văn phòng, đảm bảo văn phòng luôn gọn gang sạch sẽ

- Mua, cấp phát & quản lý văn phòng phẩm

- Tiếp khách đến làm việc, giao dịch (tiếp đón, trà nước)

- Sắp xếp lịch làm việc phòng họp

- Hỗ trợ chuẩn bị công cụ, tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp

- Trực tổng đài điện thoại

- Quản lý các văn bản, thư từ đến/đi theo đúng quy định công tác văn thư

- Cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CBNV

- Thực hiện công tác lưu trữ công văn, giấy tờ, tài liệu công ty ngăn nắp, thuận tiện tra cứu và sử dụng (lập danh mục, theo dõi/ cập nhật)

- Thông báo nghỉ; thông báo công tác, các thông tin nội bộ liên quan đến quy định, chính sách, tin tức nội bộ công ty

- Chúc mừng sinh nhật/ chúc mừng lễ/ tết; thông tin nội bộ liên quan đến ma chay hiếu hỉ

- Quản lý các phương tiện của công ty, phụ trách việc đăng ký sử dụng xe ô tô của công ty

- Chuẩn bị chỗ làm việc, trang bị các công cụ làm việc/ văn phòng phẩm (sổ, bút, máy tính tay) cho các nhân sự mới.

- Thực hiện quản lý, cấp phát thẻ taxi, đăng ký grap, Xanh SM….

- Thanh toán: taxi, văn phòng phẩm, grap, xanh sm, chuyển phát nhanh, các chi phí văn phòng, vé máy bay, khách sạn….

- Tổ chức thăm hỏi ma chay, hiếu hỷ, thai sản…

- Tham gia tổ chức tất niên, khai xuân, các ngày kỷ niệm 20/10, 8/3, 1/6

- Tham gia tổ chức tổng kết, nghỉ mát, sinh nhật công ty

Các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự giao.

Trách nhiệm hỗ trợ, phối hợp

Hỗ trợ các khối kinh doanh trong công tác chăm sóc khách hàng: mua hoa, quà….

Hỗ trợ các khối kinh doanh trong việc làm visa, đặt khách sạn, đặt vé máy bay, vé tàu….

Hỗ trợ mua công cụ dụng cụ phục vụ kinh doanh: in ấn tem nhãn phụ, name card….

Phối hợp các đơn vị trong công tác phục vụ thanh kiểm tra của cơ quan nhà nước về việc thực hiện an toàn thực phẩm

Phối hợp với các đơn vị tham gia dự án của công ty (triển lãm, gian hàng….)

Tham gia kiểm kê tài sản trang thiết bị VP

Tham gia hậu cần, tổ chức sự kiện, hoạt động văn hóa của công ty

Tham gia xây dựng văn hóa, hình ảnh công ty và hoạt động của đơn vị

Trách nhiệm, nhiệm vụ khác

Phối hợp với các bộ phận có liên quan để thực hiện công việc được giao

Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên

Job Requirement

Trình độ học vấn

Đại học, Cao Đẳng, Quản trị nhân lực, Luật, Quản lý hành chính

Kiến thức chuyên môn

Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự

Tin học

Tin học văn phòng trình độ B trở lên, thành thạo Word, Excel

Ngoại ngữ

Sử dụng 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết bằng tiếng Anh trong công việc (trao đổi qua email/trực tiếp/qua điện thoại)

Kỹ năng

Quản trị hành chính

Thái độ/tố chất

Trung thực, liêm chính

Cởi mở, hợp tác

Nhiệt tình, trách nhiệm