Nhân viên Phòng Dự án (Xuất nhập khẩu hoặc Hồ sơ thầu)

Job Description

Ứng viên lựa chọn 1 trong 2 nghiệp vụ sau:

1. Xuất nhập khẩu hàng hóa

- Hỗ trợ lập hồ sơ dự thầu, thủ tục bàn giao, lắp đặt, nghiệm thu, thanh quyết toán dự án

- Tìm kiếm, khai thác nhà cung cấp các dịch vụ vận chuyển và các đối tác khác

- Tìm kiếm nhà cung cấp và lựa chọn sản phẩm cho dự án

- Tiếp nhận đơn hàng, lên đơn đặt hàng với các nhà cung cấp

- Theo dõi tình trạng và giải quyết các vấn đề về hàng hóa cho đến khi hàng nhập kho. Kiểm tra chất lượng hàng về. Thông báo với các bộ phận liên quan về tình hình mua hàng, thời gian giao hàng và các thông tin liên quan

- Chuẩn bị và quản lý các chứng từ xuất/nhập khẩu, đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của hồ sơ

- Quản lý và thực hiện thủ tục xin Giấy phép nhập khẩu và các thủ tục liên quan đến công việc

- Quản lý các chứng từ hàng hóa: CO/CQ, invoice, packing list …. và lập chứng từ thanh toán cho hàng hóa

- Tiến hành mua bảo hiểm hàng hóa (nếu cần)

- Các công việc liên quan đến thủ tục tạm nhập, tái xuất

2. Hồ sơ thầu

- Lập dự toán/báo giá dự thầu; báo giá phát sinh gửi các khách hàng, phân tích và hoàn thiện hồ sơ mời thầu

- Phụ trách thực hiện các yêu cầu về năng lực, pháp lý theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu (Soạn thảo, sao y, sắp xếp, phân loại…), đôn đốc thúc đẩy các thành viên có liên quan thực hiện công việc đúng tiến độ so với mục tiêu và thời gian đã định.

- Đóng gói, liên hệ và cung cấp thông tin nộp hồ sơ thầu, theo dõi kết quả thầu, cập nhật kết quả trúng thầu của các đơn vị.

- Phối hợp làm việc với các bộ phận liên quan và khách hàng để xử lý các phát sinh trong suốt quá trình thực hiện hồ sơ thầu.

- Tổng hợp, kiểm tra và lưu trữ tất cả các hồ sơ văn bản liên quan đến hồ sơ thầu

- Tiến hành thực hiện hợp đồng: Soạn thảo và đàm phán hợp đồng, phối hợp với kế toán thực hiện bảo lãnh, thực hiện thủ tục tạm ứng và các công tác phát sinh khác.

- Hoàn thành hợp đồng mua, hợp đồng bán; theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.

- Tiến hành và theo dõi các thủ tục bàn giao, lắp đặt, nghiệm thu, thanh quyết toán dự án.

- Phụ trách làm các báo giá, cấu hình sản phẩm cho các bệnh viện và khách hàng cá nhân.

Job Requirement

- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh (Nhân viên hồ sơ thầu không yêu cầu tiếng Anh)

- Cẩn thận, chu đáo, nhiệt tình, ưu tiên trách nhiệm trong công việc.

- Nhanh nhẹn, chăm chỉ, có khả năng chịu được áp lực.