Office Management

Job Description

• Giám sát chung hoạt động văn phòng: Bao quát việc tiếp đón khách hàng đến văn phòng, giới thiệu chức năng hoạt động của văn phòng khi cần thiết. Kiểm soát an ninh vận hành chung của Văn phòng.

• Quản lý hành chính: sắp xếp lịch phòng họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, liên hoan chung, đảm bảo cơ sở vật chất của công ty. Training và giám sát Tạp vụ hoàn thành công việc vệ sinh.

• Cung cấp công dụng cụ làm việc: Phụ trách quản lý số lượng bàn ghế, trang thiết bị, văn phòng phẩm, nước uống,… cho văn phòng.

• Kiểm soát môi trường văn phòng theo chuẩn quy định chung: Kiểm tra thường xuyên điều kiện sinh hoạt của văn phòng, đảm bảo các thiết bị hoạt động phục vụ tốt, tối ưu. Kiểm soát lịch trình bảo trì hoặc thay mới để đảm bảo môi trường làm việc đạt yêu cầu.

• Tham gia triển khai các hoạt động ESG: tìm hiểu và cập nhật các hoạt động về ESG, tham gia và truyền thông các hoạt động thiện nguyệt trong nội bộ công ty.

• Support cho các Studio trong Group của Công ty.

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng.

Job Requirement

• Là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình.

• Có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.

• Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn

• Phong cách lịch sự, hòa đồng.

• Kiểm soát cảm xúc tốt.

• Có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành từ 1 năm trở lên

• Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

• Có sức khỏe để làm tốt vì công việc của nhân viên hành chính tuy khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động.

• Có kinh nghiệm từng làm việc tại các tòa nhà, văn phòng co - working space là một lợi thế.

Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như:

• Kỹ năng quản lý thời gian,

• Kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp,

• Kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo.

• Kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng.