Purchaser Staff

Job Description

1. Mua hàng:

• Kim khí
• Công cụ, máy cầm tay
• Phụ kiện ngành may
• Vật tư xưởng giặt
• Y tế, lab
• Bảo hộ lao động
• Đồ điện, tự động hóa
• Vật liệu xây dựng
• Tạp phẩm…...

2. Thực hiện các công việc theo yêu cầu của cấp trên

Nhận yêu cầu mua hàng

• Nhận yêu cầu mua hàng (PR) từ các bộ phận.
• Cập nhật thời gian nhận PR và phân loại các hàng hóa cần mua dựa theo file quản lý PR được cập nhật hằng ngày.

Kiểm tra thông tin hàng hóa cần mua

• Kiểm tra thông tin mã hàng.
• Kiểm tra thời gian đặt hàng dự kiến, hàng hóa là hàng trong nước hay nước ngoài để tính toán thời gian báo cáo quản lý và thông báo cho các bộ phận yêu cầu.

Xác nhận thông tin hàng hóa

• Các bộ phận yêu cầu khi đưa thông tin mua hàng lên rất sơ sài, vì vậy cần phải xác nhận lại thông tin chính xác.
  Hạn chế phải đổi trả hàng hóa nhiều lần.

Tìm kiếm nhà cung cấp và so sánh

• Tìm kiếm nhà cung cấp hàng hóa, so sánh giá và lựa chọn nhà cung cấp có mức giá tốt cùng với chế độ bảo hành, chất lượng hàng hóa tiêu chuẩn và điều khoản thanh toán phù hợp với điều kiện của công ty.

Lên đơn đặt hàng

• Tiến hành lên đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp.

Làm hợp đồng mua bán

• Sau khi đã xác nhận thông tin hàng hóa và các điều khoản thanh toán, yêu cầu nhà cung cấp làm hợp đồng để cam kết, đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng.

Bàn giao hàng hóa

• Kiểm tra hàng hóa đúng với yêu cầu và đơn đặt hàng, sau đó bàn giao cho bộ phận sử dụng.

Cập nhật và theo dõi hợp đồng

• Cập nhật và lưu trữ hợp đồng vào hồ sơ theo dõi.
• Bàn giao hợp đồng cho bộ phận có trách nhiệm xử lý.

Sửa chữa và bảo hành

• Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa bảo hành các loại công cụ dụng cụ, máy móc cần sửa chữa và bảo hành, thông báo cho nhà cung cấp để xử lý.

Tổng hợp và bàn giao hồ sơ hóa đơn

• Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ để theo dõi.
• Tổng hợp giấy tờ để hoàn thiện hồ sơ thanh toán (bao gồm PO + PR, hóa đơn, phiếu giao nhận có chữ ký) cho nhà cung cấp.
• Theo dõi công nợ.

Đánh giá nhà cung cấp

• Đánh giá lại các nhà cung cấp về năng lực cung cấp, thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa, điều khoản thanh toán.

Đổi trả hàng hóa

• Tiếp nhận yêu cầu đổi trả hàng hóa của các bộ phận sử dụng do thay đổi mục đích sử dụng không có kế hoạch trước hoặc cung cấp thông tin không chính xác.

Xử lý hàng hóa không có hóa đơn-

• Xử lý hàng hóa các bộ phận yêu cầu không có hóa đơn

Job Requirement

• Chuyên ngành kỹ thuật, điện, cơ khí
• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt