Quản lý Tòa nhà/ Property Manager (PM)

Job Description

i. Xây dựng hệ thống quản lý

• Phối hợp với các Bộ phận liên quan để xây dựng ngân sách vận hành hàng năm;
• Tuyển dụng, xây dựng hệ thống theo sơ đồ tổ chức mà Công ty ban hành;
• Xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí vận hành khác;
• Tham gia xây dựng, góp ý trong quá trình xây dựng các biểu mẫu chuẩn, chuẩn bị cho các báo cáo: Báo cáo tình hình hoạt động, báo cáo sự cố, …;
• Xây dựng phương án vận hành, bố trí nhân sự và thương thảo Hợp đồng với Nhà thầu phụ;
• Hỗ trợ Chủ đầu tư trong công tác bàn giao Dự án và cung cấp các tài liệu liên quan trong quá trình bàn giao
• Chọn và giám sát nhà thầu phụ: nhà thầu dịch vụ an ninh, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, phun diệt côn trùng, …;
• Tương tác với Chủ đầu tư/Ban quản trị/Ban tự quản và Chủ sở hữu căn hộ/khách hàng (bên thứ 3) để đảm bảo các mục tiêu công việc được đáp ứng.

ii. Quản lý vận hành

• Đảm bảo công tác quản lý và vận hành tuân theo quy trình chuẩn của IMPC
• Duy trì sự phát triển ở mức cao nhất
• Kiểm tra, kiểm soát các chi phí liên quan đến đề xuất tài sản và sử dụng hiệu quả tối đa ngân sách
• Đảm bảo hệ thống máy móc và thiết bị luôn hoạt động hiệu quả
• Đảm bảo cung cấp các dịch vụ và giải quyết các vấn đề kịp thời cho Cư dân/Khách hàng trên cơ sở tuân thủ chính sách, thủ tục, quy định, nghĩa vụ hợp đồng cũng như yêu cầu/quy định và tiêu chuẩn công việc, đạo đức, văn hóa;
• Đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng lịch bảo trì các hệ thống trong Dự án
• Lên kế hoạch, đề xuất công việc nhằm đảm bảo cho sự ổn định và phát triển của Dự án
• Chuẩn bị và cung cấp các báo cáo kịp thời, chính xác và đầy đủ theo yêu cầu.

iii. Quản lý nhân viên

• Đảm bảo tất cả nhân viên mới vào đều được giới thiệu ra mắt một cách chính thức tại văn phòng
• Xây dựng kế hoạch phát triển bản thân và cho nhân viên hàng năm
• Liên tục tổ chức các buổi đào tạo cũng như tạo mọi điều kiện phát triển cho từng nhân viên
• Hỗ trợ tư vấn cho nhân viên về các chính sách của Công ty khi cần
• Đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ các quy chuẩn về đạo đức và quy tắc ứng xử của Công ty

iv. Nghiệp vụ kế toán

• Kiểm soát chặt chẽ các chi phí liên quan đến tài sản và sử dụng hiệu quả tối đa ngân sách, nhằm đảm bảo các khoản chi không vượt ngân sách đã được phê duyệt;
• Kiểm soát việc Thu tiền Phí quản lý và thanh toán các chi phí dịch vụ liên quan;
• Lưu trữ tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình thu chi và các tài khoản liên quan đến quá trình quản lý và vận hành của Dự án đang quản lý.

v. Báo cáo

• Báo cáo hoạt động hàng tháng: báo cáo quá trình vận hành, đưa ra các kiến nghị cho việc cải thiện (nếu có)
• Báo cáo dịch vụ hàng ngày: Cập nhật và theo dõi hàng ngày các báo cáo hoạt động ở dự án, kịp thời can thiệp và giải quyết các sự việc quan trọng