Sales Admin Staff

Job Description

Job Description:

- Review sales contracts, process contract terminations, and track payments due.

- Translate or assist in coordinating translations with outsourced companies.

- Receive, present for approval, and distribute documents to departments according to the correct authorization.

- Assist the department head in preparing work progress reports, track job processing, product sales information, dates, stock quantities, etc., from S&OP of sales channels, and compile this information in tracking files.

- Store customer information (policies, contracts, data, contact lists, various documents, certifications, etc.).

- Archive and manage the Sales Department's documents, including sales policies, price lists, promotions, and provide information to the Sales team as needed.

- Find suppliers and sample suitable products per customer requests (for domestic trade cases).

- Monitor product samples sent to customers and POSM items.

- Ensure the accuracy of stored data.

- Participate in Sales team meetings, note down meeting content and tasks, and support follow-up actions to meet deadlines.

- Schedule internal meetings and inform supervisors and relevant departments for participation.

- Prepare meeting minutes and reports as required.

- Assist with event support when needed; Support product displays on new store shelves.

- Monitor and understand product registration and import progress.

- Receive orders and prepare requests for dispatch.

- Support Logistics when needed.

Benefits:

- Salary: 15,000,000 – 18,000,000 VND/month.

- Full 100% social insurance contributions.

- 13th month salary.

- Mobile allowance.

- Working hours: 8:00 AM - 5:00 PM, Monday to Friday.

Job Description:

- Kiểm tra hợp đồng mua bán, thanh lý hợp đồng và theo dõi thanh toán khi đến hạn.

- Dịch thuật hoặc hỗ trợ theo dõi dịch thuật với các công ty outsource.

- Tiếp nhận và trình ký hồ sơ, chuyển giao hồ sơ cho các phòng ban theo đúng phân quyền.

- Hỗ trợ trưởng phòng lập báo cáo tiến độ công việc, theo dõi tiến độ xử lý công việc, thông tin sản phẩm đang bán, date, số lượng hàng tồn,… từ S&OP của các kênh bán hàng, tổng hợp thông tin vào file theo dõi,

- Lưu trữ thông tin khách hàng (chính sách, hợp đồng, data, contact list, các loại giấy tờ, chứng từ…).

- Lưu trữ và quản lý các chứng từ của phòng Kinh doanh bao gồm: chính sách bán hàng, bảng giá, chương trình khuyến mãi…và cung cấp thông tin cho Sales team khi cần.

- Tìm nhà cung cấp và sample các sản phẩm phù hợp theo yêu cầu của khách hàng (trường hợp thương mại trong nước).

- Theo dõi hàng mẫu gửi khách hàng, các vật dụng POSM.

- Chịu trách nhiệm về độ chính xác của số liệu lưu trữ.

- Tham gia cùng các buổi họp của Sales team, ghi chú nội dung buổi họp các công việc cần thực hiện, hỗ trợ push thực hiện theo deadline.

- Đặt lịch họp nội bộ và thông báo đến cấp trên và các Phòng ban liên quan tham gia.

- Chuẩn bị biên bản họp, báo cáo theo yêu cầu.

- Tham gia hỗ trợ event khi cần thiết; Hỗ trợ trưng bày khi hàng lên kệ ở những cửa hàng mới.

- Follow và nắm tiến độ đăng ký sản phẩm, tiến độ nhập hàng.

- Nhận đơn hàng, làm yêu cầu xuất hàng.

- Hỗ trợ phòng Logistics khi cần.

Phúc lợi:

- Lương: 15.000.000 – 18.000.000 triệu/tháng.

- Đóng BH full 100%.

- Lương tháng 13.

- Phụ cấp điện thoại.

- Giờ làm việc: 8:00-17:00 thứ 2 tới thứ 6.

Job Requirement

Requirements:

-          Proficient in English or Japanese.

-          At least 2 years of experience in a similar position.

-          Preferably with experience in the Retail, wholesale, FMCG industry.

-          Join ASAP.

Yêu cầu:

-          Thông thạo tiếng Nhật hoặc tiếng Anh.

-          Có kinh nghiệm làm công ty Nhật ở vị trí tương đương ít nhất 02 năm.

-          Ưu tiên có kinh nghiệm trong ngành Retail, wholesale, FMCG.

-          Prefer ứng viên đi làm ngay.