SALES OPERATION / SALES ADMIN / THƯ KÝ KINH DOANH

Job Description

I. JOB TITLE 1: SALES OPERATION

JOB DESCRIPTION / MÔ TẢ CÔNG VIỆC :

1. Sales transaction / Giao dịch bán hàng

· Receiving purchase requests from the sales team, checking stock availability, inputting sales orders in ERP to create preformat invoice (PI) / Nhận yêu cầu mua hàng từ đội bán hàng, kiểm tra tình trạng còn hàng, nhập đơn đặt hàng bán hàng trong ERP để tạo hóa đơn định dạng trước (PI).

· Sending PI to customers and sales team for payment and delivery follow-up / Gửi PI cho khách hàng và nhóm bán hàng để theo dõi thanh toán và giao hàng.

· Updating stock list and back order, inventory reports / Cập nhật danh sách kho và đơn hàng dự trữ, báo cáo hàng tồn kho.

· Weekly, monthly forecast reports for sales and DSP team / Báo cáo dự báo hàng tuần, hàng tháng cho đội ngũ bán hàng và đội ngũ kế hoạch & cung ứng (DSP).

· Preparing quotations, commercial contracts, invoices uploaded on ERP and sending to customers / Chuẩn bị báo giá, hợp đồng thương mại, hóa đơn cập nhật lên ERP và gửi cho khách hàng.

· Uploading data, confirmation of pricing and sales policies, promotions, and terms / Cập nhật dữ liệu, xác nhận chính sách giá cả và bán hàng, khuyến mại và điều khoản.

· Preparing customs clearance documents for customers in import/export zones / Chuẩn bị hồ sơ thông quan cho khách hàng trong khu xuất nhập khẩu.

· Preparing tenders documents and other projects’ activities / Chuẩn bị tài liệu đấu thầu và các hoạt động khác của dự án.

· Other job related to sales transactions / Các công việc khác liên quan đến giao dịch mua bán.

· Maintain new item, new customer information in the ERP system / Duy trì thông tin mặt hàng mới, khách hàng mới trong hệ thống ERP.

2. S&OP and Sales & Marketing Administration

· Preparing reports of sales at S&OP meetings and follow-up / Chuẩn bị báo cáo bán hàng tại các cuộc họp S&OP và theo dõi tiến trình.

· Preparing brochures, presentations, meetings, taking minutes with customers/partners, including sales kits, samples and other Sales supporting activities / Chuẩn bị tài liệu quảng cáo, bài thuyết trình, cuộc họp, lập biên bản với khách hàng / đối tác, bao gồm bộ dụng cụ bán hàng, hàng mẫu và các hoạt động hỗ trợ bán hàng khác.

· Undertake other administrative supports to Sales & Marketing Managers such as events, fairs/seminars/meeting, trade, digital & socials marketing / Thực hiện các hỗ trợ hành chính khác cho các Trưởng phòng Bán hàng & Tiếp thị, chẳng hạn như sự kiện, hội chợ / hội thảo / cuộc họp, thương mại, tiếp thị kỹ thuật số và mạng xã hội.

· Other tasks assigned by Department Manager / Các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao.

3. Operation Call Center, CRM, ERP

· Receiving calls from customers, answering customers' questions about the company's products or services / Tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.

· Support customers to solve technical or business problems related to the company's products and services / Hỗ trợ khách hàng giải quyết các vấn đề kỹ thuật hoặc kinh doanh liên quan đến sản phẩm dịch vụ của công ty.

· Provide proposed solutions to solve customer problems / Đưa ra giải pháp đề xuất để giải quyết các vấn đề của khách hàng.

· Make calls according to the company's plan to find and introduce new products and services to customers / Thực hiện các cuộc gọi theo kế hoạch của công ty đề tìm kiếm và giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới đến khách hàng.

· Update service customer information into CRM system / Cập nhật thông tin khách hàng dịch vụ vào hệ thống CRM

· Take part of Call Center, CRM, ERP projects / Tham gia các dự án Call Center, CRM, ERP.

II. JOB TITLE 2: SALES ADMIN (Văn phòng Tp HCM và Chi Nhánh Hà Nội)

JOB DESCRIPTION:

Sales admin and sales supporting activities for a department of 20 to 30 sales, marketing and service people using both ERP and manual reporting system. Customers are foreign and Vietnamese company, from large MNC to SME manufacturing and trading companies. Approx. 3000 SKUs technical products from world-leading brands, mostly from EU & USA

Duties

· Collecting orders from customers and sales. Follow up orders internally as well as externally with customers. Weekly report about sales forecast to Planning Team. Input and follow on ERP system/ Nhận đơn hàng và theo dõi đơn hàng từ khách hàng và kinh doanh, đưa vào hệ thống ERP. Tổng hợp dự báo hàng hóa hàng tuần gửi lên Bộ phận Kế hoạch.

· Making all sales, KPI reports. Analyse datas, making graphs or presentation under supervion of Sales & Marketing Manager/ Làm các báo cáo kinh doanh, quản trị; phân tích số liệu, vẽ biểu đồ hoặc làm bài thuyết trình Power points theo sự hướng dẫn của trưởng phòng.

· Doing Sales admin activities: Quotations, contracts, meeting minutes, sales kits, preparing for Marketing and Sales activities like Promotions, Training, Fairs, Travelling,.Thực hiện các công việc hỗ trợ Kinh doanh như Báo giá, hợp đồng, biên bản họp, chuẩn bị các công cụ, mẫu mã, các chương trình khuyến mãi, đào tạo, hội chợ, đi công tác...

· Participating on ERP, CRM, Website project, Marketing and Communication activities depending on ability/Tham gia các dự án ERP, CRM, WEB hoặc các hoạt động truyền thông, tiếp thị tùy khả năng.

· Receiving purchase requests from the sales team, checking stock availability, inputting sales orders in ERP to create preformat invoice (PI) / Nhận yêu cầu mua hàng từ đội bán hàng, kiểm tra tình trạng còn hàng, nhập đơn đặt hàng bán hàng trong ERP để tạo hóa đơn định dạng trước (PI).

· Sending PI to customers and sales team for payment and delivery follow-up / Gửi PI cho khách hàng và nhóm bán hàng để theo dõi thanh toán và giao hàng.

· Updating stock list and back order, inventory reports / Cập nhật danh sách kho và đơn hàng dự trữ, báo cáo hàng tồn kho.