Senior Officer - Township & Property Management (Nhân viên quản lý Khu Đô thị)

Job Description

Assist superior & management level in managing, supervising operation management company and service providers at Township/Buildings which may relate to relevant parties, monitor building operation management contract and supervise the use of building operation budget. Support hand-over team for handing over units to purchasers. Ensure service providers comply with contract regulations, company procedures and relevant laws. Responsible for coordinating and participating in handing over houses/apartments to buyers according to Company procedures.

Hỗ trợ cấp trên thực hiện, triển khai việc quản lý, giám sát đơn vị quản lý vận hành và các đơn vị cung cấp dịch vụ tại Khu đô thị/Tòa nhà, bao gồm cả những vấn đề cần sự phối hợp với các bộ phận khác có liên quan, phối hợp với các phòng ban trong công ty, quản lý hợp đồng vận hành tòa nhà, giám sát việc sử dụng ngân sách vận hành tòa nhà. Đảm bảo các đơn vị cung cấp dịch vụ tuân thủ theo các quy định hợp đồng, quy trình công ty và quy định của pháp luật liên quan. Chịu trách nhiệm điều phối, tham gia bàn giao nhà/căn hộ đến người mua theo quy trình Công ty.

Key Responsibilities/ Duties:

Trách nhiệm/ Nhiệm vụ chính

1. Assist on the execution of Township & Property Management’s strategic action plan on project basis and timely delivery on each of financial year with the fulfillment of Key Result Areas of the department.

Triển khai các chiến lược hành động đã đề ra cho từng dự án của Phòng Quản lý Đô thị & Tòa nhà, tuân thủ thời gian hoàn thành, đảm bảo thực hiện đầy đủ các hạng mục công việc trọng yếu của phòng ban trong mỗi năm tài chính.

2. Ability to follow up on the execution with improvement & enhancement and proper planning which is in line with managerial capabilities in accordance to Management’s directive, company goals and procedures.

Lên kế hoạch thực hiện, theo dõi công việc để tiến hành cải thiện và cải tiến chất lượng công việc phù hợp với chỉ thị của cấp trên, mục tiêu và quy trình của công ty.

3. Manage and supervise the operation management company and service providers in the township/buildings/sale galleries. Ensure the quality of services provided to residents and customers and comply with the provisions of the contract. Periodically check service quality in township/buildings/sale galleries.

Quản lý, giám sát đơn vị quản lý vận hành và các đơn vị dịch vụ tại khu đô thị/tòa nhà/nhà mẫu. Đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho cư dân, khách hàng và tuân theo quy định tại hợp đồng. Định kỳ kiểm tra chất lượng dịch vụ tại khu đô thị/tòa nhà/nhà mẫu.

4. Supporting role to contract and supplier administration including preparing relevant data and reporting

Hỗ trợ công tác quản lý hợp đồng và các đơn vị cung cấp dịch vụ, bao gồm chuẩn bị việc quản lý hồ sơ và báo cáo.

5. Review and verify documents such as payment requests, proposal, reports etc. from partners, contractors, property management companies before submission for managers’ approval

Kiểm tra các hồ sơ như đề nghị thanh toán, đề xuất, báo cáo v.v được gửi từ đối tác, nhà thầu cung cấp dịch vụ, công ty quản lý tòa nhà trước khi đệ trình lên cấp trên xem xét, phê duyệt

6. Draft official dispatch to the authorities, correspondence to residents, Board of Committee of the residents and customers; translate documents from Vietnamese to English and vice versa for the superiors.

Soạn thảo công văn gửi đến cơ quan chức năng, văn bản phản hồi cho khách hàng, cư dân, Ban Quản trị; dịch văn bản, tài liệu, hồ sơ từ Tiếng Việt sang Tiếng Anh và ngược lại theo phân công của cấp trên

7. Report periodically or unexpectedly as requested by superiors.

Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu từ cấp trên.

8. Coordinate/Participate in handover of the completion units to customers following the Vacant Possession Procedure of the company and acting role as the admin to control and manage the software to report as required by the Management and Head Quarter

Điều phối/Tham gia bàn giao nhà/căn hộ đã thi công hoàn thiện cho khách hàng tuân theo quy trình bàn giao của công ty. Đảm nhận vai trò admin quản lý và kiểm soát thông tin phần mềm bàn giao, báo cáo cho Ban lãnh đạo và HQ theo yêu cầu.

9. Support to organize the First Condominium Conference and hand over to Building Owner Committee.

Hỗ trợ công tác tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu và bàn giao Ban Quản Trị.

10. Any other duties that may be assigned from time to time by the supervisor.

Các nhiệm vụ khác được Quản lý trực tiếp phân công tùy thời điểm.

Job Requirement

Person Specifications/ Các yêu cầu

      Qualifications: Degree in Hospitality, Legal, Real Estate, Property Management or relate discipline.

      Bằng cấp: Tốt nghiệp các ngành Dịch vụ, Luật, Bất Động sản, Quản lý tòa nhà hoặc các ngành khác có liên quan.

      Experience: Minimum 03 years working experience

      Kinh nghiệm: Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm

Specific skills / abilities: Good working knowledge related to property managemen

      Kỹ năng: Hiểu biết các vấn đề liên quan đến quản lý tòa nhà                                                      

      Personal qualities: Able communicate with all levels, assertive and initiative         

Phẩm chất: Có thể giao tiếp với mọi cấp bậc, quyết đoán và chủ động.