Thư ký Kinh doanh - Sales Admin (Thời vụ 6 tháng)

Job Description

I. Các công việc liên quan đến hàng hóa

a. Hàng hóa

- Gửi tồn kho hàng ngày

- Tổng hợp dự trù hàng hóa của Sales hàng tháng, quý theo yêu cầu của Trưởng phòng, BOM.

- Liên hệ và theo dõi các tặng phẩm từ hãng, hàng khuyến mãi.

- Phụ trách mảng thư ký ngành hàng thiết bị văn phòng: Brother, Konica Minolta, Máy chiếu Panasonic, màn hình chuyên dụng Pana

+ Kiểm soát hàng tồn kho (ký nháy các PYC từ các phòng ban trước khi đặt hàng)

+ Giữ hàng tồn kho/ dự án thiết bị văn phòng: Brother, Konica, máy chiếu Panasonic, màn hình Panasonic.

+ Thông báo đến BOM số lượng hàng tồn, dealine ra hàng và hỗ trợ theo dõi đẩy hàng

+ Cập nhật hàng hóa Pending bên hãng cho Kinh doanh

b. Giá, bảo hành, chương trình khuyến mãi

- Thông báo giá sỉ/giá lẻ cho Kinh doanh.

- Thông báo các thông tin sản phẩm thiết bị văn phòng, làm chương trình khuyến mãi cho kinh doanh.

c. Brother:

- Báo số Brother:

+ Cập nhật số Brother cho sale Brother ngày 20 và cuối tháng.

+ Báo cáo số lượng máy và vật tư hàng tháng (trước ngày 5 mỗi tháng) cho Brother.

+ Gửi tồn kho máy Brother theo yêu cầu của hãng.

d. Konica: Báo cáo tồn kho hàng tháng (trước ngày 05)

II. Các công việc của Phòng Kinh doanh Sỉ

- Làm Đơn đặt hàng xuất hàng, Phiếu mua hàng, Đề nghị chi theo yêu cầu của Kinh doanh.

- Làm biểu mẫu, thư ngỏ, chứng nhận đại lý, chứng nhận kỹ thuật, GPBH của nhà phân phối.

- Làm Hợp đồng nguyên tắc, Hợp đồng mua bán, Hợp đồng chiết khấu, Phụ lục Hợp đồng, biên bản bàn giao, thanh lý.

- Tổng hợp doanh số khách hàng, doanh số kinh doanh theo yêu cầu của Kinh doanh từ phần mềm.

- Phối hợp với Phòng Kế Toán để kiểm tra ra doanh số thưởng cuối cùng

- Theo dõi và đặt hàng cabinet, túi xách, hàng khuyến mãi

- Tổng hợp dự trù (kinh doanh sỉ, lẻ, dự án)

- Theo dõi lịch Pending và Phối hợp với bộ phận Kho&Logistic để rút hàng Konica, Brother, Pana về kho Công ty

- Tổng hợp danh sách, thông tin các dự án mua sắm tập trung

- Hỗ trợ Kinh doanh làm hồ sơ thầu.

- Phối hợp tổ chức hội thảo thiết bị văn phòng khi có yêu cầu từ Trưởng phòng.

- Theo dõi và chấm công hàng tháng gửi Phòng Hành chính Nhân sự

- Báo cáo bán hàng tổng hợp hàng tuần.

- Hỗ trợ các công việc khác của kinh doanh khi Kinh doanh ra ngoài hoặc nghỉ phép

- Lưu trữ hồ sơ kinh doanh theo đúng quy định

- Đặt văn Phòng phẩm cho phòng kinh doanh, đề nghị tặng hoa cho Khách hàng

- Thực hiện chế độ Báo cáo công việc theo quy định của Công ty.

- Tham gia các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Công ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng/Phó phòng Kinh doanh và Ban Tổng Giám đốc phân công.