THƯ KÝ PHÒNG VẬN HÀNH TÒA NHÀ

Job Description

Thư ký phòng Vận hành Tòa nhà sẽ hỗ trợ Trưởng phòng Vận hành Tòa nhà trong các hoạt động điều hành về kế toán và tài chính, bảo trì và vận hành, giám sát nhà cung cấp, mua vật liệu, thiết bị & vật tư, dịch vụ lưu trú và bộ phận trợ giúp. Điều phối viên cũng được yêu cầu cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm.

- Chuẩn bị và phát hành các hướng dẫn, ghi chú của của tòa nhà theo sự chỉ đạo của trưởng phòng.

- Tiến hành kiểm tra thường xuyên để đảm bảo các quy trình an toàn tại chỗ được áp dụng và hoạt động. Và hỗ trợ thực hiện các thủ tục an toàn khi cần thiết.

- Tiến hành kiểm tra và đánh giá địa điểm để đảm bảo tất cả các quy trình xây dựng và biện pháp thực hiện được duy trì mọi lúc

- Ghi lại các công việc liên quan đến công tác bảo trì: Phiếu Yêu Cầu dịch vụ, số lượng công việc hoàn thành, báo cáo tình tình thực hiện Bảo trì định kỳ (PPM), báo giá dịch vụ, tình hình thanh toán…

- Tổ chức và lưu giữ hồ sơ của các dự án theo đúng quy trình. Thường xuyên cập nhật tình trạng hồ sơ trong bộ phận.

- Quản lý thiết bị, công cụ, danh sách nhà cung cấp, tạo PR, theo dõi PO.

- Có trách nhiệm tuân thủ theo luật lao động, các chính sách và các các thủ tục khác của bệnh viện, ngoài ra còn các nhiệm vụ khác được giao phó từ trưởng phòng.

- Đảm bảo tuân thủ với các chính sách về an toàn và luật pháp quy định

- Có trách nhiệm quản lý và bảo vệ tài sản của công ty

- Hỗ trợ quản lý tất cả các nhà thầu tại công trường để đảm bảo họ thực hiện theo các tiêu chuẩn bắt buộc (bao gồm cả việc kiểm tra công việc của nhà cung cấp)

- Hỗ trợ các quy trình tài chính để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu quản lý tài chính được hoàn thành một cách kịp thời và chính xác

- Tham gia và ghi lại biên bản sau đó trình Trưởng phòng phê duyệt (nếu có) các cuộc họp liên quan: họp nội bộ, họp công ty, họp với nhà cung cấp cho các dự án khác…

Job Requirement

Học vấn/ Education

-   Bằng Cử nhân

Yêu cầu kinh nghiệm/ Experience required

 -   Yêu cầu ít nhất 2 đến 3 năm ở vị trí tương đương

-   Ưu tiên có kinh nghiệm về cơ sở vật chất, quản lý tài sản, bệnh viện, khách sạn hoặc lĩnh vực liên quan

-   Kiến thức về các yêu cầu an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, các cơ sở quan trọng và quản lý nhà cung cấp cho các dịch vụ chuyên biệt là một lợi thế

-   Hiểu biết về các khía cạnh kỹ thuật cơ bản của tài sản (Điều hòa không khí trong phòng máy tính, Hệ thống làm lạnh, Hệ thống phòng cháy chữa cháy, Hệ thống cơ điện, Hệ thống BMS) là một lợi thế

Các yêu cầu khác (Chứng chỉ)/ Other requirements (Certificates)

 -   Có khả năng làm việc theo nhóm và làm việc độc lập.

-   Định hướng mục tiêu và định hướng để giải quyết vấn đề nhanh chóng

-   Kỹ năng giao tiếp tốt với tư duy dịch vụ (hướng đến Khách hàng)

-   Có kiến thức về các yêu cầu về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

-   Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và ‘có thể thực hiện’ với thái độ tích cực

​-   Linh hoạt, tự tin, năng động, mạnh mẽ và đáng tin cậy

 -   Khả năng hiểu và giải thích hợp đồng thương mại

-   Phải thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp và thân thiện với khách hàng và tự tin tương tác với tất cả các cấp của tổ chức từ Trưởng Khoa/ Phòng đến các nhà thầu

-   Thể hiện khả năng ưu tiên và quản lý việc hoàn thành các dự án một cách hiệu quả và kịp thời