THƯ KÝ TỔNG GIÁM ĐỐC

Job Description

1. Theo dõi lịch làm việc của Tổng giám đốc:

- Quản lý và theo dõi chi tiết lịch làm việc, lịch họp theo chỉ đạo từ Tổng giám đốc.

- Nhắc nhở và thông tin đến các Phòng ban/BP có liên quan đến lịch làm việc của Tổng giám đốc hoặc các buổi họp theo yêu cầu của Tổng giám đốc.

- Viết biên bản cuộc họp và văn bản hoá các chỉ đạo từ Tổng giám đốc.

2. Tổng hợp báo cáo từ các Phòng ban/BP, theo dõi tiến độ thực hiện các kế hoạch triển khai công việc, báo cáo kịp thời với TGĐ/TP.KD:

- Tổng hợp báo cáo làm việc, tiến độ làm việc từ các Phòng ban/BP.

- Thiết lập phương thức báo cáo giữa các Phòng ban/BP bằng các hình thức, thiết bị phù hợp.

- Nắm bắt toàn bộ quá trình hoạt động và tiến độ công việc để cung cấp thông tin kịp thời đến Tổng giám đốc định kỳ/đột xuất.

3. Truyền tải thông tin từ Tổng giám đốc đến các Phòng ban/BP khi có yêu cầu:

- Nhận thông tin và chuyển đến các Phòng ban/BP trên hình thức văn bản và nhiều hình thức khác tuỳ tính chất công việc.

- Ghi nhận thông tin, phản biện, ý kiến từ các Phòng ban/BP và thông tin lại Tổng giám đốc để xử lý, có hướng giải quyết kịp thời.

- Ghi nhận thông tin, sự việc trong quá trình vận hành và báo cáo kịp thời.

- Tiếp nhận và tập hợp các hồ sơ trình ký từ các Phòng ban/Bộ phận và chuyển đến Tổng giám đốc; đảm bảo tính tuân thủ, nguyên tắc và bảo mật thông tin.

4. Thực hiện công tác chuẩn bị và hỗ trợ Ban TGĐ trong công tác tiếp khách, đoàn:

- Tiếp nhận thông tin khách ghé thăm và chuyển thông tin đến các bên liên quan.

- Đề nghị/yêu cầu các Phòng ban/Bộ phận liên quan thực hiện các công tác đón tiếp khách.

- Tham gia và hỗ trợ tiếp khách; ghi nhận thông tin quá trình tiếp khách.

5. Các công việc khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp.