Trial Lab Assistant

Job Description

Giới thiệu Viện Đại học Sydney Việt Nam (SVI)/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giả, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua, SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Trợ Lý Xét Nghiệm / Trial Lab Assistant

Mô tả vị trí/Job Description

Trong vai trò Trợ lý Xét nghiệm lâm sàng, cá nhân chịu trách nhiệm cho việc giám sát và quản lý về chất lượng đối với các mẫu xét nghiệm trong thử nghiệm lâm sàng, đảm bảo rằng mẫu xét nghiệm trong các thử nghiệm lâm sàng được thu thập đầy đủ và đúng cách, được bảo quản và vận chuyển trong các điều kiện phù hợp, qua đó đảm bảo rằng các mẫu xét nghiệm có chất lượng cao, kết quả xét nghiệm đầy đủ và chính xác, qua đó đảm bảo dữ liệu nghiên cứu tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc tế về Thực hành lâm sàng tốt (GCP)

In the role of Trial Lab Assistant, you are responsible for the supervision and quality management of clinical trial specimens, ensuring that specimens in clinical trials are collected completely and properly, stored and transported under appropriate conditions, thereby ensuring that specimens are of high quality, test results are complete and accurate, thereby ensuring research data complies with international standards of Good Clinical Practice (GCP).

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities

- Thực hiện/giám sát quy trình thu thập bệnh phẩm của người tham gia nghiên cứu theo quy trình chuẩn và đề cương nghiên cứu/Implement/supervise the process of collecting specimens from research participants according to standard procedures and research protocol;

- Thực hiện/giám sát/theo dõi việc bảo quản, đóng gói và vận chuyển mẫu bệnh phẩm sau khi thu thập từ người tham gia tới phòng xét nghiệm được chỉ định, đảm bảo các mẫu bệnh phẩm được bảo quản theo đúng quy định về điều kiện, thời gian cũng như quy trình của nghiên cứu. Thực hiện đúng quy trình về quản lý mẫu trong vận chuyển để đảm bảo an toàn cho phòng xét nghiệm, nhân viên vận chuyển mẫu, và cộng đồng/ Implement/supervise/monitor the storage, packaging and transportation of specimens after collection from participants to the designated laboratory, ensuring that specimens are stored in accordance with regulations about conditions, time as well as research procedures. Conduct the appropriate specimen management during transportation to ensure safety for the laboratory, courier and the community;

- Theo dõi và đảm bảo kết quả xét nghiệm được trả từ phòng xét nghiệm đến đơn vị nghiên cứu đúng yêu cầu, kịp thời phát hiện các bất thường trong kết quả xét nghiệm và trao đổi với cán bộ phụ trách và quản lý nghiên cứu/Monitor and ensure test results are returned from the laboratory to the study site as required, promptly detect abnormalities in test results and discuss with staff in charge and trial managers;

- Nhập kết quả xét nghiệm của người tham gia vào hệ thống database của nghiên cứu/Input the test results of the participants into the research database;

- Theo dõi việc bảo quản, lưu mẫu và vận chuyển các mẫu bệnh phẩm cần lưu trữ dài hạn để làm các xét nghiệm trong các nghiên cứu nhánh, kiểm tra nhiệt độ lưu trữ cho các thiết bị lạnh/Monitor the preservation, storage and transportation of specimens that need long-term storage for testing in branch studies; temperature mornitoring for the cold chain units

- Thiết lập sổ theo dõi để quản lý tất cả mẫu bệnh phẩm của người tham gia tại đơn vị mình phụ trách/Set up a monitoring log to manage all specimens of participants at the site you are in charge of.

- Hỗ trợ chuẩn bị cho quá trình thanh tra/ kiểm tra từ Nhà tài trợ, Bộ Y Tế hoặc các đơn vị liên quan. Đảm bảo hồ sơ tài liệu được thiết lập và quản lý theo đúng quy trình chuẩn và đề cương nghiên cứu.

Provide support to prepare for the inspection/monitoring process from the Sponsor, the Ministry of Health or related Parties. Ensure that documents are established and managed in accordance with standard operating procedures and research protocol.

Tập huấn và giám sát/Training and oversight:

· Soạn thảo các quy trình thực hành chuẩn chung và quy trình cụ thể cho từng nghiên cứu và các tài liệu tập huấn cho nhân viên y tế tại địa phương/ Develop cross-study and study-specific Standard Operating Procedures (SOPs) and training materials for local health staff.

· Hỗ trợ tổ chức các lớp tập huấn các nhân viên y tế tại địa phương/Provide support for training of local health staff;

· Hỗ trợ tại chỗ, hướng dẫn cho điều dưỡng và kỹ thuật viên phòng xét nghiệm tại cơ sở nghiên cứu về quy trình xét nghiệm và các yêu cầu/ biểu mẫu đi kèm/Provide on-site support and guidance to nurses and laboratory technicians at the study site regarding testing procedures and accompanying requirements/forms.

Hợp tác nhóm/Team collaboration:

· Phối hợp chặt chẽ với các cán bộ phòng xét nghiệm tại đơn vị nghiên cứu và cán bộ xét nghiệm tại phòng xét nghiệm trung tâm/vùng/Coordinate closely with laboratory staff at the study site and laboratory staff at the central/regional laboratory;

· Làm việc chặt chẽ với Điều phối Thử nghiệm lâm sàng, Quản lý vùng và Quản lý số liệu/ Collaborate closely with Clinical Trial Coordinator, Regional Management and Data Managemen;

· Báo cáo cho Quản lý thử nghiệm lâm sàng; Trưởng đơn vị Thử nghiệm lâm sàng và Nghiên cứu viên chính về những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến trong nghiên cứu/Report to Trial Manager; Head of the Clinical Trial Unit and Principal Investigator about unexpected problems arising during the study.

Hỗ trợ hậu cần/Logistical support:

· Hỗ trợ chuẩn bị Hợp đồng (nghiên cứu, dịch vụ, tư vấn,…) với các Phòng xét nghiệm của Bệnh viện hợp tác và điều phối quá trình thương thảo hợp đồng các bên tham gia. Giải quyết những câu hỏi, nội dung phát sinh từ đối tác chuyên nghiệp và kịp thời.

Support contract preparation (research, services, consulting,...) with the Hospital's Laboratories to cooperate and coordinate the contract negotiation process of the participating Parties. Solve questions and arising concerns from Parties in a professional and timely manner.

· Chuẩn bị nghiên cứu bao gồm hóa chất, sinh phẩm, hồ sơ, dụng cụ xét nghiệm, mẫu xét nghiệm và dữ liệu của bệnh nhân, cùng với các vật tư và tài liệu khác/Study preparation including chemicals, biologicals records, testing instruments, specimens, and patient data, along with other study supplies and documents,

· Quản lý vật tư xét nghiệm tại đơn vị nghiên cứu, phân phát, ghi chép và theo dõi số lượng sinh phẩm và vật tư tiêu hao còn tồn và về chuỗi cung ứng của tất cả các sản phẩm nêu trên/Manage testing supplies at the study site, distribute, record and monitor the number of biological products and consumables in stock and the supply chain of all the above products,

· Tiến hành kiểm kê định kỳ và tổng hợp các yêu cầu về sinh phẩm và vật tư tiêu hao và xử lý quy trình mua sắm để đảm bảo hoạt động nghiên cứu không bị ảnh hưởng bởi việc thiếu vật tư/Conduct periodic inventories and compile biological and consumable requirements and handle procurement processes to ensure research activities are not affected by lack of supplies,

· Hỗ trợ việc thu thập báo giá cho thiết bị, sinh phẩm và vật tư xét nghiệm khi cần thiết/ Assist in obtaining quotes for equipment, biological products and testing supplies when necessary.

· Hỗ trợ thanh toán chi phí cho đối tác đúng theo điều kiện và điều khoản của Hợp đồng.

Support payment of costs to partners in accordance with the terms and conditions of the Contract.

Các công việc khác/Other tasks:

· Các công việc khác khi được yêu cầu/Other tasks as required.

Job Requirement

Trình độ học vấn/Education:

·       Bằng cử nhân trong lĩnh vực xét nghiệm và/hoặc lĩnh vực liên quan/Bachelor's degree in laboratory and/or related field

 Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc/Skills and Work Experience:

·       Kinh nghiệm triển khai thử nghiệm lâm sàng ở Việt Nam là một lợi thế/Experience in implementation of clinical trials in Vietnam is an advantage

·       Kiến thức/kinh nghiệm về tất cả các hướng dẫn/quy định liên quan/Knowledge/experience of all relevant guidance/regulations

·       Kiến thức về hướng dẫn ICH GCP/Knowledge of ICH GCP guidelines

·       Kiến thức về GCLP hoặc ISO 15189 là một lợi thế/ Knowledge of GCLP or ISO 15189 is preferred

·       Khả năng làm việc trong nhóm và độc lập/Ability to work as a member of a team and independently

·       Kỹ năng giao tiếp tốt và có khả năng hợp tác chặt chẽ với các nhân viên y tế tại địa phương/Strong diplomatic skills and able to collaborate closely with government health staffs

·       Có ý chí, sẵn sàng học hỏi, có tinh thần làm việc nhóm cao, cung cấp dịch vụ tốt, và có khả năng làm việc dưới áp lực và thời gian hạn chế/Highly motivated, willing to learn, service-oriented, and able to work under pressure within a limited time frame

·       Khả năng lập kế hoạch chiến lược, ưu tiên công việc hiệu quả và linh hoạt/Ability to plan strategically, prioritise efficiently and flexible

·       Có độ chính xác cao, chăm chỉ, và khả năng lắng nghe tốt/ Ability to pay close attention to detail, hardworking, and good listening skills

·       Kỹ năng sắp xếp, theo dõi và ghi chép/Organizing, monitoring and recording skills

·       Khả năng sử dụng Tiếng Anh tốt/Good English language skills

Các mối quan hệ chủ chốt/Key Relationships:

Báo cáo trực tiếp: Quản lý thử nghiệm lâm sàng của Viện Đại học Sydney Việt Nam/Direct report: Trial Manager of the University of Sydney Vietnam Institute

Cấp độ công việc: Trợ lý - ngạch 2

Job Level: Assistant - grade 2

Địa điểm: Trụ sở tại TP Hồ Chí Minh

Location: Based in Ho Chi Minh City

 Thời hạn hợp đồng: 1 năm, có thể được gia hạn tùy thuộc vào hiệu quả hoạt động và khả năng kinh phí

Contract Duration: 1 year appointment with possibility of extension based on performance and funding availability