Trợ Lí Cố Vấn Đại Học/University Counselling Assistant

Job Description

Để hoàn thành mọi trách nhiệm và nhiệm vụ, Trợ lý Cố vấn Đại học Trung học phải thể hiện cam kết với các mục tiêu, chính sách và đạo đức của RGS Việt Nam, đồng thời cố gắng duy trì những điều này thông qua hành vi cá nhân và mối quan hệ hiệu quả với đồng nghiệp và học sinh.

Quản Lí Trực Thuộc: Cố Vấn Đại Học, Điều Phối Viên Chương Trình Văn Bằng Tú Tài (DP), và Quản Lí Văn Phòng Hiệu Trưởng Trung Học.

Giám Đốc Trực Thuộc: Hiệu Trưởng Khối Trung Học

Trách Nhiệm:

1. Công việc liên quan đến Cố vấn Đại học/Chương trình Tú Tài

● Hỗ trợ Cố vấn Đại học trong việc liên hệ với các trường đại học, trường học và tổ chức giáo dục để tạo dựng và duy trì các mối quan hệ.

● Dịch các thông điệp của Cố vấn Đại học và Điều phối viên DP tới phụ huynh khối Sixth Form và các tài liệu từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại; duy trì tính bảo mật của tất cả các tài liệu và thông tin nhạy cảm.

● Sắp xếp lịch họp và hỗ trợ phiên dịch cho các cuộc họp giữa Cố vấn Đại học/Điều phối viên DP và phụ huynh.

● Nhập dữ liệu của học sinh và phụ huynh vào hệ thống máy tính của trường (ví dụ: ManageBac, Maia Learning, danh sách lớp và thư mục dùng chung trên máy chủ)

● Tạo và cập nhật Điểm dự đoán và Bảng điểm chính thức cho học sinh Year 13 (Lớp 12) khi điểm được công bố.

● Hỗ trợ và Phối hợp với Văn phòng Nhà trường để tổng hợp và chuẩn bị các tài liệu cần thiết của học sinh để nộp đơn vào Đại học, bao gồm nhưng không giới hạn ở Chứng Nhận về Tình trạng học sinh, Báo cáo của Trường, Bảng điểm của Trường, v.v. Đảm bảo bản mềm của các tài liệu này được ghi lại và chuyển xác nhận đến ký trước khi phát cho học sinh.

● Hỗ trợ Cố vấn Đại học và phối hợp với các bộ phận khác tổ chức các triển lãm đại học và các sự kiện tư vấn đại học.

● Chuẩn bị Phiếu Yêu cầu công việc, Đơn đặt hàng và Phiếu yêu cầu thanh toán liên quan đến tư vấn đại học, Chương trình Tú tài hoặc các sự kiện của khối Sixth Form. Chào mừng các đại diện của trường đại học và hỗ trợ họ sắp xếp bàn tư vấn với các tài liệu quảng cáo và logo của trường đại học.

● Tham dự các triển lãm đại học của trường đại học, các sự kiện giáo dục, hội thảo và đào tạo chuyên môn khác theo sự phân công hoặc yêu cầu.

● Hỗ trợ và thực hiện các công việc hành chính khác do Trưởng khối Trung học, Điều phối viên Văn bằng, Trưởng phòng Trung học và Cố vấn Đại học giao.

2. Công việc hành chính khối trung học (Khối Sixth Form)

● Kiểm tra điểm danh của học sinh khối Sixth F vào mỗi buổi sáng và thông báo cho giáo viên Trung học thông qua ManagerBac.

● Phối hợp với Phòng Quản sinh trong việc ghi chép điểm danh và bữa trưa của học sinh khối Sixth Form hàng ngày.

● Trả lời email hoặc điện thoại của học sinh và phụ huynh Sixth Form để tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu, vướng mắc của các em (nếu có).

● Phối hợp với Phòng Quản sinh và Kế toán gửi giấy thông báo học phí cho phụ huynh học sinh khối Sixth Form và nhắc nhở đóng học phí

● Thực hiện các nhiệm vụ chung của văn phòng bao gồm: mở và phân loại bưu phẩm; nộp hồ sơ; sao chụp; duy trì nhật ký văn phòng; theo dõi/đặt hàng văn phòng phẩm theo yêu cầu.

● Đảm bảo khu vực văn phòng của trường luôn chào đón, gọn gàng và ngăn nắp. Đảm bảo tất cả các hồ sơ của trường được cập nhật, gọn gàng và có trật tự tốt.

● Tham gia khóa đào tạo liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm như được nêu trong bản mô tả công việc này.

● Hỗ trợ và thực hiện các công việc hành chính khác do Trưởng khối Trung học, Điều phối viên Văn bằng, Trưởng phòng Trung học và Cố vấn Đại học giao.

Lương & Quyền lợi:

- Lương và quyền lợi cạnh tranh

- Health Care & Insurance Benefit for Employees

- Quyền lợi Bảo hiểm và Chăm sóc sức khoẻ cho Nhân viên

- International and friendly working environment

- Môi trường làm việc thân thiện và quốc tế