Trợ Lý Điều Hành Kinh Doanh

Job Description

1. Công việc hỗ trợ Bộ Phận Dự án (Kinh Doanh & Tư Vấn Dự Án)

- Quản lý dữ liệu dự án trên phần mềm (tìm kiếm, kiểm tra thông tin, thu hồi dự án,..)

- Theo dõi tình hình khai thác các dự án trọng điểm (must win) và tiềm năng (qua email/ group làm việc online/ trực tiếp tại văn phòng/ báo cáo), đưa ra các cảnh báo khi có rủi ro

- Tiếp nhận các tờ trình/ đề xuất, kiểm tra và trình duyệt Ban Giám Đốc (yêu cầu giữ hàng, xuất hàng trình mẫu, thanh toán, công tác-quyết toán,…)

- Hỗ trợ Bộ Phận Tư vấn Dự Án chăm sóc khách hàng, thiết kế

- Quản lý, tổ chức sắp xếp thư viện tài liệu về sản phẩm, form mẫu,...phục vụ hoạt động Bộ Phận Dự Án

- Lọc dữ liệu định kỳ phân bổ cho Bộ Phận Dự Án và tìm kiếm các thông tin liên quan

- Quản lý số lượng POSM, catalogue, sales tool các thương hiệu đảm bảo đáp ứng nhu cầu Bộ Phận Dự Án.

- Soạn thảo văn bản thư mời hợp tác, thư giới thiệu, biên bản cuộc họp, văn bản khác phục vụ công việc của bộ phận Dự Án khi phát sinh yêu cầu.

- Soạn thảo, điều chỉnh, cập nhật cải thiện quy trình công việc bộ phận Dự án, company profile,...

- Biên/ Phiên dịch khi có yêu cầu

2. Tổ chức - Đào tạo

- Tổ chức các buổi tiếp khách giới thiệu sản phẩm tại showroom (showroom tour), mini-workshop, event với các công ty thiết kế.

- Tổ chức các đợt đào tạo nội bộ (sản phẩm) và đào tạo/ hướng hội nhập nhân viên mới (Quy trình, phần mềm, biểu mẫu,..).

- Tổ chức các hoạt động kết nối-giao lưu trong Bộ Phận Dự án và với các Bộ Phận khác

- Khảo sát sau đào tạo, tổng hợp bài thu hoạch, đánh giá kết quả chất lượng sau đào tạo

3. Báo cáo-Phân tích

- Tổng hợp, phân tích báo cáo/ KPI/ kết quả công việc của Bộ Phận Dự Án (Kinh Doanh và Tư Vấn Dự Án) và dữ liệu nghiên cứu thị trường-đối thủ.

- Giám sát hoạt động của tất cả nhân viên Bộ Phận Dự Án, theo dõi, đôn đốc và báo cáo khi có bất thường, phối hợp thông tin với các bộ phận liên quan