Trợ lý hành chính (biết Tiếng Trung) - 行政助理（會中文）

Job Description

1. 行政管理

• 負責公司日常行政事務，包括文檔管理、檔案歸檔及郵件收發等。

• 協助辦公室物資管理，如辦公用品採購、設備維護和盤點等。

• 協調公司內部行政流程，確保運營效率。

2. 語言翻譯

• 提供中文、越南語及英語之間的口頭或書面翻譯服務。

• 協助處理與當地政府機構、合作夥伴及供應商之間的中文溝通事宜。

• 翻譯並整理內部文件、會議記錄及業務報告。

3. 會議與行程安排

• 負責團隊及管理層的日常行程管理，包括預約、行程規劃及提醒。

• 協助安排內部會議、外部會談、培訓和其他活動。

• 協助預訂機票、酒店及交通工具，保障商務旅行順利。

4. 資料與報告處理

• 協助準備各類報表、分析資料及簡報。

• 編寫會議記錄及行政報告，確保信息準確無誤。

• 整理並維護公司數據庫或其他關鍵信息。

5. 溝通協調

• 作為公司內部與越南當地供應商、客戶及合作夥伴的橋樑，協助處理各類協調事宜。

• 協助跨部門溝通，確保信息傳遞及執行順暢。

6. 人事協助

• 協助處理員工招聘流程，包括發布職位信息、安排面試及初步篩選。

• 支持新員工的入職、培訓及辦公需求的準備。

• 協助員工考勤記錄、假期管理及其他人事相關事務。

7. 財務與採購支持

• 協助基礎財務工作，如發票處理、費用報銷及簡單的財務記錄。

• 與供應商協商並處理採購事宜，確保物資充足並符合公司預算。

8. 其他任務

• 協助上級主管處理臨時交辦的任務。

• 在需要時支援特殊項目或活動的組織與執行。

• 維護辦公室環境整潔並促進團隊協作。

Mô tả công việc:

1. Quản lý hành chính
   • Chịu trách nhiệm xử lý công việc hành chính hàng ngày của công ty, bao gồm quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ và tiếp nhận/gửi thư từ.
   • Hỗ trợ quản lý vật tư văn phòng như mua sắm, bảo trì và kiểm kê thiết bị.
   • Điều phối quy trình hành chính nội bộ để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
2. Biên phiên dịch ngôn ngữ
   • Cung cấp dịch vụ phiên dịch và dịch thuật giữa tiếng Trung, tiếng Việt và tiếng Anh.
   • Hỗ trợ xử lý các vấn đề giao tiếp bằng tiếng Trung với cơ quan chính phủ, đối tác và nhà cung cấp địa phương.
   • Dịch và tổng hợp các tài liệu nội bộ, biên bản cuộc họp và báo cáo kinh doanh.
3. Sắp xếp lịch họp và lịch trình
   • Quản lý lịch trình hàng ngày của nhóm và cấp quản lý, bao gồm đặt lịch hẹn, lập kế hoạch công tác và nhắc nhở.
   • Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp nội bộ, hội đàm bên ngoài, đào tạo và các sự kiện khác.
   • Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện di chuyển để đảm bảo chuyến công tác diễn ra suôn sẻ.
4. Xử lý tài liệu và báo cáo
   • Hỗ trợ chuẩn bị các loại báo cáo, phân tích dữ liệu và thuyết trình.
   • Ghi chép biên bản cuộc họp và báo cáo hành chính để đảm bảo thông tin chính xác.
   • Tổ chức và duy trì cơ sở dữ liệu công ty hoặc các thông tin quan trọng khác.
5. Giao tiếp và điều phối
   • Là cầu nối giữa công ty với các nhà cung cấp, khách hàng và đối tác địa phương tại Việt Nam để xử lý các vấn đề điều phối.
   • Hỗ trợ giao tiếp giữa các bộ phận để đảm bảo thông tin được truyền tải và thực hiện trơn tru.
6. Hỗ trợ nhân sự
   • Hỗ trợ quá trình tuyển dụng nhân sự, bao gồm đăng tin tuyển dụng, sắp xếp phỏng vấn và sàng lọc sơ bộ.
   • Hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình nhập việc, đào tạo và chuẩn bị môi trường làm việc.
   • Hỗ trợ quản lý chấm công, nghỉ phép và các công việc hành chính nhân sự khác.
7. Hỗ trợ tài chính và mua sắm
   • Hỗ trợ các công việc tài chính cơ bản như xử lý hóa đơn, hoàn công tác phí và ghi chép tài chính đơn giản.
   • Thương lượng và xử lý các giao dịch mua sắm với nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung cấp đủ và phù hợp với ngân sách công ty.
8. Các nhiệm vụ khác
   • Hỗ trợ cấp trên trong các công việc được giao đột xuất.
   • Hỗ trợ tổ chức và thực hiện các dự án hoặc sự kiện đặc biệt khi cần thiết.
   • Duy trì môi trường văn phòng sạch sẽ và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.

Job Description:

1. Administrative Management
   • Handle daily administrative tasks, including document management, filing, and mail handling.
   • Assist in office supplies management, such as procurement, maintenance, and inventory control.
   • Coordinate internal administrative processes to ensure operational efficiency.
2. Language Translation
   • Provide verbal and written translation services between Chinese, Vietnamese, and English.
   • Assist in handling Chinese communication with local government agencies, partners, and suppliers.
   • Translate and compile internal documents, meeting minutes, and business reports.
3. Meeting & Schedule Management
   • Manage daily schedules for teams and management, including appointments and reminders.
   • Assist in arranging internal meetings, external discussions, training sessions, and other events.
   • Help book flights, hotels, and transportation to ensure smooth business travel.
4. Data & Report Processing
   • Assist in preparing reports, data analysis, and presentations.
   • Document meeting minutes and administrative reports accurately.
   • Organize and maintain the company's database and key information.
5. Communication & Coordination
   • Act as a liaison between the company and local suppliers, customers, and partners.
   • Support cross-department communication for smooth information flow and execution.
6. HR Assistance
   • Assist with recruitment, including posting job listings, scheduling interviews, and initial screening.
   • Support new employee onboarding, training, and workspace setup.
   • Manage attendance records, leave tracking, and other HR-related matters.
7. Finance & Procurement Support
   • Assist with basic financial tasks like invoice processing, reimbursement, and record-keeping.
   • Negotiate and handle procurement transactions, ensuring sufficient and budget-friendly supplies.
8. Other Tasks
   • Support assigned tasks from senior management.
   • Assist in special projects and event organization.
   • Maintain a clean office environment and promote teamwork.

Job Requirement

1. 語言能力

                •           流利的中文（口語及書面）。

                •           熟悉越南語，具備基本英語能力者優先。

2. 教育背景

                •           大專及以上學歷，專業不限（行政管理、商業管理優先）。

3. 工作經驗

                •           1-3年行政或助理相關工作經驗，有外資公司或跨國企業經驗者優先。

4. 技能要求

                •           熟練操作 Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）及其他辦公軟件。

                •           擅長多任務處理，有良好的組織與協調能力。

5. 個人特質

                •           細心負責，工作條理清晰。

                •           具備優秀的溝通能力與跨文化協作能力。

                •           有團隊精神，能快速適應多變的工作環境。

薪資待遇：

                •           月薪範圍： 根據經驗而定。

                •           福利待遇：

                           - 符合越南法律的社保、醫保及其他福利。

                           - 年底獎金及年度薪資調整。

                           - 提供員工培訓及職業發展機會。

Yêu cầu công việc:

1. Khả năng ngôn ngữ
   • Thành thạo tiếng Trung (nói và viết).
   • Biết tiếng Việt, ưu tiên ứng viên có khả năng tiếng Anh cơ bản.
2. Trình độ học vấn
   • Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, không yêu cầu chuyên ngành cụ thể (ưu tiên Quản trị hành chính, Quản trị kinh doanh).
3. Kinh nghiệm làm việc
   • 1-3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính hoặc trợ lý.
   • Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong công ty nước ngoài hoặc doanh nghiệp đa quốc gia.
4. Kỹ năng yêu cầu
   • Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm văn phòng khác.
   • Kỹ năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, có tổ chức và khả năng điều phối tốt.
5. Tố chất cá nhân
   • Cẩn thận, có trách nhiệm và làm việc có hệ thống.
   • Kỹ năng giao tiếp xuất sắc và có khả năng hợp tác đa văn hóa.
   • Có tinh thần đồng đội và thích nghi nhanh với môi trường làm việc linh hoạt

Chế độ đãi ngộ:

• Mức lương: tùy vào kinh nghiệm.
• Phúc lợi:
  • Chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo luật pháp Việt Nam.
  • Thưởng cuối năm và điều chỉnh lương hàng năm.
  • Cơ hội đào tạo và phát triển sự nghiệp.

**Giờ làm việc:**

Từ thứ Hai đến thứ Sáu: 08:00 - 17:00 (nghỉ trưa: 12:00 - 13:00)