Trợ Lý Hành Chính Nhân Sự – Hợp Đồng 6 Tháng

Job Description

I - Trách nhiệm về công việc hành chính:

• Chào đón khách, tiếp nhận các cuộc gọi đến và chuyển cho phòng ban liên quan.
• Nhận và lưu lại thông tin về tất cả thư từ đến và đi.
• Thực hiện việc mua văn phòng phẩm hàng tháng và các thiết bị văn phòng.
• Đề xuất mua đồng phục và cấp phát đồng phục, tủ locker cho nhân viên.
• Chuẩn bị phần ăn trưa và phần ăn tăng ca cho nhân viên. Đặt nước uống cho khu vực văn phòng và các đối tác đến nhà máy.
• Phối hợp, trao đổi các vấn đề liên quan với nhà thầu và các đối tác cung cấp dịch vụ về điện, nước cấp và xử lý chất thải (VSIP), điện thoại, mạng internet, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ và theo dõi tình trạng của các hợp đồng dịch vụ liên quan.
• Theo dõi hồ sơ khám sức khỏe định kỳ, an toàn vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy…
• Dịch các chứng từ liên quan.
• Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ định.

II- Trách nhiệm về công việc nhân sự:

• Báo cáo chấm công hàng tháng, kiểm tra, ghi nhận các trường hợp vắng mặt, đi trễ, nghỉ phép, …
• Hợp tác với dịch vụ cung ứng lao động để quản lý các công nhân thời vụ và làm báo cáo chấm công hàng tháng.
• Báo cáo BHXH hàng tháng (tăng/ giảm nhân viên, nghỉ bệnh/ thai sản, …).
• Soạn thảo các quyết định về khen thưởng, bổ nhiệm, kỷ luật lao động, quyết định thôi việc và các chứng từ liên quan.
• Tham gia vào việc tuyển dụng và chuẩn bị các chứng từ liên quan cho việc phỏng vấn, chào đón nhân viên mới và giúp họ nhanh chóng thích nghi với công ty.
• Sắp xếp, quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ thông tin nhân viên (thẻ BHYT, sổ BHXH, …).
• Soạn thảo thư mời nhận việc, HĐLĐ và theo dõi tình trạng hợp đồng để gia hạn kịp thời.
• Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ định.