Trưởng phòng Dự án

Job Description

1. Tiếp nhận, điều hành, triển khai, hoàn thành các Hợp đồng/Dự án thuộc từ Phòng Kinh doanh kí kết hoặc cấp trên giao triển khai trong khu vực phụ trách.

• Là đầu mối tiếp nhận các Hợp đồng kinh tế từ cấp trên.
• Xây dựng Bảng mô tả dự án.
• Lập danh mục thống kê tổng hợp và theo dõi, báo cáo cho cấp trên hiện trạng các dự án.
• Tham gia xây dựng, xác định phạm vi công việc cùng Kỹ sư dự án, tiếp nhận các yêu cầu liên quan, kiểm tra/theo dõi việc thiết lập cấu trúc công việc của dự án.
• Trực tiếp điều hành, triển khai các Dự án lớn
• Kiểm soát, theo dõi, phê duyệt các công việc/chi phí phát sinh, việc thực hiện cung cấp theo đúng phạm vi công việc theo Hợp đồng của Kỹ sư dự án.

2. Quản lý Tiến độ chung các dự án

• Hướng dẫn, theo dõi các Phó Phòng Dự Án và các Kỹ sư Dự án quản lý tiến độ các dự án dựa vào phần mềm QLDA Simplamo:
• Xác định phạm vi công việc, các đầu việc
• Quy trình, trình tự triển khai công việc
• Xây dựng kế hoạch triển khai Dự án theo tiến độ Hợp đồng
• Kiểm soát, theo dõi việc triển khai, hoàn thành dự án theo các mốc, deadline, kế hoạch đã đề ra

3. Quản lý Ngân sách, Chi Phí Dự án

• Tham gia cùng BP Khảo sát thiết kế, Phòng Kế Hoạch, Kỹ sư dự án xây dựng hồ sơ thiết kế, BOM, ngân sách triển khai, kế hoạch ngân sách
• Tham gia, theo dõi việc xây dựng dự toán/khái toán triển khai
• Hướng dẫn Kỹ sư dư án xây dựng kế hoạch tài chính, giải chi với cấp trên và BP Kế toán, Kế toán Dự án
• Kiểm tra, phê duyệt hồ sơ giải chi, thanh toán chi phí triển khai
• Kiểm tra, phê duyệt các thay đổi về chi phí triển khai, phát sinh tăng/giảm
• Đảm bảo các Dự án đạt hiệu quả,về Đảm bảo chi phí theo dự toán/khái toán, chi phí tối ưu.

4. Quản lý Chất lượng Dự án

• Phối hợp với BP Khảo sát thiết kế xây dựng Hồ sơ thiết kế chuẩn, đảm bảo tối ưu về biện pháp thi công, phương án thi công, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu hợp đồng, yêu cầu Nhà nước (Thông tư, Nghị định, Quy chuẩn, Tiêu chuẩn)
• Thực hiện đánh giá chất lượng thông qua việc lên kế hoach, phối với với BP QA/QC đánh giá chất lượng lắp đặt
• Phát triển kế hoạch quản lý chất lượng thông qua hệ thống đào tạo tay nghề, chuyên môn, ghi nhận lesson-learnt, hệ thống đánh giá cải tiến, sáng kiến

5. Quản lý Con Người & Nguồn lực Dự án.

• Lập kế hoạch nhu cầu nhân lực.
• Phối hợp với TBP các Phòng Dự án điều động, luân chuyển nhân sự
• Tìm kiếm nguồn nhân lực chất lượng cho BP Nhân sự
• Xây dựng và sàng lọc đội ngũ, đào tạo tay nghề chuyên môn, giao việc; phân công công việc, đánh giá hiệu quả công việc, đề nghị cất nhắc nhân sự thuộc Phòng dự án phụ trách.
• Quản lý hiệu quả nhân sự được giao, phát huy tối đa năng suất lao động
• Lập kế hoạch nhu cầu trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất, huấn luyện, đào tạo
• Quản lý, theo dõi tình trạng sử dụng tài sản, vật tư, thiết bị, hàng hóa.
• Chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng nguồn lực: con người, cơ sở vật chất.

6. Quản lý các kênh thông tin xuyên suốt.

• Hướng dẫn thiết lập, theo dõi các kênh truyền thông hợp nhất của các Dự án: MS Teams, Email.
• Phân luồng, định hướng, chuyển tải thông tin đến cho người được phân công công việc, các bộ phận liên quan đúng-đủ-kịp thời, đảm bảo luồng thông tin xuyên suốt, liền lạc
• Quản lý việc tuân thủ thực hiện các quy định về bảo mật, bảo vệ thông tin: Nội bộ, Trong-ngoài
• Theo dõi việc thực hiện sao lưu, lưu trữ thông tin các dự án: Hồ sơ hoàn công, Hình ảnh thưc hiện dự án, Cập nhật tọa độ TQT
• Theo dõi chất lượng báo cáo dự án: Báo cáo tiến độ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của Kĩ sư Dự án
• Thực hiện tổng hợp, báo cáo tình trạng thực hiện các Dự án hàng tháng
• Thực hiện việc lập kế hoạch hoạt động của Bộ phận và gửi cho cấp trên hàng tuần trước thứ 7.

7. Phối hợp với các Bên liên quan

• Phối hợp với phòng kinh doanh xác định các yêu cầu thực hiện Hợp đồng, làm việc với các Sở ban ngành, tư vấn triển khai, review soát xét Hợp đồng kinh tế
• Phối hợp với BP Khảo sát thiết kế xây dựng hồ sơ Dự án, phát triển thiết kế
• Theo dõi việc lập Kế hoạch mua sắm hàng hóa, tiến độ hàng hóa
• Phối hợp với VA Service công tác kế hoạch nhân sự hỗ trợ đào tạo, triển khai, chuyển giao bảo hành.
• Xác định, đánh giá năng lực triển khai của Nhà thầu, Nhà cung cấp
• Hỗ trợ Kĩ sư dự án làm việc với Khách hàng để giải quyết các vướng mắc, nghiệm thu dự án
• Theo dõi các thay đổi, các yêu cầu của các bên.

Job Requirement

• Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành: Điện/Điện Tự Động/ Tự động hóa/Cơ Điện Tử, Môi Trường.
• Ưu tiên Đã có chứng chỉ Quản lý dự án theo tiêu chuẩn PMI/Chứng chỉ Chỉ Huy Trưởng.
• Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm ở vị trí Quản Lý Dự Án hoặc vị trí tương đương, trong đó có tối thiểu 3 năm làm vị trí này quản lý 15 nhân viên dự án trở lên.
• Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm ở vị trí Giám sát và Triển khai thi công M&E hoặc vị trí tương đương.
• Hiểu rõ các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy phạm kỹ thuật của Việt Nam và quốc tế trong lĩnh vực thiết kế M&E.(Ưu tiên có kinh nghiệm về dịch vụ kỹ thuật M&E trong ngành môi trường).