Trưởng phòng hành chính nhân sự/ HR & Admin Manager

Job Description

- Chịu trách nhiệm điều hành quản lý hoạt động hành chính, pháp chế và nguồn nhân lực của Công ty.

1. Hành chính:

- Quản lý và phân bổ toàn bộ chi phí hoạt động của Công ty.

- Tổ chức chuẩn bị cho các cuộc họp hành chính, hoạt động quan trọng của công ty.

- Lãnh đạo công tác quản lý tài sản, phục vụ hậu cần, sửa chữa, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an ninh, dự phòng… của công ty.

- Phụ trách điều tiết quan hệ hợp tác giữa các phòng/đơn vị/chi nhánh trong công ty, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc; tập hợp ý kiến phản hồi từ các phòng ban, phân tích chỉnh lý xong báo cáo lên Chủ tịch HĐQT.

- Phát triển, triển khai, đánh giá và cải tiến các quy chế, quy trình trong công ty.

- Định kỳ tổ chức hội nghị thường niên hoặc bất thường của Công ty.

- Tiếp đón khách và xử lý văn kiện hành chính quan trọng của công ty.

- Tổ chức xử lý các công việc liên quan pháp luật, chỉ đạo, giám sát kiểm tra tình hình bảo mật công ty.

- Quản lý, giám sát về pháp lý của các văn bản, công văn, hợp đồng của công ty.

- Đại diện cho công ty liên lạc và duy trì quan hệ hợp tác với các cơ quan tổ chức liên quan.

- Thực hiện các nhiệm vụ về quản trị hành chính khác mà Ban Lãnh đạo phân công.

2. Nhân sự:

- Đưa ra kế hoạch/ chiến lược nhân sự tổng thể cho Công ty (cả ngắn hạn và dài hạn), trình bày kế hoạch với ban quản trị và toàn thể công ty.

- Điều hành, quản lý đội nhóm, các phòng ban nhỏ trong bộ phận Nhân sự của Công ty trong quá trình thực hiện để tối đa hóa phát triển tiềm năng con người, đảm bảo quyền lợi nhân sự, đảm bảo các vị trí trong Công ty là đủ để cả bộ máy vận hành tốt.

- Phân tích và sắp xếp các số liệu cụ thể liên quan đến nhân sự bao gồm các số đo về KPIs, đánh giá năng lực nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, tuyển dụng nhân sự, các chỉ tiêu trong chính sách nhân sự của Công ty tương ứng với kế hoạch kinh doanh của Công ty.

- Tìm ra các kẽ hở và giải quyết các vấn đề về nhân sự trong Công ty (thiếu nhân sự, nhân sự thiếu năng lực, kiến thức hay thái độ làm việc), các vấn đề về cơ chế thưởng phạt, hòa giải các xung đột tại Công ty.

- Xây dựng nội quy lao động, hệ thống quy chế, quy trình, quy định cho doanh nghiệp và giám sát việc tuân thủ các quy định đó.

- Giải quyết các khiếu nại và vi phạm yêu cầu hành động kỷ luật.

- Quản lý chi phí, ngân sách của bộ phận.

- Phân tích, đánh giá, đề xuất tuyển dụng, bổ nhiệm nhân sự/ phòng ban mới phù hợp với xu thế kinh doanh hiện đại, tăng sức cạnh tranh cho Công ty.

- Đề xuất cơ cấu tổ chức và cách điều hành bộ máy nhân sự của công ty.

- Định kỳ cần lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.

- Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên trong bộ phận hành chính nhân sự.

- Kết hợp với các Giám đốc/ trưởng phòng xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhân sự và các chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty.

- Giám sát việc tuân thủ các chính sách nội bộ và tuân thủ pháp luật lao động của nhà nước.

- Tham mưu cho Chủ tịch HĐQT trong việc quản trị nguồn nhân lực, cách thức tổ chức, bố trí bộ máy nhân sự, công tác đào tạo tuyển dụng, quy chế trả lương, thưởng, chính sách đãi ngộ và xây dựng văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp.

- Thực hiện các nhiệm vụ về nhân sự khác mà Ban Lãnh đạo phân công.

3. Pháp chế:

- Quản lý hoạt động chung của team Pháp chế.

- Phụ trách và quản lý hệ thống văn bản, thư viện pháp luật của Công ty.

- Giám sát mọi hoạt động của Công ty, bất kể nội bộ hay với đối tác bên ngoài phải tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của công ty.

- Rà soát các văn bản, hợp đồng, thỏa thuận hợp tác, đầu tư được thực hiện bởi Hồng Ngọc Hà với các đối tác.

- Thực hiện các thủ tục hành chính xin phép, cấp phép có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty và các công ty thành viên.

- Thực hiện các thủ tục xin đất, thuê đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất vụ cho hoạt động sản xuất/kinh doanh của Công ty và các công ty thành viên.

- Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến thanh tra, kiểm tra, khiếu nại, tố cáo, các hoạt động tố tụng khác. Tham gia giải quyết các xung đột giữa Công ty với Bên thứ ba khác nếu.

- Thực hiện các công việc đầu tư tài chính, hợp tác đầu tư, đầu tư sản xuất kinh doanh, đầu tư dự án mới.

- Phối hợp với các phòng/ban liên quan rà soát các quy trình, nội quy, quy chế do các phòng ban ban hành.

- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Job Requirement

- Có ít nhất 5 - 7 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương

- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành QTKD, Quản trị hành chính, nhân sự, Luật, các ngành có liên quan...

- Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh): Đọc – Hiểu. Ưu tiên sử dụng tốt 4 kỹ năng : Nghe - Nói - Đọc - Viết

- Trình độ tin học: Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản lý

- Kiến thức: Có kiến thức cơ bản tổng hợp về quản trị hành chính, nhân sự, luật và các kiến thức liên quan đến Du lịch