Trưởng phòng hành chính

Job Description

• Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy và quy chế hoạt động của công ty.

• Tham mưu cho Ban lãnh đạo khi cần đưa ra các quyết định quan trọng hay các vấn đề liên quan đến xây dựng quy trình thủ tục hành chính sao cho đơn giản và đạt hiệu quả.
• Tổ chức thực hiện các công việc hành chính trong công ty. Đảm bảo nhân viên trong công ty tuân thủ đúng quy trình thủ tục hành chính đã được phê duyệt.
• Theo dõi, giám sát công việc trong ngày của nhân viên, để kịp thời phát hiện sai sót và có sự điều chỉnh cho hợp lý.
• Chịu trách nhiệm quản lý các công việc hành chính như: quản lý tài sản, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng cho công ty… Định kỳ cho kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị theo đúng quy định của nhà sản xuất. Ngoài ra, đảm bảo an toàn lao động, an ninh và chấp hành kỷ luật lao động.

• Tổ chức và phối hợp với các bộ phận khác xây dựng và thực hiện kế hoạch công việc theo tháng, quý, năm.

• Tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác tổ chức, đào tạo, đánh giá, đề bạt, sắp xếp, bố trí, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.

• Thực hiện đúng các chế độ, chính sách đối với nhân viên.

• Tham mưu cho việc xây dựng ngân sách tài chính cần thiết cho việc quản lý của các bộ phận.

• Hướng dẫn việc sắp xếp, lưu trữ thông tin, tài liệu khoa học và hợp lý

• Giám sát việc đảm bảo vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.

• Phối hợp cùng với ban quản trị công đoàn trong việc chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho toàn thể đội ngũ nhân viên trong công ty.

• Xây dựng quy chế, hệ thống đánh giá nhân sự (KPI) và chịu trách nhiệm về kết quả đánh giá nhân sự.

• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công ty.

• Tổ chức và điều hành các hoạt động hành chính có liên quan: Quản lý đội xe, y tế, tổ chức lưu trữ tài liệu, hỗ trợ công tác tổ chức các buổi lễ, hội thảo của công ty;

• Quản lý mảng CNTT nhằm đảm bảo cung cấp và hỗ trợ dịch vụ về CNTT cho người sử dụng;

• Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty;

• Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ;

• Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây dựng SĐTC/ cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện;

• Xây dựng quy trình xử lý xung đột nội bộ, xử lý sai phạm/ kỷ luật đối với CBCNV, giải quyết tranh chấp lao động;

• Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban lãnh đạo và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên...