Trưởng Phòng HCNS

Job Description

I. THÔNG TIN CHUNG

1. Quan hệ quản lý

1.1. Cấp trên quản lý trực tiếp:

Giám đốc Hành chính Nhân sự

1.2. Cấp dưới trực tiếp:

CBNV trực thuộc Phòng HCNS

2. Quan hệ công việc:

2.1. Bên trong: Các CBCNV trong Công ty

2.2. Bên ngoài: Các sở ban ngành, đối tác cung cấp dịch vụ Hành chính - Nhân sự

II. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

- Hoạch định nguồn nhân lực cho công ty, đảm bảo nguồn nhân sự đáp ứng chiến lược kinh doanh của Công ty tại từng thời điểm

- Tham mưu xây dựng chế độ lương, thưởng, chính sách cho NLĐ

- Đảm bảo hiệu quả các công việc Hành chính Nhân sự tại Công ty

III. TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ

A Xây dựng Hệ thống

1 Nhận mục tiêu công việc cần triển khai từ Giám đốc Hành chính Nhân sự, lập Kế hoạch thực hiện và tổ chức triển khai công việc tới từng thành viên Phòng HCNS để đạt được mục tiêu công việc đề ra

KẾT QUẢ ĐẦU RA/KPI

1. Nhận mục tiêu công việc từ Giám đốc HCNS theo định kỳ

2. Lập Kế hoạch thực hiện và được Giám đốc HCNS phê duyệt

3. Hướng dẫn, tổ chức triển khai đảm bảo từng thành viên Phòng HCNS biết, hiểu và thực hiện đúng

2 Xây dựng hệ thống tài liệu thuộc chức năng Phòng HCNS theo kế hoạch đề ra

KẾT QUẢ ĐẦU RA/KPI

Soạn thảo văn bản thuộc P.HCNS theo danh mục tài liệu Phòng HCNS

B Quản lý điều hành hoạt động Phòng HCNS Nhà máy

1. Quản lý và điều hành hoạt động chung của Phòng HCNS Công ty theo chức năng nhiệm vụ, đảm bảo chất lượng nhân lực và giảm thiểu biến động nhân sự phòng.

2. Quản lý và chịu trách nhiệm về các hoạt động tuyển dụng, quản lý nhân sự, đào tạo, đánh giá

3. Xây dựng Kế hoạch của P.HCNS hàng năm và giám sát, điều chỉnh, đánh giá hoạt động theo từng tháng, năm.

4. Phân công công việc; giám sát; đánh giá kết quả thực hiện công việc của CBNV thuộc phòng HCNS

5. Xây dựng kế hoạch đào tạo, tổ chức xây dựng chương trình đào tạo tại Công ty, xây dựng lộ trình thăng tiến; đánh giá khung năng lực à xác định như cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực theo định kỳ

6. Xây dựng ngân sách hoạt động của phòng, kiểm soát chi phí phòng

7. Xây dựng công tác đánh giá công việc

8. Xây dựng công tác Truyền thông nội bộ

KẾT QUẢ ĐẦU RA/KPI

1. Phòng HCNS hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu Công ty giao theo định kỳ

2. Tuyển dụng đạt số lượng, chất lượng theo mục tiêu

3. Xây dựng Kế hoạch triển khai công việc liên quan đến chức năng HCNS trình cấp trên trực tiếp

4. Tổ chức triển khai Kế hoạch, hướng dẫn, đôn đốc , kiểm tra, đánh giá CBNV thực hiện kế hoạch và báo cáo kết quả cho cấp trên trực tiếp.

5. Kế hoạch đào tạo, tổ chức chương trình đào tạo toàn Công ty à xây dựng lộ trình thăng tiến; đánh giá khung năng lực à xác định như cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực theo định kỳ

6.. Xây dựng Ngân sách và kiểm soát Ngân sách theo hạn mức của Công ty

7. Xây dựng và tổ chức triển khai công tác đánh giá hiệu quả công việc

8. Xây dựng và tổ chức triển khai công tác truyền thông Nội bộ và nâng cao Văn hoá Doanh nghiệp

C Thực hiện chế độ lương, thưởng của NLĐ

1. Nghiên cứu, soạn thảo, trình duyệt và tổ chức thực hiện các quy định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty, các bộ phận

2. Tham mưu, đề xuất xây dựng các quy định, chính sách lương thưởng, hệ thống thang bảng lương, phương án trả lương/thưởng cho NLĐ.

Tham mưu, thực hiện chế độ và đảm bảo quyền lợi của NLĐ theo quy định: thăm hỏi, BHXH, chấm công, tính lương …

KẾT QUẢ ĐẦU RA/KPI

Xây dựng chính sách lương, thưởng, chế độ phúc lợi của Công ty trong hạn mức Công ty quy định, kiểm soát số liệu thực tế/định mức

Tổ chức, kiểm tra, giám sát việc tính lương, thưởng hàng tháng; báo cáo số liệu lương, thưởng, số ngày công định mức,…à từ đó phát hiện vấn đề bất cập để đề xuất Giám đốc Điều hành và có phương án xử lý kịp thời

D. Quản lý toàn bộ hoạt động động công tác Hành chính Công ty

1. Công tác văn thư lưu trữ

Thực hiện công tác: thay đổi giấy phép ĐKKD,…

2. Tổ chức các chương trình sự kiện nội bộ, lễ tân, khánh tiết,..

3. Tổ chức công tác ATLĐ, VSLĐ, Môi trường

4. Quản lý hiệu quả hoạt động quản lý xe Ô tô, Văn phòng phẩm, Tài sản, đồng phục, vệ sinh, bảo vệ.

5. Chịu trách nhiệm đối ngoại với các cơ quan chức năng thuộc chức năng nhiệm vụ

KẾT QUẢ ĐẦU RA/KPI

1. Quản lý lưu trữ tài liệu, công văn đến – đi theo đúng quy định

2. Tổ chức các chương trình sự kiện nội bộ, khánh tiết,..theo kế hoạch đề ra, đúng tiến độ, kịp thời

3. Xây dựng các chương trình kiểm soát ATLĐ, VSLĐ và giám sát việc thực hiện theo định kỳ

4. Xây dựng định mức, quy định quản lý Ô tô, VPP, đồng phục, Tài sản. Quản lý công tác Bảo vệ, vệ sinh, theo quy định Công ty

5. Chủ động làm việc với các cơ quan chức năng trong phạm vi chức năng nhiệm vụ, trước khi trình cấp trên trực tiếp Kế hoạch thực hiện.

E Các công việc khác

Thực hiện việc Báo cáo công việc theo định kỳ tuần, tháng và đột xuất.

Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc HCNS và Ban lãnh đạo Công ty.

IV. QUYỀN HẠN

1. Quyền đề xuất

1.Tài chính - M1 (Money): Đề xuất chi phí liên quan đến Nhân sự, Hành chính trong phạm vi chức năng của Bộ phận

2. Nhân sự - M2 (Men): Đề xuất nhân sự theo định biên Công ty quy định

3. Vật chất – M3 (Merterial):

4. Máy móc: Đề xuất phương tiện làm việc phục vụ công việc chuyên môn

5. Phương pháp:

2. Quyền quyết định

M1 (Money): Quyền đề xuất tài chính theo quy định của Công ty và phù hợp chức năng P.HCNS

M2 (Men): Quyền điều động nhân sự trong bộ phận và Công ty các bộ phận phòng ban sau khi thống nhất với các Trưởng bộ phận để phục vụ công việc chuyên môn

M3(Merterial): Quyền lựa chọn nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ công việc chuyên môn

M4 (Merchine): Quyền quyết định sử dụng các công cụ dụng cụ trong công việc để đê xuất cấp trên phê duyệt

M5 (Method): Quyền quyết định phương pháp triển khai công việc và trình cấp trên trực tiếp phê duyệt.

V. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

1.Thời gian làm việc: Từ 8h - 17h, từ thứ 2- hết sáng thứ 7 (Khối Nhà máy làm hết ngày Thứ 7), theo đặc thù công việc Công ty

2.Điều kiện môi trường làm việc: Máy điều hòa, ánh sáng, không gian làm việc đảm bảo phục vụ công việc chuyên môn

3.Được trang bị: Máy tính, bàn, ghế làm việc

VI.LƯƠNG, THƯỞNG VÀ PHÚC LỢI

1.Lương: Theo chính sách lương thưởng của Công ty

2.Thưởng: Theo hoạt động kinh doanh và chính sách lương thưởng của Công ty

3.Phụ cấp: Theo hoạt động kinh doanh và chính sách lương thưởng của Công ty

4.Phúc lợi: Theo hoạt động kinh doanh và chính sách lương thưởng của Công ty

Job Requirement

1. Yêu cầu cơ bản

1.1.Trình độ đào tạo

Tốt nghiệp Đại học chính quy các chuyên ngành Quản trị nhân lực, Kinh tế lao động, Luật hoặc các chuyên ngành có liên quan khác

1.2.Tin học

Kỹ năng Tin học văn phòng, ưu tiên có kỹ năng Excel tốt

1.3.Ngoại ngữ

Ưu tiên sử dụng được Tiếng Anh trong công việc

1.4.Kinh nghiệm

Có kinh nghiệm tối thiểu 5 năm tại vị trí tương đương và mô hình kinh doanh Thời trang với quy mô từ 300 nhân sự trở lên.

2.Yêu cầu năng lực chuyên môn

2.1.Kiến thức

Kiến thức Quản trị nguồn nhân lực

Am hiểu Luật lao động, Luật BHXH, Luật Doanh nghiệp

Hiểu thị trường lao động

2.2.Kỹ năng

Kỹ năng sử dụng Tin học Văn phòng

Kỹ năng lập kế hoạch, tổng hợp số liệu và phân tích số liệu; Kỹ năng tổ chức phân công công việc

Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình

Kỹ năng phỏng vấn

Kỹ năng soạn thảo văn bản

Kỹ năng quản lý, giải quyết vấn đề và tổ chức sắp xếp công việc

Kỹ năng giải quyết xung đột

Kỹ năng cập nhật và áp dụng pháp luật

2.3.Thái độ

Nhiệt tình, chịu khó, linh hoạt, tính kỷ luật

Có tinh thần trách nhiệm cao, quyết liệt

Chịu được áp lực công việc