Position : Warehouse Supervisor / Giám sát kho

Report to: Warehouse manager / Trưởng phòng kho

Toolbox meeting / Họp đầu ca làm việc

· Conduct daily toolbox meeting everyday for day shift.

Tiến hành họp nhanh nội bộ hằng ngày trong ca ngày

· Monitor and ensure that the toolbox meeting is being conducted for both night shift and external warehouse by leaders

Kiểm soát và bảo đảm cuộc họp nhanh nội bộ được tiến hành cả ca đêm và kho bên ngoài (thuê) bởi các tổ trưởng.

Manpower arrangement & OT control / Sắp xếp nhân lực & Kiểm soát OT

· Planning of daily manning and ensuring the manpower are being allocated based on requirement few days before actual run

Lập kế hoạch nhân sự hàng ngày và đảm bảo nhân lực được phân bổ dựa trên yêu cầu vài ngày trước khi chạy thực tế

· Monitoring of overall OT hrs / Theo dõi tổng số giờ tăng ca

§ Do not exceed department specified OT hours

Không được quá số giờ OT quy định của bộ phận

§ Do not exceed more than 12hrs daily

Không được quá 12h/ ngày

§ Make sure to get the consent of the people working overtime.

Đảm bảo có sự đồng ý của những nhân viên làm thêm giờ

GMP / audit & material segregation / GMP/audit & phân loại nguyên liệu

· Prepare, Attend, follow up on GMPs /customer /other audits

Chuẩn bị, tham dự, theo dõi các Audit về GMP/khách hàng/các cuộc Audit khác.

· Monitor and ensure the warehouse cleanliness (refer to daily cleaning &weekly areas) / activities are being carried out based on GMP Standard /staff attire/contactor. Delivery man are based on GMP & Safety requirement

Theo dõi và đảm bảo tình trạng sạch sẽ của kho (tham khảo vệ sinh hàng ngày & hàng tuần) / các hoạt động đang được thực hiện theo Tiêu chuẩn GMP / trang phục nhân viên / người tiếp xúc. Người giao hàng dựa trên yêu cầu của GMP & An toàn

· Monitor and ensure the proper segregation of Allergen &Non-allergen products

Giám sát và đảm bảo phân loại đúng cách các sản phẩm Gây dị ứng và Không gây dị ứng

Daily ingredient availability & Inventory control / Kiểm soát tồn kho và Nguyên liệu có sẳn mỗi ngày.

· Ensure daily ingredients are prepared and sufficient based on production plan (Based on fixed 2 days plan)

Đảm bảo nguyên liệu hàng ngày được chuẩn bị đầy đủ theo kế hoạch sản xuất (Dựa trên kế hoạch 2 ngày đã lập )

· Ensure ingredient are in approved status prior to product run

Bảo đảm nguyên liệu đã được phê duyệt trước khi sản xuất

· Ensure rework is carried out based on schedule

Bảo đảm hàng xử lý lại được thực hiện dựa trên kế hoạch

· Ensure those specially allocated lots are being used accordingly to instruction from QA

Đảm bảo các lô được phân bổ đặc biệt, được sử dụng theo hướng dẫn từ QA

Documentation & recording control / Tài liệu và kiểm soát hồ sơ

· Ensure all documents /checklist are being filled by operator and verified (Refer to warehouse supervisor daily job scopes). Findings are being follow up and closed on time

Đảm bảo tất cả các tài liệu / checklist được thực hiện và xác minh (Tham khảo phạm vi công việc hàng ngày của giám sát kho). Các phát hiện được theo dõi và hoàn thành đúng hạn

Stockfeed arrangement (including Damaged bag/sis sugar) /Sắp xếp các sản phẩm hạ cấp (bao gồm cả túi bị hư hỏng /đường sis)

· Ensure proper handling of stockfeed and report are submitted punctually

Đảm bảo xử lý đúng cách các nguyên liệu hạ cấp và báo cáo được gửi đúng hạn.

· Ensure downgrade products are being transferred to assigned location for both physical and ITAS

Đảm bảo các sản phẩm hạ cấp đang được chuyển đến vị trí được chỉ định cho cả thực tế và hệ thống phần mềm ITAS

· Follow up with Stockfeed colletor on the collection and writing off with finance

Theo dõi các sản phẩm hạ cấp thu gom và hủy bỏ với kế toán

Equipment functionality / Chức năng vận hành thiết bị

· Ensure functionality of all equipment and issues related to equipment (Forklift, wrapping machine, etc) are being follow up on time

Đảm bảo chức năng của tất cả các thiết bị và các vấn đề liên quan đến thiết bị (xe nâng, Máy đóng gói, v.v.) được theo dõi kịp thời

Attend to internal request / arrangement / Tham gia các yêu cầu, sắp xếp nội bộ

· Ensure all internal request (request from QA, Production, etc) are being follow up on time

Đảm bảo tất cả các yêu cầu nội bộ (yêu cầu từ QA, Sản xuất, v.v.) được theo dõi đúng hạn

Safety /SOP s / An toàn / Quy trình hướng dẫn vận hành

· Ensure all activities are being carried in a safe manner and according to site safety requirement

Đảm bảo tất cả các hoạt động được thực hiện an toàn và theo yêu cầu an toàn của nhà máy

· All PPE are being worn accordingly safety requirement

Tất cả bảo hộ lao động được mặc theo yêu cầu an toàn

· All fire equipment in good condition and accessible at anytime

Tất cả các thiết bị phòng cháy trong điều kiện tốt và sử dụng bất cứ lúc nào

· Any incident or accident are being reported promptly

Bất kỳ sự cố hoặc tai nạn đều được báo cáo kịp thời

· Any violation is being rectified immediately

Mọi vi phạm đều được xử lý ngay

· Ensure all work are carried out based on SOPs and take necessary

action on those violation

Đảm bảo tất cả công việc được thực hiện dựa trên SOP và thực hiện hành động cần thiết đối với những vi phạm.

Inventory Management / Quản lý tồn kho

· Plan month cycle program and update the discrepancies

Lập kế hoạch chu kỳ tháng và cập nhật các sai lệch

· Preparation for quarterly and Year-end cycle count

Chuẩn bị cho kiểm kê theo quý và cuối năm

· Resolve any stock discrepancy during day-to-day operation

Xử lý bất kỳ sự khác biệt nào về hàng tồn kho trong quá trình vận hành hàng ngày

Local Incoming and import / Hàng Nội địa và Nhập khẩu

a. To arrange unloading of local incoming or import shipments (within free demurrage) – Zero demurrage

Sắp xếp việc dỡ hàng đối với hàng nội địa hoặc nhập khẩu (trong thời hạn quy định) – Không trễ hạn

b. To do receiving inside ITAS and print Labels on time (Measurables: Data Accuracy/ receiving timing) -within next working day

Nhập dữ liệu vào ITAS và in Nhãn đúng hạn (Đo lường: Độ chính xác của dữ liệu/thời gian nhận) -trong ngày làm việc tiếp theo

c. To report any discrepancy (e.g., damaged bag, shortage etc.) to commercial and update Supplier damaged bag tracker on time (within next working day) and follow up with commercial on those problematic shipping (e.g., Missing document)

Báo cáo bất kỳ sự khác biệt nào (ví dụ: túi bị hư hỏng, thiếu hụt, v.v.) cho bộ phận Commercial và cập nhật theo dõi túi bị hư hỏng của Nhà cung cấp kịp thời (trong ngày làm việc tiếp theo) và theo dõi với bộ phận Commercial về những lần vận chuyển có vấn đề đó (ví dụ: Thiếu tài liệu,…)

Export Shipments / Xuất khẩu

d. To prepare document and arrange staff for loading of export shipments

Chuẩn bị thủ tục cần thiết và sắp xếp nhân lực để xuất hàng

e. To ensure that all reports, paperwork are done in accurate and timely manner

Đảm bảo rằng tất cả các báo cáo, giấy tờ được thực hiện một cách chính xác và kịp thời

f. To ensure that correct cargo, cypher, no damaged bags are loaded into container according to export instructions requirements

Đảm bảo xếp đúng hàng hóa,lô ,không có bao bì hư hỏng được xếp vào container theo yêu cầu hướng dẫn xuất khẩu

g. To ensure export shipments are done according to SOP, example, container conditions, loading qty, log-sheets.

Đảm bảo các lô hàng xuất khẩu được thực hiện theo SOP, ví dụ, điều kiện container, tải trọng, nhật ký ghi chép.

h. To Ensure that shipment is loaded within given time.

Để đảm bảo lô hàng được tải trong thời gian quy định.

2) Internal transfers/Luân chuyển nội bộ

a. To arrange staff to unload and put away

Sắp xếp nhân viên để nhận hàng và chuyển đi

b. To ensure that cargo received are in good condition

Bảo đảm hàng hóa nhận trong tình trạng tốt (không bị hư hỏng…)

c. To report any damages or discrepancies

Báo cáo bất kỳ hư hỏng hay có sự khác biệt

3) Ad-hoc/ Thực hiện khi cần thiết

a. To update inventory accuracy in ITAS

Cập nhật chính xác hàng tồn kho trong ITAS hàng ngày

Things to Note/ Ghi chú

1. DO NOT cross and touch / mingle with other customer’s goods or material

KHÔNG làm lẫn lộn/trộn lẫn hàng hóa hoặc nguyên liệu của khách hàng khác nhau

2. Comply with HSE requirements at all times.

Luôn tuân thủ các yêu cầu HSE

3. Any damages, injuries or non-compliance to be reported immediately

Mọi thiệt hại, thương tích hoặc không tuân thủ phải được báo cáo ngay lập tức

Requirements

1,   Degree University in Business Administration, Logistics, Finance or relevant fields

      Bằng Đại học về Quản trị kinh doanh, Logistics, kế toán hoặc các lĩnh vực khác liên quan.

2,   Minimum 3 years of experience as a Warehouse Supervisor or similar role

      Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Giám sát kho hoặc vai trò tương tự

3,   Fluent in use Microsoft office: Word, Excel, Power point, system

      Sử dụng thành thạo Microsoft office: Word, Excel, Power point, system

4,   Excellent organizational and planning skills

      Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch

5,   Be able to communicate, read & write in English

     Có khả năng giao tiếp, đọc và viết bằng tiếng Anh

6,  Critical thinking and problem-solving skills

    Tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề

• Degree: Bachelor
• Gender: Male
• Job type : Permanent
• Age: 30 - 40
• Salary: Competitive