6 bí quyết giúp bạn xoay sở tốt dù một mình quản lý phòng nhân sự

Một mình “quán xuyến” công việc cho cả bộ phận nhân sự (HR) tất nhiên sẽ có những thách thức của nó – từ phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc cho đến đáp ứng một loạt các quy tắc và luật lệ khác nhau – thì cũng có những thuận lợi nhất định. Một ví dụ là nếu chỉ có mỗi bạn tồn tại trong phòng nhân sự thì không cần lo lắng gì nữa về việc tuân thủ cấu trúc phòng ban truyền thống và hoàn toàn có thể thiết lập hệ thống riêng theo ý mình. Đây cũng chính là lúc bạn có thể loại bỏ những quy định không phù hợp để triển khai những chính sách hoặc thử nghiệm phần mềm mới. Tuy nhiên, ngay cả với các chuyên gia nhân sự có tư duy độc lập và khả năng tổ chức tốt nhất đôi lúc vẫn cần sự hỗ trợ.

Dưới đây là một vài lời khuyên sẽ giúp bạn có thể thành công trong vai trò “người duy nhất”:

1. Lập kế hoạch

Người ta thường nói “thất bại trong việc lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho thất bại”, thế nên trước tiên hãy lên kế hoạch về những gì bạn muốn hoàn thành với thời gian cụ thể. Tạo ra thời gian biểu để kiểm soát được thời điểm phải hoàn tất những việc cần thiết, như báo cáo tình hình sử dụng lao động, theo dõi phép và tính lương tháng, đóng bảo hiểm định kỳ hoặc ký lại hợp đồng cho nhân viên, và các thời hạn quan trọng khác. Tiếp đó là tạo nên danh sách các mục tiêu ngắn và dài hạn. Một khi đã biết những gì mình muốn hoàn thành, bạn có thể vạch ra từng bước đi cụ thể để đạt được mục tiêu. Duy trì danh sách mục tiêu, thời hạn và phương án thực hiện sẽ giúp chuyên viên nhân sự duy nhất có thể giữ vững nhịp bước trong guồng quay công việc, thậm chí cả khi có vấn đề phát sinh ngoài dự kiến và không bị "cảm xúc quá" khi nhận thêm công việc mới.

2. Tìm người cố vấn đáng tin cậy về pháp lý

Nếu bộ phận HR chỉ có một mình bạn, chắc chắn hầu hết thời gian bạn sẽ phải thực hiện các thủ tục về luật lao động, bảo hiểm, y tế, bảo hộ lao động… cho nhân viên. Có sẵn bên cạnh một người rành rẽ luật pháp để tin tưởng nhờ cậy thì bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian vì không còn phải loay hoay tìm hiểu các vấn đề, đồng thời được góp thêm những quan điểm, thông tin chuyên môn quý giá. Hiện nay, có nhiều công ty có chuyên viên pháp lý cho bộ phận HR để hỗ trợ các vấn đề như khi cần điều tra về hành chính, kiểm toán, chuẩn bị và xem lại giấy tờ, kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng cũng như vấn đề lương bổng…

3. Cập nhật thông tin

Là người duy nhất trong bộ phận, việc của bạn là liên tục nghe ngóng các tin tức mới nhất có liên quan và ảnh hưởng đến nhân sự. Hãy theo dõi các bản tin định kỳ để đọc các bài viết chuyên ngành, nắm bắt công cụ và bí quyết nào có thể giúp bạn xử lý các vấn đề trong hiện tại và lập kế hoạch cho tương lai. Đăng ký tham gia các hội thảo trực tuyến (webinar) miễn phí và tìm cách kết nối với các sự kiện networking mà ở đó bạn có thể gặp gỡ chuyên gia nhân sự hàng đầu, những người có thể cho lời khuyên và ý kiến. Nếu có khả năng tài chính, bạn còn có thể đăng ký các hội nghị nổi bật của ngành để học hỏi và mở rộng mối quan hệ hơn nữa.

4. Tận dụng truyền thông xã hội (social media) làm lợi thế

Ngày nay, social media đã cho thấy vai trò lớn trong hoạt động tuyển dụng và gắn kết nhân lực. Các công ty sử dụng social media trong mọi hoạt động từ tìm kiếm ứng viên cho đến đăng quảng cáo tuyển dụng và thu hút hồ sơ. Social media còn có thế giúp bạn học hỏi thêm về các xu hướng quản lý nhân sự quan trọng và có nhiều lời khuyên sâu sắc nhờ theo dõi các blogger/influencer trong ngành.

5. Thấu hiểu từng nhân viên

Việc tiếp cận gần gũi để hiểu biết về nhân viên từ cấp cao đến cấp thấp là hết sức cần thiết. Hãy lên lịch gặp gỡ với các trưởng bộ phận và tất cả những ai có liên quan đến quy trình tuyển dụng, sa thải và đánh giá hiệu suất nhân viên. Không nhất thiết phải tổ chức cuộc họp quá trịnh trọng, điều quan trọng hơn là khi bắt đầu bạn chắc chắn mình đã có danh sách vấn đề cụ thể để tập trung thảo luận, nhằm giúp cuộc họp có hiệu quả nhất. Tìm hiểu các mục tiêu của tổ chức và nghiên cứu cách để bạn có thể đáp ứng nó. Thường xuyên giao tiếp với các quản lý sẽ giúp bạn nắm bắt kịp thời những thay đổi đường hướng kinh doanh sắp tới có ảnh hưởng đến người lao động để điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

6. Hiểu biết công nghệ

Đầu tư vào công nghệ có lẽ là bước chuyển thông minh nhất mà bạn có thể làm nếu là người duy nhất phụ trách nhân sự cho công ty. Lựa chọn đúng công nghệ dành cho hoạt động nhân sự có thể giúp tiết kiệm đến 40% và giảm đến 50% thời gian bỏ ra cho các công việc hành chính. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian hoàn thành các công việc như tính lương, chi trả phúc lợi, báo cáo hoạt đông mà còn giúp giảm thiểu sai sót. Triển khai các công nghệ về nhân sự yêu cầu phải đầu tư cho cả thời gian và tiền bạc, về lâu dài nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được cả hai, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu tình trạng tuyển chọn nhầm người.

Hãy "take it easy", quán xuyến tốt công việc và quản lý "multi-task" hiệu quả nhất nhé!