Chuyên nghiệp khi viết thư từ chối

Thư từ chối là một điều tất yếu và cần thiết trong quy trình tuyển dụng, dù nó không phải là niềm vui mang đến cho ứng viên, nhưng thông điệp này nên có ý nghĩa đóng góp xây dựng cho ứng viên đó. Hãy cùng tham khảo một số lời khuyên sau để bạn có thể viết thư từ chối hiệu quả nhất cho cả doanh nghiệp và người tìm việc:

Tính riêng tư và chuyên nghiệp

Mặc dù việc gửi thư từ chối khiến nhà tuyển dụng thành người mang tin xấu, nhưng bạn vẫn có thể thực hiện nó một cách nhã nhặn và đầy phong cách. Một thư từ chối với lời lẽ động viên sẽ bảo đảm rằng ứng viên còn quay lại với bạn trong tương lai và truyền đi hình ảnh tốt đẹp về công ty bạn. Ứng viên, và những người bên ngoài công ty nói chung, thường đưa ra đánh giá về văn hóa một doanh nghiệp nào dựa trên cách họ đối xử với nhân viên của họ. Vì vậy, hãy chối từ bằng sự quan tâm chân thành.

Bạn cần chắc chắn rằng mình đã cân nhắc câu chữ thật phù hợp, thư gửi đến chính xác người nhận và giữ cho nó sự riêng tư. Mỗi lá thư nên được trình bày trên giấy có logo chính thức của công ty một cách trang trọng. Nhà tuyển dụng cảm ơn vì ứng viên đã dành thời gian quan tâm và thể hiện sự cố gắng đối với vị trí mà công ty cần tìm người, nêu cụ thể với từng trường hợp nếu bạn có thể. Bạn đang cố gắng động viên. Vì thế, nếu họ từng dành thời gian tham dự nhiều vòng phỏng vấn khác nhau của công ty, lặn lội đường xá xa xôi đến gặp bạn thì hãy đề cập đến chi tiết đó vào trong thư và nói lời cảm ơn.

Cụ thể nhưng đừng quá chi tiết và hoa mỹ

Nếu bạn cho rằng một ứng viên phù hợp với công ty mình, dựa trên kinh nghiệm họ trình bày và những sự chứng thực từ người tham khảo, hãy cho họ biết. Nhưng đừng hứa hẹn bất cứ điều gì mà bạn không chắc chắn là mình sẽ thực hiện được. Đừng làm cho bức thư từ chối trở nên quá phức tạp và văn vẻ. Ứng viên đã hiểu rằng họ không được nhận việc rồi. Thư gửi đi là để ứng viên biết rằng tài năng, thế mạnh của họ được nhìn nhận và có thể có những vị trí khác thuộc bộ phận khác sẽ phù hợp với họ trong tương lai. Và bạn không bao giờ nên đề cập rằng ai là người đã được nhận việc.

Đôi khi bạn cũng nhận thấy các ứng viên sẽ không có cơ hội tại công ty của bạn với những kỹ năng và chuyên môn kiến thức họ đang sở hữu. Khi đó, hãy gợi ý rằng họ có thể cải thiện cơ hội việc làm của mình trong tương lai. Có lẽ là học thêm một số chứng chỉ đào tạo chuyên môn hay kỹ năng, hoặc là vài năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực cụ thể mà họ muốn tham gia.

Đề cập mọi nội dung thật cụ thể trong thư từ chối, nhưng tránh sử dụng từ ngữ sáo rỗng và câu nói rập khuôn. Vì điều đó cho thấy lá thư mẫu này chỉ mang tính hình thức. Và tất nhiên đừng quên chúc người nhận những điều tốt lành, trước khi bạn ký tên kết thúc thông điệp.

(Nguồn ảnh: internet)