Kỷ luật tiến bộ - Hướng đi mới trong quản trị

Ràng buộc trách nhiệm bằng các bộ quy tắc và trừng phạt, phê bình là điều quen thuộc trong các công sở. Nhưng một sự thực là công việc sẽ hiệu quả hơn nếu người làm việc tự nguyện và hào hứng, chứ không phải làm vì trách nhiệm. Nếu việc kỷ luật không mang lại kết quả như mong muốn, hãy thử nghĩ đến "Kỷ luật tiến bộ".

Kỷ luật tiến bộ là một hệ thống kỷ luật nhân viên theo các mức phản ứng tăng dần đối với các vấn đề về hiệu suất hoặc hành vi của nhân viên. Các biện pháp kỷ luật từ nhẹ đến nặng, tùy thuộc vào tính chất và tần suất của vấn đề.

Ví dụ: một buổi nhắc nhở không chính thức có thể phù hợp với một nhân viên hay đi trễ hoặc vi phạm một lỗi nhỏ trong nội quy, trong khi một biện pháp can thiệp nghiêm trọng hơn - hoặc thậm chí chấm dứt hợp đồng - có thể được thực hiện nếu nhân viên có hành vi sai trái nghiêm trọng hoặc không cải thiện một vấn đề về hiệu suất sau khi đã trải qua vài cơ hội.

Hiện tại, hầu hết các công ty lớn đã sử dụng các hình thức Kỷ luật tiến bộ, mặc dù có thể họ không gọi bằng cái tên đó. Cho dù chúng được gọi là Chương trình kỷ luật tích cực, Kế hoạch cải tiến hiệu suất, Thủ tục hành động khắc phục... thì tất cả các hệ thống này đều chung cốt lõi, mặc dù có thể khác nhau về chi tiết: Tất cả đều dựa trên nguyên tắc “Phản ứng kỷ luật của công ty phải phù hợp và tương xứng với hành vi của nhân viên”.

Có nghĩa: Kỷ luật phải có căn cứ rõ ràng, theo thang quy tắc và không dựa trên cảm tính.

Lợi ích của Kỷ luật Tiến bộ

Sử dụng Kỷ luật tiến bộ có thể giúp bạn đưa nhân viên đi đúng hướng. Khi thực hiện đúng, Kỷ luật tiến bộ có thể:

●     Cho phép người quản lý can thiệp và điều chỉnh hành vi của nhân viên ngay khi có dấu hiệu rắc rối

●     Tăng cường giao tiếp giữa quản lý và nhân viên

●     Giúp nhân viên đạt được hiệu suất và năng suất cao hơn

●     Giữ chân nhân viên bằng cách chứng minh sự công bằng: có phần thưởng cho hiệu suất tốt và hậu quả cho hiệu suất kém

●     Tránh tốn kém khi phải thay thế nhân sự

●     Đảm bảo tính nhất quán và công bằng trong việc giải quyết các vấn đề của nhân viên, và tạo cơ sở cho việc chấm dứt hợp đồng một cách hợp pháp với những nhân viên không thể hoặc sẽ không cải thiện.

Kỷ luật tiến bộ cũng giúp bạn tránh được các hậu quả của việc mất kiểm soát khi các khúc mắc trong công việc xảy ra liên tục. Nếu bạn không can thiệp, nhân viên có thể không biết rằng hành vi hoặc hành động của mình là không thể chấp nhận được. Bạn không chỉ đánh mất cơ hội giúp nhân viên tiến bộ mà công ty của bạn sẽ tiếp tục gánh chịu hậu quả từ vấn đề của nhân viên. Cụ thể là hàng loạt hậu quả: giảm năng suất và lợi nhuận, mất kiểm soát chất lượng, mất cơ hội kinh doanh hoặc khách hàng, ý thức nhân viên thấp và tỷ lệ thay thế nhân viên cao.

Sử dụng Kỷ luật tiến bộ một cách thích hợp cũng sẽ giúp công ty của bạn tránh khỏi những rắc rối pháp lý. Nhưng nó đòi hỏi bạn phải hành động có quy tắc: cho nhân viên biết những gì bạn mong đợi và công bằng, nhất quán, khách quan trong việc áp đặt kỷ luật; đưa nhân viên vào quá trình cải thiện và ghi lại các hành động và quyết định của bạn một cách chính xác. Thực hiện đầy đủ các bước này sẽ đảm bảo rằng những nhân viên không có khả năng cải thiện sẽ không có cơ sở pháp lý cho một vụ kiện. Và, nếu bạn luôn tôn trọng nhân viên, rất ít người sẽ có động cơ để kiện.

Thu được kết quả với Kỷ luật tiến bộ

Việc xây dựng Bộ quy tắc Kỷ luật tiến bộ phụ thuộc vào đặc thù công việc sản xuất, kinh doanh, văn hóa... của doanh nghiệp, tổ chức của bạn. Nhưng trước hết, bộ quy tắc phải được xây dựng trên tinh thần: phân cấp có hệ thống và mục tiêu chính là đạt được sự cải thiện của nhân viên, chứ không phải nhằm trừng phạt. Về cơ bản, một chính sách Kỷ luật tiến bộ hợp lý sẽ cung cấp khuôn khổ để người quản lý có thể xử lý các khuyết điểm của nhân sự một cách công bằng và nhất quán. Nhưng đó mới chỉ là bước khởi đầu.

Để có được kết quả tốt nhất từ Kỷ luật tiến bộ, bạn không thể chỉ dịch chuyển một cách máy móc từ biện pháp kỷ luật này sang biện pháp kỷ luật tiếp theo, cho đến khi phải sa thải nhân viên. Thay vào đó, bạn phải cho nhân viên tham gia vào quá trình này để họ nhận thức được hiệu quả của việc thay đổi hành vi. Kỷ luật tiến bộ có thành công hay không phụ thuộc vào sự tham gia của nhân viên trong việc cải thiện hiệu suất, hành vi hoặc thái độ của họ.