Chuyên viên Sản xuất & Cung ứng

1. Quản lý đơn hàng sản xuất với nhà máy OEM/ODM (khoảng 35%)

• Làm đầu mối hằng ngày với nhà máy: theo dõi phát triển mẫu, xác nhận công thức, MOQ, lead time và lịch sản xuất.

• Lập và theo dõi PO sản xuất; cập nhật tiến độ từng SKU theo tuần, cảnh báo sớm khi có nguy cơ trễ.

• Phối hợp chốt quy cách bao bì (chai, hộp, nhãn), duyệt artwork in cùng Marketing, kiểm tra thông tin trên nhãn đúng quy định.   

• Thu thập và quản lý hồ sơ kỹ thuật của từng sản phẩm: COA, MSDS, bảng thành phần (INCI), kết quả kiểm nghiệm, test lâm sàng.

2. Hồ sơ pháp lý sản phẩm (khoảng 15%)

• Chuẩn bị hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm (phiếu công bố) theo quy định của Bộ Y tế, phối hợp đơn vị tư vấn pháp lý.

• Theo dõi quy trình CFS, hợp pháp hóa lãnh sự, cấp số tiếp nhận phiếu công bố; lưu trữ hồ sơ PIF (Product Information File).

• Đảm bảo nhãn phụ tiếng Việt đúng quy định trước khi hàng lên kệ.

3. Nhập khẩu và logistics quốc tế (khoảng 20%)

• Làm việc với forwarder và đại lý hải quan: book hàng (air/sea), chuẩn bị chứng từ (Invoice, Packing List, C/O form VK, B/L hoặc AWB).

• Theo dõi lịch trình, thông quan, nhận hàng; tối ưu thuế nhập khẩu theo hiệp định VKFTA.

• Đối soát chi phí vận chuyển, bảo hiểm, phí local với ngân sách.

4. Kiểm soát chất lượng và kho (khoảng 15%)

• Kiểm tra hàng đầu vào: số lượng, ngoại quan, số lô, hạn dùng; lập biên bản và xử lý khiếu nại chất lượng với nhà máy.

• Điều phối dán nhãn phụ, nhập kho, đóng gói set quà; phối hợp kho tại TP.HCM và Hà Nội.

• Theo dõi tồn kho, hạn sử dụng; đề xuất kế hoạch xả hàng cận date.

5. Hoạch định nhu cầu và chi phí (khoảng 15%)

• Cùng Marketing và E-commerce dự báo nhu cầu theo chiến dịch (livestream, mega sale, sự kiện); đề xuất kế hoạch đặt hàng bổ sung.

• Theo dõi giá vốn (COGS) từng SKU so với mục tiêu; tham gia đàm phán giá, điều khoản thanh toán với nhà máy và nhà cung cấp bao bì.

• Báo cáo tuần: tiến độ sản xuất, tồn kho, ngày tồn kho (DOI), chi phí cung ứng.

• Tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp phụ (bao bì set quà, vật phẩm POSM, quà tặng kèm).

6. Xây dựng quy trình

• Cùng Trưởng bộ phận soạn SOP cho mua hàng, nhận hàng, kiểm hàng, quản lý hồ sơ sản phẩm, xử lý hàng lỗi.

• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Logistics & Quản lý chuỗi cung ứng, Ngoại thương hoặc liên quan.

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí sản xuất, mua hàng hoặc cung ứng trong ngành mỹ phẩm, dược phẩm hoặc FMCG.

• Đã trực tiếp làm hồ sơ công bố mỹ phẩm hoặc nắm vững quy định quản lý mỹ phẩm tại Việt Nam (Thông tư 06/2011/TT-BYT và các văn bản sửa đổi, ASEAN Cosmetic Directive).

• Hiểu quy trình nhập khẩu: Incoterms, chứng từ, thông quan, C/O ưu đãi.

• Tiếng Anh giao tiếp và viết email công việc tốt.

• Thành thạo Excel (Pivot, VLOOKUP/XLOOKUP) để theo dõi đơn hàng và tồn kho.

Ưu tiên

• Từng tham gia launching sản phẩm hoặc thương hiệu mới, đặc biệt trên kênh TikTok Shop, Shopee Mall.

• Từng  làm việc trực tiếp với nhà máy gia công (OEM/ODM).

• Kinh nghiệm làm việc với nhà máy Hàn Quốc (Kolmar, Cosmax, C&B và tương đương).

• Đã dùng phần mềm ERP hoặc WMS (SAP, Odoo, MISA…).

Tố chất

• Chủ động, chịu được áp lực deadline dày trong 3 tháng launching; sẵn sàng làm thêm giờ khi hàng về.

• Tỉ mỉ với số liệu và hồ sơ; một sai sót trên nhãn hoặc chứng từ có thể làm trễ cả lô hàng.

• Phù hợp môi trường startup: tự xây quy trình khi chưa có sẵn, phối hợp tốt với nhiều bộ phận.