Quản lý Vận hành & Chăm sóc khách hàng (Operations & Account Manager)

Tổng quan vị trí:

Vị trí phụ trách các hoạt động Freight Forwarding Operations, Customer Service, quản lý nhà cung cấp logistics và hỗ trợ báo giá tại thị trường Việt Nam. Ứng viên cần có khả năng độc lập tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và xử lý toàn bộ quá trình vận chuyển từ Booking đến Delivery, đồng thời phối hợp với các nhà cung cấp logistics tại Việt Nam để hỗ trợ khách hàng và đội ngũ Sales trong việc hỏi giá, xây dựng phương án vận chuyển, báo giá và xử lý các vấn đề phát sinh. Công ty ưu tiên năng lực nghiệp vụ freight forwarding, chăm sóc khách hàng và khả năng khai thác, điều phối nguồn lực logistics tại Việt Nam.

Mô tả công việc:

1. Freight Forwarding Operations: Độc lập xử lý các shipment xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ; Theo dõi Booking, lịch tàu/chuyến bay, chứng từ, khai báo hải quan, trucking, kho bãi, lấy hàng, giao hàng và delivery; Theo sát các mốc vận chuyển, đảm bảo hàng hóa được xử lý chính xác và đúng tiến độ theo yêu cầu của khách hàng.
2. Customer Service & Customer Management: Là đầu mối trực tiếp tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hàng ngày của khách hàng; Chủ động cập nhật tình trạng shipment, phối hợp xử lý các yêu cầu đặc biệt và hỗ trợ đối soát các khoản phí; Duy trì quan hệ với khách hàng hiện tại, đảm bảo chất lượng dịch vụ và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
3. Hỏi giá & hỗ trợ Sales báo giá: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hỏi giá hàng ngày của khách hàng; dựa trên thông tin hàng hóa, tuyến vận chuyển và yêu cầu dịch vụ để lấy giá từ các nhà cung cấp; Hỗ trợ Sales báo giá các dịch vụ sea freight, air freight, trucking, customs clearance, warehousing và delivery; Thực hiện hỏi giá, so sánh giá, tính toán chi phí và lựa chọn phương án phù hợp, đảm bảo báo giá nhanh chóng, chính xác và có tính cạnh tranh; Có ý thức về chi phí và lợi nhuận, hỗ trợ Sales tính toán cost, selling rate và gross profit (GP) nhằm đảm bảo tính hợp lý của báo giá.
4. Quản lý & phát triển nhà cung cấp：Trực tiếp làm việc và quản lý các hãng tàu/booking agent, đại lý hàng không, đại lý hải quan, đội xe, kho bãi và các nhà cung cấp logistics khác tại Việt Nam; Chủ động xây dựng và mở rộng mạng lưới nhà cung cấp tại Hà Nội và khu vực miền Bắc; Thường xuyên cập nhật giá và thông tin dịch vụ của nhà cung cấp để phục vụ báo giá, xây dựng phương án vận chuyển và kiểm soát chi phí; Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên giá, thời gian vận chuyển và chất lượng dịch vụ.
5. Xử lý sự cố & phối hợp các bên：Chủ động xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến lịch tàu/chuyến bay, chứng từ, hải quan, trucking, kho bãi và giao nhận; Phân tích vấn đề và nhanh chóng đưa ra phương án xử lý nhằm hạn chế ảnh hưởng đến khách hàng và tiến độ vận chuyển; Phối hợp hiệu quả giữa khách hàng, nhà cung cấp, đội ngũ Operations tại trụ sở Trung Quốc và overseas agents.

1. Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực International Freight Forwarding; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm ở vị trí Operations / Customer Service;
2. Có khả năng độc lập xử lý một shipment hoàn chỉnh, am hiểu quy trình xuất nhập khẩu đường biển và đường hàng không từ Booking đến Delivery;
3. Nắm vững các nghiệp vụ booking, chứng từ, khai báo hải quan, trucking, kho bãi và giao nhận hàng hóa;
4. Có kinh nghiệm Customer Service và quản lý khách hàng, có khả năng độc lập xử lý yêu cầu, hỏi giá, theo dõi shipment và các tình huống phát sinh;
5. Có nguồn lực nhà cung cấp logistics tại Việt Nam và khả năng phát triển nhà cung cấp mới; ưu tiên ứng viên am hiểu mạng lưới đại lý hải quan, đội xe, kho bãi, hãng tàu/booking agent tại Hà Nội và miền Bắc;
6. Có khả năng hỏi giá, so sánh giá, tính toán chi phí và hỗ trợ báo giá, có thể độc lập xử lý yêu cầu hỏi giá của khách hàng và hỗ trợ Sales;
7. Có kỹ năng giải quyết vấn đề, giao tiếp và điều phối tốt giữa khách hàng, nhà cung cấp, đội ngũ nội bộ và overseas agents;
8. Sử dụng tốt Excel và các phần mềm văn phòng, có khả năng lập bảng báo giá, tính toán chi phí, Shipment Tracking và quản lý dữ liệu nghiệp vụ;
9. Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc; biết tiếng Trung, có kinh nghiệm phục vụ khách hàng Trung Quốc hoặc kinh nghiệm thực tế về thủ tục hải quan Việt Nam là một lợi thế.

Chân dung ứng viên phù hợp

Công ty tập trung đánh giá 5 năng lực chính:

1. Operations: Có thể độc lập xử lý shipment từ Booking đến Delivery.
2. Customer Service: Có thể trực tiếp làm việc, chăm sóc và xử lý yêu cầu của khách hàng.
3. Local Supplier Resources: Có nguồn lực logistics tại Việt Nam và khả năng phát triển nhà cung cấp mới.
4. Quotation & Pricing: Có thể hỏi giá, so sánh, tính cost và hỗ trợ Sales báo giá.
5. Problem Solving: Có khả năng độc lập xử lý các vấn đề liên quan đến vận chuyển, chứng từ, hải quan và giao nhận.