Sale Admin (Hà Nội)

Mục tiêu công việc

Hỗ trợ toàn diện hoạt động kinh doanh và dự án tại khu vực phía Bắc: chuẩn bị, quản lý hồ sơ (năng lực, báo giá, dự thầu, hợp đồng) và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng – thanh toán – công nợ; quản lý kho hàng hóa – vật tư; đồng thời vận hành công tác hành chính văn phòng đại diện Hà Nội gọn gàng, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Mô tả công việc

1. Sales Admin - Trợ lý kinh doanh

• Theo dõi, tổng hợp thông tin báo giá, hồ sơ mời thầu các dự án tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc (từ Huế trở ra).

• Quản lý cơ hội kinh doanh, doanh số văn phòng Hà Nội; cập nhật CRM.

• Phối hợp văn phòng HCM chuẩn bị hồ sơ chào giá, dự thầu, năng lực.

• Dự thảo hợp đồng kinh tế; làm hồ sơ tạm ứng, thanh quyết toán.

• Tìm kiếm, làm việc với nhà cung cấp và nhà thầu phụ theo yêu cầu dự án.

• Theo dõi tiến độ hợp đồng, giao hàng, công nợ; lập báo cáo định kỳ.

• Tổng hợp hồ sơ dự án, biên bản họp, công văn; quản lý dữ liệu khách hàng.

• Hỗ trợ tổ chức hội nghị, hội thảo, đào tạo và sự kiện công ty.

2. Công tác hành chính văn phòng

• Phụ trách văn thư, lưu trữ, quản lý công văn đi/đến, hồ sơ hành chính.

• Theo dõi mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm và trang thiết bị văn phòng.

• Quản lý nhà cung cấp dịch vụ văn phòng: điện, nước, internet, vệ sinh, bảo trì.

• Duy trì không gian làm việc gọn gàng, chuyên nghiệp; hỗ trợ đón tiếp, phòng họp.

3. Quản lý kho hàng

• Kiểm tra, theo dõi xuất – nhập – tồn kho hàng hóa và vật tư văn phòng Hà Nội.

• Phối hợp kinh doanh – kỹ thuật trong cấp phát, thu hồi, vận chuyển thiết bị – vật tư dự án.

• Thực hiện kiểm kê định kỳ theo quy định công ty.

• Thực hiện các công việc khác theo phân công và yêu cầu của cấp quản lý và Công ty.

Địa điểm làm việc: Văn phòng Đại diện SAGOMED tại Hà Nội: Tầng 6, Toà nhà 227 Nguyễn Ngọc Nại, Phường Phương Liệt, TP Hà Nội 

Yêu cầu ứng viên

1. Học vấn & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Kinh tế xây dựng, Kỹ thuật y sinh, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Quản lý xây dựng, hoặc các ngành liên quan.

• Tối thiểu 2 - 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý kinh doanh, Sales Admin, Trợ lý dự án, Project Admin, Document Controller hoặc tương đương.

• Ưu tiên ứng viên đã làm tại công ty thiết bị y tế, cơ điện (MEP), HVAC, xây lắp hoặc các dự án kỹ thuật B2B.

2. Kiến thức chuyên môn

• Hiểu biết về hồ sơ dự thầu, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nghiệm thu – thanh toán – quyết toán và quy trình phối hợp triển khai dự án.

• Có hiểu biết về nghiệp vụ quản lý kho (xuất – nhập – tồn, kiểm kê) là một lợi thế.

3. Kỹ năng

• Soạn thảo văn bản, hợp đồng, công văn; kiểm tra – tổng hợp – theo dõi hồ sơ thanh toán, nghiệm thu, bàn giao.

• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt Word và Excel; sắp xếp, quản lý hồ sơ và dữ liệu khoa học.

• Giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, logic; phối hợp được với nhiều phòng ban và đối tác bên ngoài.

• Đọc hiểu tài liệu hoặc email tiếng Anh là một lợi thế.

4. Phẩm chất

• Cẩn thận, chủ động, trách nhiệm cao, theo sát công việc đến cùng.

• Chịu được áp lực công việc; trung thực, nhiệt tình và có tinh thần hỗ trợ tốt.

Quyền lợi

• Mức lương thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.

• Thưởng theo hiệu quả công việc, KPI và kết quả kinh doanh của Công ty; thưởng các dịp Lễ, Tết, tháng 13, thâm niên.

• Tham gia đầy đủ các quyền lợi về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.

• Các chế độ theo chính sách Công ty: sinh nhật, kết hôn, sinh con, ốm đau, thăm viếng, du lịch hằng năm; phúc lợi dành cho con (Tết Trung thu, Quốc tế Thiếu nhi, khen thưởng thành tích học tập…).

• Cơ hội làm việc trong môi trường dự án chuyên nghiệp, hiện đại, thân thiện, khuyến khích phát triển cá nhân.

• Tiện ích văn phòng: trà và cà phê miễn phí tại pantry; hoạt động team building hằng năm, sự kiện nội bộ hằng tháng/quý; câu lạc bộ thể thao (chạy bộ, bóng đá).