Dấu hiệu của một quản lý WFH 'điêu luyện'

Khi WHF, nhân viên rất cần một leader có khả năng điều phối và theo dõi công việc hiệu quả. Người quản lý này phải có một tập hợp kỹ năng mềm và tố chất cần thiết. Liệu bạn đã đủ tiêu chí của một nhà quản lý WFH xuất sắc?

Một nhà quản lý phải có một tập hợp kỹ năng mềm và tố chất cần thiết

Hãy cùng xem danh sách dưới đây để tìm hiểu thế nào là một leader từ xa ‘điêu luyện’:
1. Kỹ năng giao tiếp tốt
Giao tiếp đóng vai trò chủ chốt trong quản lý nhóm, đặc biệt khi WFH. Nếu cấp trên đưa ra yêu cầu rối rắm không rõ ràng, cả ‘dây chuyền’ đằng sau có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả công việc.

Vậy, muốn dẫn dắt nhóm WFH, bạn cần biết cách truyền tải suy nghĩ và ý tưởng sao cho chuẩn xác nhất, đặc biệt là qua ngôn ngữ viết vì các nhóm làm việc từ xa hầu hết trao đổi qua email hoặc chat.

Nếu bạn đang muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp, hãy thử:
- Lắng nghe nhiều hơn, nói ít hơn: Đây là cách đơn giản nhất. Hãy tập trung vào đối phương và những gì họ nói thay vì mải mê nghĩ mình nên nói gì tiếp theo.
- Tập trung vào ngôn ngữ cơ thể: Ngôn ngữ cơ thể là không thể thiếu trong giao tiếp. Khi họp online, hãy tránh một số cử chỉ như cúi gằm mặt xuống, né eye-contact…
- Tham gia khóa học và đọc sách: Có rất nhiều khóa học và sách viết về cách cải thiện kỹ năng giao tiếp. Tận dụng thời gian rảnh trong giai đoạn giãn cách xã hội để học hỏi là ý tưởng không tồi.

Nhưng bạn giao tiếp tốt thôi không đủ, nếu nhân viên đọc tin nhắn, email quá muộn và phản hồi chậm, thông tin của bạn vẫn không hiệu quả. Với tư cách là người đứng đầu, hãy đặt ra quy tắc giao tiếp, ví dụ: email phải được phản hồi trong vòng 24h, tin nhắn trực tiếp là 1h (trong giờ hành chính).

2. Khả năng làm việc độc lập
Người quản lý WFH giỏi thường không cần nhờ vả nhiều trong công việc. Họ không gửi cả chục email cho sếp mỗi ngày để hỏi những câu mà ‘chị Google’ trả lời được. Nói cách khác, họ có khả năng làm việc độc lập và tự tìm tòi.

Một quản lý sẽ có khả năng làm việc độc lập và tự tìm tòi

Để có thể làm được điều này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu và công cụ cần thiết cho WFH. Nhờ vậy, bất cứ khi nào có thắc mắc, bạn có thể chủ động tìm đáp án cho mình, chỉ nhờ cậy sếp khi ‘bó tay’. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu trữ tài liệu, email… cẩn thận để có thể tra cứu bất cứ lúc nào.

3. Có trách nhiệm
Người lãnh đạo nào cũng muốn nhân viên có trách nhiệm với công việc. Nhất là khi làm việc tại nhà, cấp trên không thể kè kè bên cạnh để kiểm tra tiến độ. Nhân viên cần tự giác hoàn thành nhiệm vụ, đảm bảo deadline và báo cáo khi có sự cố.

Nếu bạn đang kỳ vọng những điều này từ nhân viên, bước đầu tiên là phải làm gương cho họ. Luôn giữ lời hứa và đứng ra chịu trách nhiệm khi có vấn đề nảy sinh. Điều này cho thấy bạn là người dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm, là người mà nhân viên có thể tin cậy và học hỏi.

4. Quản lý thời gian thông minh
Khi WFH, thời gian làm việc trở nên linh hoạt hơn. Những người vốn đã quen với giờ hành chính có thể gặp khó khăn khi thích ứng. Hơn nữa, làm việc tại nhà đôi khi đồng nghĩa với đảm đương thêm trách nhiệm, như chăm sóc gia đình, việc nhà…

Một leader WFH giỏi sẽ biết cách cân đối quỹ thời gian của mình. Họ thường sử dụng to-do-list, timeline, và các công cụ khác để đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy, đúng hạn. Bên cạnh đó, họ cũng biết cách cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Mỗi ngày, họ sẽ có khoảng thời gian nhất định để nghỉ ngơi và đảm bảo công việc không xen vào đó.

Một bí quyết quản lý thời gian hiệu quả là luôn sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Điều này giúp bạn luôn tỉnh táo và thúc giục nhân viên đúng lúc, đúng chỗ.

5. Chủ động
Leader chủ động không chỉ chăm chăm thực hiện trách nhiệm của mình mà còn tìm cách cải thiện quy trình của công ty.

Leader sẽ sẵn lòng dấn thân vào nhiều nhiệm vụ khác nhau

Họ sẵn lòng dấn thân vào nhiều nhiệm vụ khác nhau, ngay cả khi chúng không thuộc trách nhiệm cốt lõi của họ. Nói cách khác, họ sẽ là người chủ động đặt câu hỏi, khởi xướng ý tưởng thay vì chờ sếp ‘cầm tay chỉ việc’.

Khi làm việc từ xa, sự chủ động của người quản lý còn quan trọng hơn vì nhân viên đang ‘mỗi người một nơi’ và có nhiều thay đổi cần thích ứng. Người lãnh đạo có tố chất này sẽ là chất keo gắn kết cả nhóm và giúp giải quyết những vấn đề hóc búa.

6. Thành thật, đáng tin cậy
Sự thành thật, đáng tin cậy tạo nền móng cho môi trường làm việc minh bạch hợp tác hiệu quả.

Là người đứng đầu, hãy đưa ra nhận xét một cách thẳng thắn và công bằng cho nhân viên. ‘Nói được làm được’ cũng là một cách tăng uy tín, không chỉ với nhân viên mà còn với sếp. Hãy cho mọi người thấy bạn xứng đáng với vai trò người chèo lái con thuyền, kể cả trong giai đoạn ‘sóng to gió lớn’ này.